Quando alguém sair da sua empresa ou não precisar mais de acesso ao gerenciamento de recursos, você deve arquivar essa pessoa.
Sobre o arquivamento de pessoas
Você pode arquivar usuários licenciados e recursos gerenciados. Arquivamento de usuários:
- Impede que eles acessem o gerenciamento de recursos
- Remove-os das equipes da sua página de organização
- Remove-os do cronograma
As atribuições da pessoa arquivada continuam na página do projeto para que um gerente de projeto possa realocar qualquer trabalho restante para outra pessoa ou recurso temporário.
O gerenciamento de recursos salva todos os dados da pessoa arquivada.
Você pode ver uma lista de pessoas arquivadas na seção Pessoas nas Configurações da conta. Quando você arquiva alguém, a pessoa não é mais considerada no número de usuários licenciados ou recursos gerenciados da sua conta.
Se prestadores de serviços ou trabalhadores temporários trabalharem regularmente para a sua organização, convide-os no nível de permissão de Prestador de serviço. Defina a data de início e término na seção Disponibilidade do seu perfil pessoal. Quando concluírem o projeto, arquive-os em Configurações de conta para revogar o acesso ao gerenciamento de recursos.
Usuários arquivados que não têm um primeiro e último dia de trabalho definidos continuarão a aparecer em análises e relatórios. Se você quiser excluir um usuário arquivado dos relatórios, então desarquive-o, adicione um primeiro e último dia de trabalho no passado e, em seguida, arquive-o novamente.
Alterar a função de uma pessoa
Ao alterar a função de uma pessoa, você perde todos os dados associados à função anterior. É melhor primeiro arquivar para manter os dados e depois convidar a pessoa para o gerenciamento de recursos novamente usando o mesmo endereço de e-mail.
- Primeiro arquive a pessoa (veja abaixo). O arquivamento oferece relatórios históricos para essa função e quaisquer campos de relatórios.
- Adicione a pessoa novamente usando o mesmo e-mail da função anterior e atualize novas funções e campos.
Arquivar uma pessoa
- Acesse a página da pessoa. No canto superior direito, selecione Editar perfil.
- Na parte inferior da página, selecione Arquivar.
Alterar um usuário licenciado para recurso gerenciado
Para alterar um usuário licenciado para um recurso gerenciado:
- Na barra de navegação superior, selecione Configurações e, em seguida, Configurações de conta.
- À esquerda, clique em Pessoas.
- Selecione o nome cujo status deseja alterar e, em seguida, Alterar para recurso gerenciado.
Excluir pessoas
Depois que o perfil de uma pessoa for excluído, todos os dados associados a essa pessoa serão excluídos do gerenciamento de recursos e não poderão ser restaurados.
Para excluir uma pessoa:
- Arquive a pessoa em seu perfil ou nas Configurações de conta.
- Acesse a seção Pessoas em Configurações de conta e localize o nome da pessoa.
- Selecione seu nome para abrir o respectivo perfil (o texto verde indica link)
- Quando estiver nas configurações de perfil da pessoa, você verá o botão para excluir o perfil na parte inferior da página.
Faça isso com cautela, pois a exclusão não pode ser desfeita.