Aprovações de auditorias

Sua organização pode precisar auditar registros de aprovação para demonstrar um processo de aprovação compatível (cumprimento da lei Sarbanes-Oxley, por exemplo). 

Ao contrário dos relatórios, que representam apenas o estado de aprovação atual de cada entrada de tempo, o registro de auditoria de aprovações captura todos os eventos de alteração (envio, rejeição, aprovação etc.) e os comentários associados de rejeição ou aprovação, datas e usuários que fizeram as alterações. O registro é útil para apoiar processos relacionados à conformidade, como em auditorias da lei Sarbanes-Oxley.

No início de cada mês, o gerenciamento de recursos gera um arquivo CSV contendo um registro de auditoria referente ao mês anterior. Os registros dos meses anteriores podem ser baixados a qualquer momento.

Os registros de auditoria do mês atual não podem ser gerados enquanto não chegar o mês seguinte.

Baixe registros de auditoria de aprovação

Acesse seus registros de auditoria:

1. Nas configurações da conta, role a tela para baixo até o fluxo de trabalho de aprovação e clique em Acessar registros de auditoria.
2. Na nova janela, escolha o mês e o ano das entradas de tempo e despesas que deseja auditar (o mês em que essas horas e/ou despesas foram registradas).
3. O registro de auditoria será processado e, uma vez disponível, um link de download será exibido na lista de solicitações recentes. Um link para o arquivo também será enviado ao e-mail do solicitante.
4. Selecione Baixar para acessar o arquivo do registro de auditoria.

O período se aplica às datas dos registros de entrada de tempo, não às datas em que foram enviados ou aprovados. Como o tempo e as despesas podem ser aprovados ou rejeitados muito mais tarde do que o mês em que as entradas foram enviadas, após o download do registro, os arquivos do registro de auditoria de um determinado mês podem ser diferentes porque as entradas foram aprovadas depois que o registro foi baixado. Ao realizar uma auditoria, é recomendável solicitar e baixar novos registros de auditoria para capturar as alterações mais atualizadas.

Entenda os registros de auditoria de aprovação

Os registros de auditoria de aprovação contêm registros de entrada de tempo e/ou despesas (dependendo de quais estão sendo monitorados), além do histórico de alterações do status de aprovação dessas entradas. Isso significa que o mesmo registro de entrada de tempo ou despesas provavelmente terá várias linhas no registro de auditoria: uma para cada vez que o status de aprovação dessa entrada for alterado.

Por exemplo, se um usuário enviar uma entrada de tempo para aprovação que é então rejeitada, modificada, reenviada e depois aprovada, haverá uma linha para cada uma dessas alterações de estado de aprovação (mudando de pendente para rejeitada, depois para pendente e, por fim, para aprovada).

O registro de auditoria contém várias colunas que descrevem as várias propriedades da entrada de tempo ou despesas, bem como os usuários que fizeram alterações no registro. Confira abaixo uma descrição do que cada uma das colunas do registro de auditoria representa.