Obtenga información sobre las capacidades avanzadas de generación de informes, incluido compartir y filtrar, exportar, calcular la utilización y pronosticar una probabilidad de ganar.
Compartir informes de Resource Management
Solo aquellas personas que tienen un inicio de sesión válido en Resource Management y el nivel de permiso adecuado pueden ver los informes compartidos.
- En la esquina superior derecha del informe, seleccione Compartir.
- Copie y pegue la URL de la ventana emergente en un mensaje a los miembros del equipo. Su equipo puede usar este enlace para ir al informe.
Para eliminar un informe, sitúe el cursor sobre el nombre del informe y seleccione el ícono de eliminar.
Informes avanzados
Si su organización tiene un plan de Negocios o Empresarial de Smartsheet y utiliza Autenticación de Smartsheet, usted puede analizar y compartir los datos de sus informes en Smartsheet creando informes avanzados. También debe ser un usuario con licencia (Modelo de colaborador heredado) o un miembro (Modelo de suscripción de usuarios) en Smartsheet.
Puede compartir las hojas, los informes, los paneles o los espacios de trabajo de Smartsheet asociados con los colaboradores necesarios, incluidos los usuarios de su plan de Smartsheet que no tienen una licencia de Resource Management.
Exportar datos desde informes
Los datos de los informes pueden exportarse de dos maneras, a través del menú Exportar o mediante Solicitar datos subyacentes.
A través del menú Exportar:
- Cree su informe
- En la esquina superior derecha del informe, seleccione Exportar.
- Seleccione un formato para su archivo.
Por correo electrónico:
Los enlaces CSV enviados por correo electrónico no están sujetos al límite de tamaño de informes de Resource Management, por lo que son una excelente manera de exportar grandes conjuntos de datos para el análisis avanzado en otras herramientas.
Solicitar datos subyacentes no está disponible para los informes de utilización.
- Cree su informe.
- Al lado de Ejecutar informe, seleccione Solicitar datos subyacentes.
Cuando el CSV esté listo, recibirá una notificación por correo electrónico (con un enlace para descargar el archivo CSV) en la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta de Resource Management. Según el alcance del informe y la carga del sistema, puede tardar hasta 24 horas en recibir el correo electrónico.
Informes avanzados
Si su organización tiene un plan de Negocios o Empresarial de Smartsheet y utiliza Autenticación de Smartsheet, usted puede analizar y compartir los datos de sus informes en Smartsheet creando informes avanzados. Los informes avanzados le permiten mantener sus datos en el ecosistema de Smartsheet para ejecutar análisis avanzados y manipular los datos. Con sus datos de informes en Smartsheet, puede usar Bridge, Data Shuttle, DataMesh y más de las capacidades avanzadas de Smartsheet.
Configuración del informe de tabla dinámica
Primero, cree su informe y, a continuación, exporte los datos como un archivo .csv.
A continuación, le mostramos algunos informes útiles que le proporcionarán buena información para la creación de una tabla dinámica con los datos resultantes.
Descripción general del presupuesto del cliente y del proyecto
- Vista: Presupuesto: Montos
- Plazo: Últimos y próximos 90 días
- Primero, agrupar por: Cliente
- Luego, agrupar por: Proyecto
- Mostrar: Tipo de proyecto: Confirmado
Utilización facturable del mes pasado
- Vista: Tiempo y tarifas: Horas y montos
- Plazo: Mes pasado
- Primero, agrupar por: Disciplina
- Luego, agrupar por: Miembro del equipo
- Mostrar: Tipo de proyecto: Confirmado
En primer lugar, calcule el total de horas disponibles. Es el total de días laborables del mes pasado multiplicado por las horas de la jornada laboral de cada persona. Luego, calcule el total de horas facturables. La utilización es el porcentaje del total de horas dedicadas al trabajo facturable.
Informe de presupuesto individual del proyecto
- Vista: Tiempo y tarifas
- Plazo: Intervalo de fechas personalizado: Duración del proyecto
- Primeo, agrupar por: Fase
- Luego, agrupar por: Miembro del equipo
- Mostrar: Nombre del proyecto y cliente
Agregar campos personalizados para personas y proyectos
Los campos personalizados para las personas pueden agregar propiedades como habilidades, certificaciones, gerentes y estructura de la organización a los perfiles. En los proyectos, use campos personalizados para agregar criterios específicos del negocio a sus proyectos y especificar propiedades como el editor de carteras, la prioridad del proyecto, la probabilidad de cierre, la unidad de negocios, los ID del proyecto y la ubicación.
Cuando integre Resource Management con otras herramientas o sistemas empresariales, agregue campos personalizados con las mismas etiquetas o identificadores que utilizó en sus otras herramientas.
Los proyectos y las personas pueden tener varios campos personalizados. Puede filtrar esos campos en el cronograma, la página de la cartera de proyectos o los informes.
Crear campos personalizados
Solo los administradores de asignaciones de recursos pueden agregar campos personalizados.
- Seleccione Configuración en la esquina superior derecha.
- Seleccione Configuración de la cuenta en la lista desplegable.
- Seleccione Campos personalizados del proyecto o Campos personalizados de personas en el menú de navegación de la izquierda.
- Seleccione Agregar y complete la siguiente información:
- Nombre del campo: El nombre para mostrar del campo personalizado y sus filtros.
- Descripción del campo: Describe cómo debe usarse este campo personalizado (opcional).
- Tipo de campo: Seleccione Campo de texto, Menú desplegable o Menú desplegable con opciones múltiples. Menú desplegable y Menú desplegable con opciones múltiples le permiten especificar las opciones que aparecerán.
- Valor predeterminado: Valor que los nuevos proyectos o personas tendrán previamente completado en este campo. Seleccione Aplicar valor predeterminado a proyectos/personas existentes para que este valor se complete en las asignaciones existentes.
- ¿Cómo se utiliza este campo?: Determine si desea este valor:
- Visible en el proyecto o en la página personal
- Una opción de filtro en toda la cuenta y una opción de visualización en la vista de las personas del cronograma
- Solo los administradores lo pueden editar (campos personalizados de personas solamente)
- Seleccione Guardar para crear el campo personalizado. El nuevo campo aparecerá en todos los proyectos o las personas que tienen los valores predeterminados, si corresponde. Los administradores de asignaciones de recursos y los editores de carteras pueden editar campos personalizados en la configuración del proyecto o del perfil, según corresponda.
Actualizaciones de campos personalizados
Si actualiza un campo personalizado en Configuración de la cuenta, la actualización aparecerá en todos los proyectos y las personas que utilicen el campo.
Si elimina un campo personalizado de la Configuración de la cuenta, el proyecto o la persona conservará ese valor dentro de su configuración. Siempre y cuando al menos un proyecto o una persona tenga ese valor adjunto a su configuración, la opción seguirá apareciendo en las opciones de filtrado en el cronograma y en los informes.
Filtrado
Filtrar un campo personalizado en los informes permite mostrar elementos específicos en un conjunto de datos. Por ejemplo, puede filtrar proyectos de alta prioridad o proyectos que pertenezcan a un editor de carteras en particular. Puede aplicar varios filtros. Solo verá los filtros disponibles en los datos que haya agrupado.