Smartsheet Control Center: Hacer actualizaciones globales en los proyectos

Como parte de Smartsheet Control Center, la función de Actualizaciones globales les permite a los usuarios de negocio actualizar fácilmente plantillas de proyectos y trasladar los cambios de forma automática a proyectos nuevos y existentes. 

A medida que avanza el proyecto, es probable que precise información adicional para que el proyecto siga ejecutándose sin inconvenientes. Por ejemplo, podría optar por agregar una columna “En riesgo” para que los usuarios puedan señalizar tareas que podrían exceder la fecha límite. Actualizaciones globales le permite poner en práctica este cambio y extenderlo a toda la cartera de proyectos.

En este artículo, se ofrece una descripción general de los tipos de actualizaciones globales disponibles, incluido cómo crear y probar Actualizaciones globales en la cartera de Control Center.

Tipos de actualizaciones globales

Antes de crear y ejecutar Actualizaciones globales, conozca los tipos disponibles y sus funcionalidades. Se ofrecen las siguientes opciones:

• Agregar nueva columna:  Agregue una nueva columna en sus hojas y plantillas de proyectos.
• Modificar columna existente:  Cambie una columna existente en hojas y plantillas de proyectos.
• Agregar datos de perfil: Agregue nuevas filas de datos de perfil en la sección de resumen de una o más plantillas en los proyectos.
• Buscar/Reemplazar:  Busque y reemplace los valores en proyectos y plantillas.
• Actualizar informes:  Cambie los informes de proyectos aprovisionados y las plantillas de informes.
• Actualizar paneles:  Modifique los paneles de proyectos aprovisionados y las plantillas de paneles.

La función Actualizaciones globales no se aplica a los widgets de título que se vinculan a elementos de Smartsheet. Deberá editar el panel individual para implementar este cambio.

Crear una nueva actualización global

Comenzar y especificar la actualización

1. Para iniciar sesión, seleccione Control Center desde el iniciador de aplicaciones en Smartsheet o visite https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Haga clic en el menú y, a continuación, en el nombre del programa que quiere actualizar.
   
3. En la esquina superior izquierda, haga clic en Gestionar programa. 
4. Seleccione Actualizaciones globales y haga clic en Nueva actualización.
5. Seleccione una actualización. Cuando selecciona una actualización, el signo más (+) del mosaico cambia a una marca de verificación.
   
   
6. Haga clic en Siguiente e ingrese los detalles de la actualización.
7. En la esquina inferior derecha, haga clic en Crear y ejecutar.

Probar y validar los cambios

Es necesario realizar una prueba. 

Haga clic en Crear y ejecutar para probar y validar la actualización propuesta con hojas y proyectos activos.  Con la prueba se genera una copia del proyecto, lo que garantiza que no se confirmen los cambios hasta que tenga seguridad de que desea introducirlos.

1. En la página Probar actualización global, seleccione un proyecto y haga clic en Aplicar prueba en la parte inferior de esta.
   
   
   Cuando la prueba esté lista, la columna Estado de la página Probar actualización global se modificará de Nuevo a Correcto.
   
   CONSEJO: Mueva el cursor por encima del mensaje Correcto para ver un resumen de la actualización.
   
   
2. Haga clic en Abrir prueba para revisar la hoja, el informe o el panel de prueba y confirmar que las actualizaciones sean las esperadas.
   NOTA: Para editar la actualización, haga clic en Cerrar para cerrar la prueba, haga sus cambios y vuelva a ejecutar la prueba. Para obtener más información, consulte la sección Editar una actualización global.
   CONSEJO: Para probar la actualización en otros proyectos, haga clic en Cerrar para regresar a la página Resumen de la actualización. Haga clic en Probar actualización y seleccione el proyecto para someter a prueba. Repita esta acción todas las veces que sea necesario hasta que confirme los cambios.
3. Una vez que haya confirmado que la actualización funciona según lo esperado, cierre la prueba y regrese a la página Probar actualización global.
4. Haga clic en Confirmar para ir a la página Resumen de actualización.

Confirmar los resultados y aplicar la actualización

Tendrá una última oportunidad para revisar y confirmar los cambios propuestos y seleccionar dónde quiere que se apliquen las actualizaciones.

1. Revise la página Resumen de actualización para corroborar que las actualizaciones sean las previstas.
2. Haga clic en Aplicar actualización.
3. En la página Aplicar actualización, seleccione los proyectos que desee actualizar.
   NOTA: Si quiere actualizar las plantillas, consulte el artículo Aplicar actualización a las plantillas del proyecto base. 
4. Haga clic en Aplicar. Recibirá un aviso informando que los cambios son permanentes; haga clic en Sí para completar la actualización.

Las Actualizaciones globales permanecen en la página Actualizaciones globales. Puede ejecutarlas cuando lo desee. Seleccione la actualización y ejecútela como se describe anteriormente.  

Editar una actualización global existente

Para editar una actualización global existente: 

1. Para iniciar sesión, seleccione Control Center desde el iniciador de aplicaciones en Smartsheet o visite https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Haga clic en el menú y, a continuación, en el nombre del programa que quiere actualizar.
   
3. En la esquina superior izquierda, haga clic en Gestionar programa. 
4. Seleccione Actualizaciones globales y haga clic en Nueva actualización.
5. Encuentre la actualización global que quiera cambiar y, a continuación, pase el cursor por encima del ícono de tres puntos (a la izquierda del nombre de la actualización) y seleccione Editar.
6. Haga los cambios y seleccione Actualizar y ejecutar para probarlos y validarlos. Lea Probar y validar los cambios para obtener más información.

Para obtener respuesta a preguntas comunes relacionadas con las Actualizaciones globales y Smartsheet Control Center en general, consulte el artículo Preguntas frecuentes sobre Smartsheet Control Center.