Aplica-se a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Para obter mais informações sobre os tipos de planos e os recursos incluídos, consulte a página Planos do Smartsheet.

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

  • Administrador de sistema

Descubra se esse recurso está incluído no Smartsheet Regions ou Smartsheet Gov.

Acesso à planilha e relatórios de itens publicados

Os relatórios de acesso à planilha são úteis ao realizar auditorias de rotina sobre quem pode acessar os itens e em qual nível. Esses relatórios informam a data e a hora em que cada usuário acessou um item pela última vez. Os relatórios de itens publicados ajudam a ver quais itens foram publicados e por quem.

Who can use this?

Plans:

  • Business
  • Enterprise

Permissions:

  • Administrador de sistema

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Visão geral

Há duas versões dos relatórios de acesso à planilha e itens publicados. A versão que você recebe depende da quantidade de itens do seu plano.

  • A versão alternativa, que inclui endpoints de API adicionais, estará disponível para relatórios maiores. Ela fornece dados brutos não expandidos e utiliza URLs de itens para a recuperação de informações detalhadas.
  • Os relatórios menores receberão a versão padrão.

As duas versões do relatório contêm informações variadas para melhorar a velocidade e o desempenho da geração do relatório.

Gerar relatório de acesso à planilha

  1. Entre no centro de administração.
  2. Selecione o ícone do Menu para expandir a barra lateral esquerda e depois Gerenciamento de usuários (Modelo de colaborador legado) ou Funções e relatórios de usuários (Modelo de assinatura de usuário). 
  3. Selecione Mais ações > Acesso à planilha.

  4. Verifique seu e-mail. O relatório é enviado ao e-mail associado com o login para acessar o centro de administração.

    Se o seu relatório não for gerado ou o sistema expirar, contate o suporte. Eles ajudarão você com a ativação da versão alternativa do relatório de acesso à planilha, projetada para relatórios que não foram gerados devido ao tamanho.

Versão padrão 

A versão padrão do relatório de acesso à planilha contém as seguintes informações:

  • Chave: a chave única de cada planilha na conta Smartsheet da equipe. Os usuários não conseguem visualizar essa chave. Ela pode ser útil em casos de múltiplas planilhas com o mesmo nome. 
  • Nome: os nomes das planilhas exibidos na sua sessão do Smartsheet.
  • Nome da área de trabalho: os nomes das áreas de trabalho na sua sessão do Smartsheet.
  • Proprietário: esse campo é deixado em branco intencionalmente. Os planos, não usuários individuais, são os proprietários dos itens do Smartsheet. Saiba mais sobre nosso modelo de propriedade do ativo. 
  • Compartilhado com: todos os endereços de e-mail das pessoas com acesso a planilhas compartilhadas, sejam elas colaboradores licenciados, não licenciados ou externos. 
  • Permissão compartilhado com: informa a permissão da pessoa com quem foi compartilhado (proprietário, administrador, editor [pode compartilhar], editor [não pode compartilhar]), visualizador, comentarista.
  • Data/hora da última modificação (UTC): data/hora em que a planilha foi atualizada pela última vez.
 

Versão alternativa

Para permitir implementações em larga escala desses relatórios, o Smartsheet introduziu URLs das APIs dos itens e assuntos em vez de vincular ao item ou expandir todos os detalhes do usuário/grupo. Os links diretos e os detalhes expandidos podem criar problemas de desempenho; o uso de URLs de API permite a criação e o uso eficientes do relatório.

A versão alternativa do relatório de acesso à planilha contém as seguintes colunas: 

  • URL da API do item
  • URL da API do assunto (URL da API para o usuário/grupo)
  • Tipo (tipo de item, como planilha ou área de trabalho)
  • ID do item
  • Tipo de assunto (usuário/grupo)
  • ID do assunto (ID do usuário ou grupo)
  • Compartilhado com o endereço de e-mail
  • Nome do conjunto de permissões (por exemplo, read_only)
  • ID da área de trabalho
  • Data e horário de criação (UTC)
  • Data e horário da última modificação (UTC)
  • Nome do item
Sheet access report elements

Baixar um exemplo de relatório de acesso à planilha

Acesse este link para baixar um exemplo do novo relatório de acesso à planilha:

Sheet Access Report (alternate version).csv  

Gerar um relatório de itens publicados 

  1. Entre no centro de administração.
  2. Selecione o ícone do Menu para expandir a barra lateral esquerda e depois Gerenciamento de usuários (Modelo de colaborador legado) ou Funções e relatórios de usuários (Modelo de assinatura de usuário). 
  3. Selecione Mais ações > Itens publicados.

  4. Verifique seu e-mail. O relatório é enviado ao e-mail associado com o login para acessar o centro de administração.

    Se o seu relatório não for gerado ou o sistema expirar, contate o suporte. Eles ajudarão você com a ativação da versão alternativa do relatório de itens publicados, projetada para relatórios que não foram gerados devido ao tamanho.

Versão padrão

A versão padrão do relatório de itens publicados contém as seguintes colunas:

  • Id
  • Nome
  • Tipo
  • Proprietário
  • Publicador
  • Tipo de publicação
  • Controle de acesso
  • Link de publicação
  • Data e horário da última modificação (UTC)
 

Versão alternativa

A versão alternativa do relatório de itens publicados contém as seguintes colunas:

  • ID do ativo
  • URL da API do item (para o nome do item)
  • URL da API do usuário publicador
  • Formato publicado
  • Tipo de item publicado
  • ID do e-mail do usuário publicador
  • Controle de acesso
  • Data e horário modificados
  • Nome do item publicado
Published items report elements

Baixar um exemplo de relatório de itens publicados

Acesse este link para baixar um exemplo do novo relatório de itens publicados:

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre as versões padrão e alternativa do relatório de acesso à planilha?

A principal diferença é a introdução de endpoints de API adicionais, que fornecem dados brutos não expandidos, e o uso de URLs de itens para recuperação de informações detalhadas.

Os formatos do relatório alternativo são aplicáveis à geração de relatórios no nível organizacional e no nível do usuário específico?

Sim, as atualizações se aplicam aos dois tipos de geração de relatórios.

Existe a opção de exportar o relatório no formato JSON?

Não.

Qual é a sintaxe do URL da API de item e do URL da API de assunto?

A sintaxe dos URLs da API de item é assim:

  • Para uma planilha: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
  • Para um relatório: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
  • Para um painel: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}

A sintaxe para os URLs da API de assunto é: https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} ou https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}} com base no tipo de assunto se for usuário ou grupo.

Como faço para localizar os IDs dos recursos e IDs dos assuntos?

Para encontrar o {{Resource ID}} de planilhas, relatórios ou painéis antes que o relatório de acesso à planilha seja atualizado, você pode navegar dentro Smartsheet até o ativo específico, selecionar Arquivo > Propriedades e localizar o ID do ativo. O novo relatório de acesso à planilha também contém uma coluna de ID de recurso.

Quanto aos IDs de usuário, eles não são exibidos prontamente na interface do usuário do Smartsheet, pois os endereços de e-mail servem como o identificador principal. Para obter IDs de usuário, você precisa utilizar a API Obter usuário. Este guia rápido mostra como recuperar IDs de usuário:

  1. Faça uma chamada de API para o endpoint dos usuários: https://api.smartsheet.com/2.0/users
  2. Analise a resposta para extrair IDs de usuário associados ao endereço de e-mail do usuário atual.

Para obter mais informações, confira o Portal do desenvolvedor do Smartsheet.

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