Criar um fluxo de trabalho de download no Data Shuttle

Noções básicas sobre fluxos de trabalho de download do Data Shuttle

Quando você usa um fluxo de trabalho de download, ele extrai dados de uma planilha do Smartsheet, converte-os em um arquivo do Excel ou CSV e, em seguida, envia-os como um anexo para:

• uma planilha do Smartsheet; 
• OneDrive; 
• SharePoint; 
• Google Drive; 
• Box.

Nos planos Smartsheet Gov, a unidade para a opção GCC High da Microsoft também está disponível. No entanto, como a maioria das unidades não é acessível por padrão, você precisa contatar o suporte para ativar o acesso.

Pré-requisitos

• Para usar o Data Shuttle, você precisa:
  • manter as permissões de proprietário, administrador, editor ou visualizador na planilha de origem;
  • ter permissões do aplicativo premium Data Shuttle habilitadas no centro de administração pelo seu administrador de sistema do Smartsheet.
• Para fazer download de dados do Smartsheet, você deve ser pelo menos um visualizador em uma planilha.

Etapa 1: criar um fluxo de trabalho de download

1. Acesse datashuttle.smartsheet.com e faça login com suas credenciais do Smartsheet.
2. No Data Shuttle, selecione + na barra à esquerda.
3. Selecione Fazer download dos dados.

Dica importante: copiar um fluxo de trabalho existente

Em vez de criar um a partir do zero, você pode economizar tempo copiando e editando um fluxo de trabalho existente.

1. Acesse o fluxo de trabalho de download existente. 
2. Selecione  Brandfolder Image  no lado direito. 
3. Selecione Criar uma cópia.

Depois de criar uma cópia do fluxo de trabalho, você poderá editá-la. Saiba como.

Etapa 2: selecionar uma planilha de origem

1. Na guia Origem, selecione a planilha de origem. Lembre-se de que sua planilha de origem não pode ser um relatório.
2. Selecione Avançar.

Etapa 3: selecionar um destino 

Seu destino é o local para onde os dados serão enviados. Se você usa anexos do Smartsheet como destino, pode usar a mesma planilha ou uma planilha diferente da origem. Se você fizer download em uma unidade de armazenamento externa, será necessário fazer login caso ainda não tenha feito.

Para selecionar o destino

1. Na guia Destino, selecione o local de destino:
   • Anexo do Smartsheet: selecione o item do Smartsheet ao qual você deseja anexar o arquivo.
   • Unidade de armazenamento de terceiros: se você escolher uma das opções abaixo, precisará entrar e selecionar a pasta na qual deseja colocar os dados de download.
     • OneDrive e Sharepoint 
     • Google Drive
     • Box
2. Preencha os campos a seguir:
   • Nome do arquivo exportado: atribua um nome ao arquivo de download.
   • Tipo do arquivo exportado: escolha CSV ou EXCEL.
3. Selecione Avançar.

Etapa 4: configurar filtros 

Use filtros para definir quais campos você deseja fazer download do Smartsheet para sua unidade externa. Por exemplo, você pode criar um filtro para o download de linhas com o valor Em andamento na coluna Status. Também é possível usar filtros ao trabalhar com grandes conjuntos de dados em que você só precisa compartilhar parte deles.

Os filtros fazem distinção entre letras maiúsculas e minúsculas. Verifique se as informações correspondem àquelas contidas no seu arquivo.

Para configurar filtros

1. Na guia Filtro, selecione Adicionar outro filtro.
2. Na configuração de filtro, selecione uma coluna de entrada, um operador de comparação (por exemplo, é igual a ou contém) e o valor.

3. Selecione Avançar.

   Pelo menos uma linha da planilha de origem precisa atender aos critérios de filtro. Caso contrário, o Data Shuttle não gera um arquivo CSV.

Definir uma lógica de filtro mais complexa

Você pode definir uma lógica de filtro mais complexa com parênteses e o operador AND ou OR. 

Por exemplo:

(1 AND 2) OR 3 combina operadores lógicos para incluir todos os dados em que (Departamento = “Serviços” AND Tamanho do widget = “Grande”) OR Departamento = “Marketing”.

Nesse exemplo, serão incluídos no download somente widgets grandes do departamento de serviços e todos os widgets de marketing.

Etapa 5: mapear as colunas entre os dois sistemas 

As colunas do Smartsheet são preenchidas previamente. Selecione as colunas do arquivo de download para corresponder aos seus campos entre origem e destino.

Para mapear uma coluna manualmente

1. Na seção Coluna da planilha, escolha as colunas da planilha que você deseja que correspondam às colunas do arquivo de download. 
2. (Opcional) Para organizar as colunas, use os botões de seta. Se você não deseja mapear todos os campos, selecione  Brandfolder Image excluir.
3. Quando terminar de mapear os campos, selecione Avançar.

Você pode adicionar ou remover colunas nessa etapa. Entretanto, as alterações podem afetar as automações dependentes.

Se a planilha original tiver sido alterada, use Atualizar para atualizar o mapeamento. No entanto, isso substitui as alterações manuais; portanto, verifique se as colunas estão mapeadas corretamente.

Etapa 6: agendar seu fluxo de trabalho

Agende o fluxo de trabalho para execução automática ou execute-o manualmente.

O Data Shuttle usa o UTC (Tempo universal coordenado). Ele não segue suas preferências de fuso horário com base no aplicativo Smartsheet.

Para executar o fluxo de trabalho com base em um cronograma

1. Na guia Opções de execução, ative a opção Executar com base em cronograma. 
2. Para configurar um cronograma, preencha os campos a seguir:
   • Dias da semana: dias em que você deseja que o fluxo de trabalho seja executado. 
   • Horário de início: horário em que você deseja que a execução do fluxo de trabalho inicie.
   • Executar a cada: frequência em que você deseja que o fluxo de trabalho seja executado (a cada 15 minutos, por exemplo).
   • Horário de término: horário em que você deseja que a execução do fluxo de trabalho termine.
3. Depois de configurar o cronograma, selecione Avançar. 

Executar manualmente

Se não quiser configurar um cronograma para o fluxo de trabalho, você poderá executá-lo a qualquer momento.

Para executar o fluxo de trabalho manualmente: 

• Acesse o local em que o fluxo de trabalho está e selecione Executar.

Etapa 7: salvar seu fluxo de trabalho

Insira um nome para o fluxo de trabalho e selecione Salvar. Você pode acessar o fluxo de trabalho a qualquer momento para executá-lo, editá-lo ou removê-lo por meio do painel.