Estes são os pontos de integração do Smartsheet com o Google Drive disponíveis para instalação na Chrome Web Store:
- Smartsheet para Google Docs: permite importar estrategicamente dados do Smartsheet para documentos do Google.
- Smartsheet para Formulários Google: armazene respostas aos Formulários Google em uma nova planilha do Smartsheet.
- Crie planilhas pelo Google Drive: as novas planilhas são armazenadas no Smartsheet, mas também é criado um link no Google Drive para que você possa abri-las nele com facilidade.
Além disso, diversos pontos de integração com o Google não exigem instalações adicionais. Veja a lista completa.
Use o navegador Chrome para instalar aplicativos ou complementos do Smartsheet. Porém, após a instalação, você poderá acessar os recursos de integração do Smartsheet com o Google Drive em qualquer navegador.
Usar o complemento Smartsheet Merge
O Smartsheet para Google Docs é um complemento do Google Docs que permite a criação de notas fiscais, cartas-formulário, envelopes e outros documentos com base nos dados do Smartsheet. Por exemplo, você pode usar os nomes da coluna Nome do cliente do Smartsheet para personalizar uma carta de formulário criada no Google Docs para cada um de seus clientes.
Apenas as primeiras 100 colunas da planilha estão disponíveis para seleção na barra lateral. Você pode criar manualmente uma etiqueta de campo de mesclagem para qualquer coluna inserindo o nome da coluna entre dois pares de chaves. Por exemplo: {{Nome da coluna}}.
Se o nome ou a posição das colunas tiverem sido alterados desde a inicialização do complemento, selecione Atualizar colunas para atualizar a lista na barra lateral.
Instalar o complemento Smartsheet para Google Docs
- Instale o Smartsheet para Google Docs pela Chrome Web Store e conceda permissão ao Smartsheet para acessar seus documentos do Google Drive.
- Após a instalação, acesse o documento ao qual quer adicionar dados do Smartsheet.
- Na parte superior, selecione Extensões > Smartsheet para Google Docs > Iniciar. A barra lateral do Smartsheet Merge será exibida à direita do documento.
Clique no botão Conectar ao Smartsheet e siga as etapas para autorizar o acesso entre o aplicativo e sua conta do Smartsheet.
Uma mensagem de erro pode ser exibida durante esse processo caso várias contas do Google estejam conectadas ao mesmo tempo. Se isso ocorrer, saia de todas as contas do Google em todas as janelas do navegador, feche o navegador e faça login novamente em apenas uma conta.
- Após a entrada, a página será atualizada e pedirá que você feche a janela e volte ao seu Google Doc com a barra lateral do Smartsheet Merge.
- Você verá que a barra lateral do Smartsheet Merge foi atualizada. Clique em Selecionar uma planilha e escolha a planilha que quer usar para a mesclagem. Use a caixa de pesquisa logo acima da lista de planilhas para filtrar rapidamente as planilhas e encontrar a que você está procurando.
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- Clique em Selecionar linhas na barra lateral do Smartsheet Merge para escolher as linhas que quer mesclar com o documento. Se você selecionar várias linhas, o Smartsheet Merge criará cópias do Google Doc, e cada uma delas será mesclada com os dados de uma linha selecionada. É possível selecionar no máximo 150 linhas por mesclagem.
- Clique em Inserir campos de mesclagem na barra lateral do Smartsheet Merge.
- O Smartsheet Merge usa campos de mesclagem para inserir dados do Smartsheet no Google Doc. Coloque o cursor onde quer que a primeira etiqueta seja exibida no documento e selecione um nome de coluna na barra lateral. Essa ação insere uma etiqueta de campo de mesclagem que funciona como um espaço reservado para os dados provenientes do Smartsheet. Repita o processo para cada coluna de dados que quer mesclar com o documento.
- Quando terminar de configurar o documento, selecione Executar mesclagem na barra lateral do Smartsheet Merge. Selecione se quer:
- criar vários Google Docs;
- criar vários PDFs;
combinar tudo em um arquivo.
Quando essa última opção é selecionada, todos os documentos mesclados são combinados em um único Google Doc/arquivo PDF para facilitar a impressão.
O Google só cria arquivos PDF de documentos com menos de 10 MB de tamanho.
- Personalize o Formato do nome do arquivo. Por padrão, o nome de cada arquivo inclui os dados da coluna principal da planilha, mas você pode selecionar Alterar, ao lado de Formato do nome do arquivo, para modificar essa regra conforme necessário.
- Configure outras opções:
- Compartilhar no Google Drive: compartilha cada documento mesclado com o endereço de e-mail válido do Gmail ou Google Apps indicado na linha. Exige que uma das primeiras 100 colunas na planilha indique o endereço de e-mail com que deve ser compartilhado o documento de cada linha.
- Anexar a uma linha no Smartsheet: anexa um link para o Google Doc ou PDF gerado na linha do Smartsheet.
- Carregar na linha do Smartsheet (apenas documentos PDF): carregue o PDF gerado no Smartsheet e anexe-o a uma linha.
- Enviar por e-mail (apenas documentos PDF): envia cada documento PDF por e-mail como um anexo ao endereço de e-mail válido encontrado na linha. Os e-mails são enviados por quem está usando o complemento. Exige que uma das primeiras 100 colunas na planilha indique o endereço de e-mail ao qual deve ser enviado o documento de cada linha. Selecione Configurar para personalizar a linha de assunto e o corpo da mensagem dos e-mails. Você pode inserir campos de mesclagem na linha de assunto e no corpo da mensagem para incluir valores da linha, assim como usa os campos de mesclagem no Google Doc.
- Selecione o botão Executar mesclagem na parte inferior da barra lateral. O processo de mesclagem é executado, colocando os novos documentos em uma pasta cujo nome é criado com base no nome do documento atual quando o processo de mesclagem começou.
Se a qualquer momento você vir um erro informando que não pode usar a integração porque o domínio desativou aplicativos de terceiros, o administrador do domínio do Google poderá resolvê-lo seguindo estas instruções no site de suporte do Google. Fale com o administrador da sua conta do Google e pergunte se ele estaria disposto a alterar as configurações e permitir o uso de aplicativos de terceiros, como o nosso.
Desinstalar aplicativos e complementos
Siga as instruções do site de suporte do Google para desinstalar aplicativos do Google Drive.