Monitorar o trabalho baseado em datas com a exibição em linha do tempo

Com a exibição em linha do tempo, você pode ver facilmente o que está acontecendo agora e o que está por vir, ajudando a equipe e as partes interessadas a manter o foco e o alinhamento em metas comuns. Essa exibição simplificada é ideal para resumir um roteiro ou proporcionar uma visão geral do portfólio de vários projetos. Ao alternar para a linha do tempo, a aparência e o layout dos controles de planilha serão diferentes e alguns recursos, como o menu de arquivos, o acesso a formulários e as automações, talvez ainda não estejam disponíveis. 

A exibição em linha do tempo permite:

• ver o trabalho baseado em datas em uma linha do tempo;
• agrupar dados em raias horizontais e filtrar para ver itens específicos;
• exibir e editar detalhes de marcos e barras;
• aumentar ou diminuir o zoom para ver mais ou menos dados;
• rolar para ver trabalhos futuros ou passados.

Quando usar a exibição em linha do tempo

Você deve usar a exibição em linha do tempo quando precisar de uma representação visual das principais datas e fases do seu projeto sem exibir detalhes desnecessários. Use a exibição em linha do tempo para:

• destacar os principais marcos e garantir que as datas e entregas essenciais fiquem destacadas;
• fornecer uma visão geral de alto nível de um projeto ou vários projetos para as partes interessadas;
• concentrar-se no gerenciamento de trabalho baseado em datas para garantir o alinhamento e a clareza.

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Você precisa ter um plano Executivo ou Empresa para usar a exibição em linha do tempo. Saiba mais sobre como atualizar seu plano.

Acessar a exibição em linha do tempo

Para alternar para a exibição em linha do tempo:

1. Navegue até a barra de ferramentas superior da planilha.
2. Selecione o alternador de layout.
3. Selecione Linha do tempo no menu suspenso.

Configurar a planilha para a exibição em linha do tempo

Se uma planilha não tiver colunas de data, a opção de linha do tempo no alternador de layout da planilha não poderá ser selecionada.

A linha do tempo está disponível em qualquer planilha com pelo menos uma coluna de data (não baseada em uma fórmula de coluna). Todos os itens com uma data fornecida aparecerão como um marco (diamante) na linha do tempo. Os itens sem data não aparecerão na exibição.

Se a planilha tiver duas ou mais colunas de data (não baseadas em uma fórmula de coluna), as duas primeiras colunas serão definidas automaticamente como a data de início e a data de término nas configurações de projeto. Todos os itens com pelo menos uma data fornecida (data de início ou de término) aparecem na linha do tempo como marcos, já os itens com duas datas fornecidas (data de início e de término) aparecem na linha do tempo como barras. Os itens sem data de início e de término não aparecem na exibição.

Se uma planilha tiver configurações de projeto estabelecidas com dependências habilitadas e colunas predecessoras/de duração definidas, a linha do tempo usará valores de duração para determinar se um item aparecerá como uma barra (duração de 1 dia ou mais) ou como um marco (duração de 0 dia).

As configurações de projeto devem ser definidas e editadas na exibição em grade. 

Editar itens da linha do tempo

A exibição em linha do tempo mostra os dados como barras (eventos que duram vários dias) ou marcos (eventos que duram zero dia). Passe o cursor sobre barras e marcos para ver o nome completo e as datas de início e término. As alterações nas barras e nos marcos feitas por outros usuários são exibidas em tempo real. 

Exibir e editar detalhes do item da linha do tempo

Clique com o botão direito e selecione Editar detalhes ou clique duas vezes nas barras ou nos marcos para ver todos os detalhes do item e editá-los conforme necessário. As alterações são salvas imediatamente.  As colunas que estão ocultas na exibição em grade não aparecem no painel de detalhes. 

