Integraciones y API en Resource Management

Con la API de Resource Management, puede recuperar y agregar datos a la base de datos de Resource Management.

El uso de nuestra API requiere que alguien de su equipo redacte el código para realizar la integración, o puede contratar a alguien para que haga la integración por usted.

¿Quiere conocer los detalles técnicos? Lea la documentación sobre la API.

Para obtener más información sobre otras formas de ingresar o sacar datos de Resource Management, consulte los siguientes artículos:

• Zapier

• Exportar a QuickBooks

• Suscripciones al calendario

Zapier es una popular herramienta externa que le permite conectar Resource Management con miles de otras aplicaciones, lo que le permite ahorrar tiempo y mantener sus datos precisos y actualizados. Zapier le permite conectar Resource Management con otras herramientas de su flujo de trabajo sin tener que mirar una sola línea de código.

Resource Management tiene varias acciones y desencadenadores con Zapier. Estos le permiten enviar y recibir información entre Resource Management y sus otras aplicaciones. Examine Zapier para ver qué puede asignar de Resource Management a los flujos de trabajo de su organización.

Acciones + desencadenadores de Zapier

Las acciones se utilizan para escribir datos en Resource Management. Los desencadenadores envían los datos a otras herramientas cuando sucede algo en Resource Management.

Algunos ejemplos de acciones y desencadenadores:

• Crear un proyecto cuando se convierte un cliente potencial en Salesforce

• Crear entradas de tiempo en Resource Management a partir de las nuevas planillas de control de horas de Harvest

• Configurar un usuario de Resource Management cuando agrega un nuevo miembro del equipo a su herramienta de CRM

• Enviar una notificación de Slack cuando se actualiza una asignación

• Crear un tablero de Trello cuando se crea un proyecto nuevo

• Actualizar su calendario de Google o Outlook cuando se lo asigne como personal en ese nuevo proyecto

Cuando conecta una acción con un desencadenador, recibe un “zap”. Los zaps pueden tener tan solo dos pasos, pero puede agregarles niveles de complejidad, según sus necesidades.

Hemos proporcionado algunas plantillas de Zap para darle algunas ideas, pero solo representan una muestra de lo que es posible.

Estamos aquí para ayudarle. Háganos saber si desea obtener más información sobre cómo usar Zapier y Resource Management para optimizar su flujo de trabajo operativo.

Los desarrolladores que trabajan con la API tendrán que revisar la documentación de la API para obtener más información.

Estaremos encantados de responder preguntas sobre las opciones de integración. Si desea obtener más ayuda práctica, póngase en contacto con el representante de su cuenta para que nuestro equipo de servicios de asesoría lo ayude a crear algo.

Cuestiones a tener en cuenta

• El acceso a la API no está habilitado para las pruebas. Comuníquese con su CSM para habilitarlo.
• El propietario de la cuenta puede ocultar el token de la API y elegir qué administradores de recursos pueden verlo. Comuníquese con el propietario de su cuenta para obtener el token de la API si no puede verlo en Configuración de la cuenta. 

Contacte a Soporte si necesita ayuda adicional.

Las suscripciones al calendario se sincronizan en una dirección: de Resource Management al calendario. Los cambios que realice en su calendario no se reflejarán en Resource Management.

La URL de la suscripción completa automáticamente el calendario con sus asignaciones de los últimos siete días a treinta días en el futuro.

Las asignaciones se completarán en su calendario como eventos privados que duran todo el día y que no bloquean tiempo de su calendario. Los eventos del calendario incluyen la siguiente información de Resource Management:

• Nombre del proyecto
• Nombre de la fase
• Nombre de la asignación (elemento de trabajo)
• Fechas de asignación
• Nombre del cliente
• Asignación
• Descripción de la asignación
• Recuento de subtareas de la asignación (completadas, restantes y totales)

Habilitar las suscripciones al calendario

NOTA: Debe ser administrador de asignaciones de recursos para habilitar las suscripciones al calendario.

1. Seleccione el botón Configuración en la esquina superior derecha.

2. Seleccione Configuración de la cuenta en la lista desplegable.

3. Desplácese hasta la parte inferior de la página Configuración de la cuenta para encontrar la opción de habilitar o deshabilitar las suscripciones al calendario. 

Una vez que un administrador de asignaciones de recursos ha activado las suscripciones al calendario para la cuenta, los miembros del equipo pueden habilitar las suscripciones al calendario de forma individual.

1. Seleccione el botón Configuración en la esquina superior derecha.

2. Seleccione Mis preferencias en la lista desplegable. 

3. Si hace clic en el botón Habilitar, se genera una URL de suscripción al calendario.

Los miembros del equipo pueden usar esta URL para sincronizar automáticamente sus asignaciones de Resource Management con sus clientes de calendario, como Google Calendar, Outlook.com o Apple iCloud. La URL es pública. Si comparte este enlace con otra persona, esta podrá ver sus asignaciones de Resource Management. Si cree que compartió este enlace por accidente con alguien que no debería tener acceso, puede generar fácilmente un nuevo enlace haciendo clic en el botón Restablecer URL. Si restablece la URL, debe volver a conectar el cliente de su preferencia con la nueva URL.

