Автоматическое создание документов с помощью рабочих процессов

Создание заказов на покупку, форм приёма пациентов, контрактов и других документов, которые вы регулярно используете в работе.

Планы:

Business
Enterprise

Разрешения:

Для создания рабочих процессов необходимо быть лицензированным пользователем Smartsheet с правами владельца, администратора или редактора таблицы. Пользователи с правами редактора могут создавать, изменять или удалять только те оповещения и напоминания, получателями которых они являются. Подробнее о разрешениях для рабочих процессов.

Чтобы использовать рабочий процесс для автоматического создания документов, как минимум у одного участника вашей рабочей группы должна быть лицензия DocuSign.

Узнайте, входит ли эта возможность в Smartsheet Regions или Smartsheet Gov.

Перед настройкой автоматического создания документов вам понадобится сопоставление с заполняемым PDF-файлом или DocuSign. После этого выполните действия ниже для автоматического создания документов.

В верхней части экрана выберите Автоматизация > Новый рабочий процесс с нуля…
Установите триггер для рабочего процесса.
В блоке Выберите действие нажмите Создать документ.
В раскрывающемся списке Выберите сопоставление выберите необходимое вам сопоставление. Если сопоставление отсутствует, его нужно создать.
Добавьте условия рабочего процесса, которые необходимо выполнить перед созданием документа.
Нажмите Сохранить.

Теперь Smartsheet автоматически создаёт документ при наличии соответствующих условий и триггера.

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не запускают рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения, запись даты, назначение пользователей, изменение и очистка ячейки, создание документа). При необходимости используйте автоматизированные процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.