Gerenciar contatos na lista "Meus contatos do Smartsheet"

Uma maneira de gerenciar contatos é usando a lista "Meus contatos do Smartsheet". Imagine um diretório na nuvem para tarefas do Smartsheet no qual você pode armazenar endereços de e-mail de colegas de trabalho com os quais colaborará no Smartsheet.

Para exibir os contatos na sua lista "Meus contatos do Smartsheet", na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet.

Quem pode ver seus contatos do Smartsheet

Sua lista "Meus contatos do Smartsheet" é privada, ou seja, você é a única pessoa que pode vê-la. No entanto, se você atribuir uma tarefa ou compartilhar uma planilha com um dos seus contatos, o endereço de e-mail dele ficará visível para as outras pessoas que tiverem acesso à planilha.

Antes de começar: formate seu arquivo .csv

Se você deseja importar contatos do Outlook, do Hotmail ou da AOL, exporte os contatos para um arquivo .csv. Em seguida, adicione essas colunas do arquivo .csv: Nome, Sobrenome e Endereço de e-mail. A ortografia exata é importante ou a lista não será importada corretamente.

Aqui está um exemplo de como formatar seu arquivo .csv:

Nome	Sobrenome	Endereço de e-mail
Sally	Smart	sally.smart@smartsheet.com
Ian	Intelligent	ian.intelligent@smartsheet.com
Dave	Diligent	dave.diligent@smartsheet.com

Você tem permissão para uma quantidade ilimitada de contatos, mas pode importar apenas 1.000 contatos de cada vez.

Adicionar contatos aos "Meus contatos do Smartsheet"

Importar contatos em massa

1. Na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet. 
2. Selecione Importar contatos. 
3. Selecione uma destas opções e siga as etapas:

• .csv (Outlook, Yahoo etc.)
  1. Selecione o arquivo .csv e clique em Continuar. 
  2. Escolha os contatos você deseja importar para o Smartsheet e selecione Importar. 
• vcf (arquivo vCard)
  • Selecione o arquivo vCard, depois Continuar e, por fim, Importar.

Adicionar contatos individualmente

1. Na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet.
2. Em seguida, selecione Adicionar.
3. Digite o nome e o endereço de e-mail do contato.
4. Selecione OK.

Adicionar contatos individuais ao compartilhar um item do Smartsheet

Quando você compartilha itens no Smartsheet digitando um endereço de e-mail, esse endereço é adicionado automaticamente à sua lista "Meus contatos do Smartsheet". 

Para associar um nome ao endereço: 

• Edite o contato por meio do formulário "Meus contatos do Smartsheet" ou
• Se você estiver no formulário de Compartilhamento de planilhas ou Compartilhamento de relatórios, adicione um contato à lista por meio do formulário Selecionar contatos:
  1. No campo Convidar colaboradores, selecione o ícone de Selecionar contatos. 
  2. No formulário Selecionar contatos, selecione Adicionar novo.
  3. Insira o nome e o endereço de e-mail do seu contato e selecione OK.

Editar ou excluir contatos

1. Na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet.
2. No formulário Meus contatos do Smartsheet, selecione com o botão direito do mouse o contato que você deseja editar ou excluir. 
3. Selecione uma destas duas opções: 

• Editar contato: insira um nome associado ao endereço de e-mail
• Excluir contato: remova um contato da sua lista de contatos
  • Excluir ou editar um contato da sua lista de contatos não remove ou atualiza o endereço de e-mail nas planilhas compartilhadas. Para reatribuir tarefas, consulte o artigo Localizar e substituir valores em uma planilha.

Você não pode editar um endereço de e-mail de um contato, apenas o nome. Você precisará criar um contato para um usuário a fim de ajustar o endereço de e-mail. 

Exportar contatos da lista de contatos do Smartsheet

1. Na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet. 
2. Selecione Exportar contatos>.csv.

Os contatos de sua lista "Meus contatos do Smartsheet" serão exportados como um arquivo .csv para o local em que os downloads estão armazenados no seu computador.

Dicas e melhores práticas para uso dos contatos

• Você pode gerenciar quais contatos aparecem quando digita em uma célula.

• Para usar contatos de toda a sua lista de contatos do Smartsheet: na coluna Lista de contatos, digite o nome do contato em uma célula. Assim que você começar a digitar, os resultados aparecerão na lista de contatos. 
   

  No momento, não é possível usar entradas da lista de contatos de outras planilhas.

• Administradores de grupo nos planos Executivo e Empresa podem organizar os contatos em grupos. Isso facilita o compartilhamento e o envio de informações a várias pessoas.
• Os nomes que você selecionar para seus contatos serão exibidos quando você atribuir tarefas a eles em colunas de lista de contatos. Contudo, em outras áreas, tais como a lista de Compartilhamento, o nome exibido será extraído da conta Smartsheet do usuário.