Agregar la suscripción al calendario a su calendario de preferencia

Para agregar su suscripción al calendario de Resource Management a su calendario personal, copie la URL de la suscripción y utilice los pasos que se describen a continuación para el cliente de calendario.

• Google Calendar (Nota: Los cambios pueden demorar hasta 12 horas en aparecer en Google Calendar)
• iCloud (Apple Calendar)
• Outlook

Crear un informe

Cree un informe que incluya los datos que desea exportar. Por ejemplo, puede crear un informe llamado Facturación de octubre; personalice la configuración según sea necesario. Puede crear y exportar informes sobre proyectos, fases, tiempo de vacaciones o cualquier dato que desee usar en QuickBooks.

En la parte superior de la pantalla, haga clic en Analysis (Análisis) y, a continuación, aplique la siguiente configuración:

• Vista: Horas 
• Plazo: Intervalo de fechas personalizado (del 1 de octubre al 31 de octubre)
• Primero, agrupar por: Proyecto (mostrando todos los proyectos en este plazo) 
• Luego, agrupar por: Miembro del equipo (mostrando todas las horas trabajadas por todas las personas de su empresa dentro de este plazo).

Guarde informes en su página personal o página de análisis para acceder a ellos fácilmente en el futuro.

Exportar sus datos

Seleccione Export (Exportar) en la parte superior derecha y seleccione Export Time Entries for QuickBooks (Exportar entradas de tiempo para QuickBooks). Se guardará un archivo IIF, el archivo específico de QuickBooks que contiene todos sus datos de Resource Management. Guarde este archivo en un lugar fácil de encontrar.

Abrir QuickBooks

1. Abra QuickBooks. Asegúrese de que todos sus empleados tengan tarifas de facturación adjuntas en el sistema. Es probable que esto ya esté configurado si utiliza QuickBooks para la contabilidad y las nóminas.
2. Vaya a File (Archivo) > Utilities (Utilidades) > Import (Importar) > Import .IIF file (Importar archivo .IIF).
3. Seleccione el proyecto que desea facturar. Haga clic en Create Invoice (Crear factura) en la parte inferior de la página. 
4. Su factura debe extraer las tarifas de facturas configuradas en QuickBooks y alinearlas con las horas registradas en Resource Management.
    

Asignación de datos de QuickBooks

El archivo .IIF que descarga de Resource Management no necesitará formato adicional para su importación a QuickBooks. Sin embargo, asegúrese de que los datos entre QuickBooks y Resource Management coincidan y de que comprende dónde se asignan los campos de datos a QuickBooks.

La ortografía y el espaciado de todos los elementos deben ser exactamente los mismos entre los dos sistemas.

Los datos de QuickBooks se asignan a Resource Management de la siguiente manera:

• Quickbooks: Cliente = Resource Management: Cliente
• Quickbooks: Trabajo = Resource Management: Proyecto
• Quickbooks: Empleado = Resource Management: Personas
• Quickbooks: Elemento de servicio o elemento = Resource Management: Categoría de tarea
• Quickbooks: Notas o descripción = Resource Management: Notas
• Quickbooks: Tarifa = Resource Management: Tarifa de facturación

Existen varias soluciones para las integraciones. A continuación, le mostramos un desglose de las capacidades, los desafíos de la implementación y los costos de cada método:

Exportaciones

Utilice esta opción cuando quiera sacar datos de Resource Management. Exporte a un archivo .CSV para abrir conjuntos de datos en Excel u otro programa de hoja de cálculo.

Descubra cómo exportar datos de informes.

Zapier

Zapier ofrece un subconjunto de la API completa a través de una interfaz de apuntar y hacer clic fácil de usar. El uso de Zapier no requiere que un ingeniero de software redacte código personalizado para su integración, por lo que su ejecución puede ser menos costosa y más rápida que el uso de la API. Zapier no permite las integraciones sólidas que se pueden realizar con nuestra API, pero es ideal para acciones simples entre herramientas, como crear un proyecto o agregar una asignación.

Es posible que la aplicación con la que intenta integrarse no esté conectada a la plataforma Zapier. Consulte el sitio web de Zapier antes de comprometerse con este tipo de integración. Además, según su uso, es posible que necesite una suscripción mensual al servicio de Zapier.

API

Esta es la solución más sólida, flexible y desafiante que se puede implementar. Esta opción proporciona la mayor capacidad de integración, pero requiere habilidades de desarrollo web para implementarla de manera efectiva.

Comparar los métodos de integración

Este gráfico ofrece una breve descripción general y comparación de las capacidades de cada método de integración en comparación con el sitio web.

• Completa: Todas las funciones disponibles
• Parcial: Ofrece un subconjunto de funciones completas. Consulte la documentación completa para obtener más detalles.
• Solo lectura: Solo puede ver los registros