Com um relatório, você pode compilar informações de várias planilhas e exibir somente itens que atendam aos critérios especificados.
Visão geral
Os relatórios de linha permitem agregar informações de linha de várias planilhas. Por exemplo, se quiser ver todas as tarefas atribuídas a você — como aquelas identificadas com alta prioridade e as que ainda não foram concluídas —, em várias planilhas, use um relatório de linha.
É possível enviar, compartilhar e publicar um relatório como uma planilha. Você também pode editar e classificar os dados em um relatório. O relatório é diferente da planilha, porque nenhuma informação é armazenada nele. Devido a essa diferença, os relatórios não são contabilizados no limite de planilhas do seu plano.
O proprietário e os administradores do relatório podem editar os critérios no gerador de relatório.
- Para editar os dados das células, o relatório e as planilhas de origem com permissões de editor ou superiores devem ter sido compartilhados com você.
- Para visualizar os dados das células, o relatório e as planilhas de origem com permissões de visualizador ou superiores devem ter sido compartilhados com você.
Criar um relatório de linhas
Etapa 1: crie o local do relatório
Você criará o relatório no gerador de relatório. Veja como começar.
- Selecione a guia Criar solução (ícone de adição) na barra lateral esquerda.
- Selecione o bloco Relatório e, em seguida, Relatório de linha.
- Digite um nome para o relatório, selecione “Relatório de linha” e selecione OK.
O relatório é criado na pasta Planilhas.
Etapa 2: selecione os critérios a serem incluídos no relatório
Crie o relatório usando as opções de critérios disponíveis no gerador de relatório.
Onde?
selecione o botão Onde? para selecionar as planilhas e áreas de trabalho a serem incluídas no relatório. As planilhas que você criou ou que foram compartilhadas com você estão disponíveis na lista.
Para que o relatório inclua automaticamente novas planilhas, você pode fazer referência a uma área de trabalho inteira. Quando uma nova planilha é adicionada à área de trabalho, o relatório faz referência a ela automaticamente. Para saber mais sobre áreas de trabalho, consulte Gerenciar itens em uma área de trabalho.
Tenha em mente o seguinte:
- É necessário selecionar pelo menos uma planilha, pasta ou área de trabalho em Onde? para que as outras opções (Quem?, O quê? e Quando?) fiquem disponíveis no gerador de relatório.
- Se você selecionar uma pasta, as novas planilhas adicionadas a essa pasta depois de selecioná-la não serão incluídas no relatório. Remova a pasta de Onde? e adicione-a novamente para incluir folhas recém-adicionadas.
Quem?
selecione o botão Quem? para selecionar as pessoas que você gostaria de ver no relatório (por exemplo, Atribuído a é Steve). Selecione o nome da coluna que inclui as pessoas que você deseja incluir no relatório. As colunas de lista de contatos estão disponíveis aqui para seleção. Na etapa 2 de 2, selecione os nomes das pessoas cujas tarefas você quer ver. (Para obter mais informações sobre os tipos de coluna, confira Tipos de coluna.)
Você pode tornar o relatório mais versátil selecionando Usuário atual como critério para Quem. Por exemplo, se você planeja compartilhar o relatório e deseja que a pessoa que visualiza o relatório veja as tarefas atribuídas a ela, selecione a coluna Atribuído a e, em seguida, selecione Usuário atual.
O quê?
Selecione os critérios do relatório com base nos resultados (por exemplo, % concluída igual a 1, em que 1 representa 100).
Quando?
Selecione uma data ou um intervalo de datas específico a ser exibido (por exemplo, exibir linhas em que a data de vencimento está nos próximos 7 dias). Somente as colunas de data estão disponíveis para seleção na lista.
Etapa 3: escolha quais informações aparecerão no relatório
Para escolher quais colunas da planilha aparecerão no relatório, selecione Colunas no formulário do gerador de relatório. Para organizar as colunas, você pode arrastá-las para diferentes locais da planilha. Por padrão, as colunas que você usar para os critérios do relatório serão automaticamente adicionadas ao relatório junto com a coluna principal e a coluna de nome da planilha. Você pode optar por não exibir essas colunas padrão e adicionar outras colunas selecionando os respectivos nomes.
Etapa 4: execute o relatório para visualizá-lo
Selecione Salvar para gerar o relatório.
A execução de um relatório pela primeira vez geralmente leva mais tempo para ser concluída que as execuções subsequentes.
Feche o gerador de relatório para visualizar o relatório.
O relatório exibirá 500 linhas por página. Se houver mais de 500 linhas que atendem aos critérios do relatório, utilize os botões Anterior e Próxima na parte inferior do relatório para navegar entre as páginas.
DICA: se o relatório incluir colunas de data, você poderá visualizar os dados na exibição de Gantt e na exibição em calendário. Use os botões Exibição de Gantt e Exibição em calendário na barra de ferramentas esquerda para alternar essas exibições.
Modificar um relatório existente
A partir de um relatório existente, abra o Construtor de Relatórios selecionando o botão Construtor de Relatórios na parte superior do relatório.
Para adicionar ou remover colunas no relatório, selecione um cabeçalho de coluna à direita e selecione Adicionar coluna ou Remover coluna.
Tenha em mente o seguinte ao pesquisar:
- A formatação (célula, cor da fonte, cor de fundo, texto em negrito etc.) que aparece em um relatório é baseada na formatação da planilha de origem.
- A hierarquia não é exibida nos relatórios.
- Você não pode modificar células que contêm fórmulas de um relatório.
- Recurso de dependências habilitado na planilha:
- As Datas de Término para as linhas dessa planilha não são editáveis em um relatório porque elas são calculadas automaticamente com base nas configurações de dependência. Mas é possível editar a Data de Início e a Duração da linha, para recalcular automaticamente a Data de Término.
- A Data de Início de qualquer tarefa dirigida por uma anterior não será editável em um relatório. Mas você pode alterar a data de início ou a duração da tarefa do predecessor para recalcular automaticamente as datas associadas às tarefas dependentes.
Para obter mais informações, confira o artigo da Central de Ajuda Ativar dependências e usar predecessores.
Dicas para trabalhar com critérios de relatório
Excluir critérios de relatório
A partir de um relatório existente, abra o Construtor de Relatórios selecionando o botão Construtor de Relatórios na parte superior do relatório.
Selecione um valor existente para editá-lo.
Para excluir um critério de relatório, passe o cursor sobre ele e selecione o botão de exclusão (x) que aparece à direita do critério.
Usar vários critérios
Para adicionar vários critérios a qualquer seção, selecione Quem, O quê ou Quando novamente. Por exemplo, na seção O que, você pode optar por definir critérios como Prioridade é Alta e Status é Em andamento.
Usar operadores E e Ou em seções com vários critérios
Por padrão, você verá um operador E dentro de uma seção se você tiver múltiplos critérios: isso significa que uma linha precisará atender a todos os critérios para que ela seja exibida no relatório. Selecione qualquer operador e para alterar os operadores para ou operadores. Nesse caso, basta a linha atender a um dos critérios para aparecer no relatório. Não é possível usar uma combinação dos operadores E e Ou na mesma seção.
Usar operadores E e Ou entre as seções
Por padrão, os operadores E ocorrem entre as seções Quem, O quê e Quando do Construtor de Relatórios. Você pode selecionar qualquer operador e para alterá-los para operadores Ou, mas não pode ter uma mistura de operadores E e Ou entre as seções.
Criar uma condição “Não é”
Se você quiser excluir informações de um relatório, use a caixa de seleção Excluir itens selecionados. Por exemplo, se você deseja exibir linhas para as quais uma coluna de endereço não está em branco, marque a condição está em branco e marque a caixa de seleção Excluir itens selecionados.
Solucionar problemas com relatórios
O campo Quem mostra o número errado entre parênteses
Os números entre parênteses que aparecem ao lado dos nomes dos contatos referem-se ao número de vezes que o contato aparece nas colunas de lista de contatos nas planilhas selecionadas. Se esse número não coincidir com o número de linhas gerado pelo relatório, pode ser que o nome do contato tenha sido digitado manualmente em células nas planilhas e não selecionado da lista de contatos do Smartsheet.
Para corrigir isso, abra a planilha de origem e passe o cursor sobre o nome do membro da equipe em cada célula. Se a mensagem “Adicionar informações de contato” for exibida, selecione o link e adicione um endereço de e-mail ao nome do contato. Quando você executar o relatório novamente, o número entre parênteses deverá exibir o número esperado de linhas.
O relatório compartilhado aparece em branco
Os relatórios aparecerão em branco ou parecerão ter menos informações quando outra pessoa olhar para o relatório e não forem compartilhados com as planilhas subjacentes que o relatório está analisando. Nenhum relatório oferecerá acesso a planilhas que ainda não tenham sido compartilhadas com alguém (para obter mais informações, consulte Compartilhar planilhas e relatórios).
Se a pessoa não precisar editar os dados no relatório, você poderá publicá-lo para exibi-lo em um formato somente leitura. Quando publicadas, as planilhas subjacentes não precisam ser compartilhadas para que os dados fiquem visíveis na versão publicada. Consulte Publicar um relatório.
As colunas nos relatórios aparecem em branco
Isso pode acontecer se as colunas usadas nas seções Quem, O quê ou Quando do Construtor de Relatórios tiverem seus nomes alterados na planilha subjacente. Você verá [Nome da coluna] - (coluna não encontrada) se uma configuração de coluna no gerador de relatório não estiver presente na planilha.
Para corrigir isso, atualize o gerador de relatório para indicar o nome da coluna atualizado e remova o nome antigo da coluna.