Editar cores do item

A linha do tempo exibe as cores da barra de tarefas da exibição de Gantt, de cartões ou em calendário nas barras e nos marcos. A edição de cores de itens usando formatação condicional ajuda a diferenciar visualmente as tarefas com base no status ou na prioridade, facilitando a avaliação rápida da integridade do projeto e a identificação de áreas que precisam de atenção. Para editar as cores das barras e dos marcos, alterne para exibição de Gantt, em cartões ou em calendário e faça um dos seguintes itens:

• Aplique manualmente uma cor da barra de tarefas clicando com o botão direito na barra de cores.
• Aplique regras de formatação condicional, definindo especificamente a cor da barra de tarefas.

Se a planilha tiver pelo menos uma regra de formatação condicional que defina a cor da barra de tarefas, as barras da planilha que não atendem à regra de formatação condicional ficarão na cor cinza.

Editar títulos de itens

A personalização dos títulos dos itens permite que você destaque as informações mais relevantes de uma maneira que atenda às necessidades da sua equipe. Por padrão, os títulos das barras e dos marcos são extraídos da coluna principal da planilha. Você pode personalizar qual coluna é usada para definir os títulos dos itens com o botão Configurações da barra de ferramentas. Somente colunas de texto/número ou de numeração automática podem ser selecionadas. Ao alterar o título do item, essas alterações são aplicadas a todos os visualizadores da planilha. 

Você também pode definir como o título do item é exibido: totalmente visível ou resumido. Essa opção é específica do usuário e não se aplica a todos os visualizadores da planilha. Selecione o botão da barra de ferramentas e escolha uma das três opções disponíveis:

• Sem transbordamento de texto: os títulos das barras são resumidos para caber na barra e os títulos dos marcos são limitados a 20 caracteres.
• Transbordamento de texto parcial: os títulos de barras e marcos exibem apenas os primeiros 20 caracteres de texto.
• Transbordamento de texto completo: os títulos de barras e marcos podem exibir até 150 caracteres e os títulos de barras podem ultrapassar o comprimento da barra. 

Atribuir contatos a itens

Para atribuir barras e marcos aos contatos, retorne à exibição em grade, selecione Editar propriedades da coluna para a coluna de contatos e adicione os contatos à lista. Consulte Especificar contatos preferenciais em uma coluna de lista de contatos para obter mais instruções.

Usar a exibição em linha do tempo

Agrupar itens na linha do tempo

Agrupar itens em uma linha do tempo ajuda você a organizar as tarefas tematicamente em raias horizontais por responsáveis, equipes, status, região, departamento, etc. A exibição em linha do tempo pode ter até dois níveis de agrupamento. É possível agrupar os dados por qualquer coluna de lista suspensa (seleção única), lista de contatos (seleção única) ou de símbolo. Ao carregar uma planilha na exibição em linha do tempo pela primeira vez, o agrupamento é aplicado por padrão, mas você pode ajustá-lo ou removê-lo seguindo as etapas abaixo. 

Para adicionar um agrupamento:

1. Na barra de ferramentas, selecione Agrupar. 
2. Em cada lista suspensa, selecione a coluna pela qual deseja agrupar. 

O agrupamento é uma preferência específica do usuário. O Smartsheet lembra o agrupamento aplicado para cada usuário em cada linha do tempo.

Raia não categorizada

Ao aplicar o agrupamento, você pode optar por exibir ou ocultar a raia não categorizada acionando o botão Grupo da barra de ferramentas. Como em outras configurações de agrupamento, as preferências para a raia não categorizada são salvas por usuário em cada linha do tempo. 

Hierarquia de itens 

Uma seta suspensa ao lado do título do item indica se o item tem subitens na mesma raia de agrupamento. A hierarquia é respeitada na exibição em linha do tempo: um item pai aparece acima de um item filho. A ordem da pilha de barras e marcos é determinada por: (1) nível de hierarquia, (2) data de início, (3) data de término, (4) ordem de linha da grade. 

Controles de escala de tempo

A personalização da escala de tempo permite que você se concentre no período mais relevante para seu projeto, seja uma exibição diária detalhada para o planejamento de curto prazo ou uma exibição geral anual mais ampla para o planejamento estratégico. Você pode alterar a linha do tempo para exibir dias, semanas, meses, trimestres ou anos usando a lista suspensa na barra de ferramentas. Também é possível aumentar ou diminuir o zoom da linha do tempo usando os controles da barra de ferramentas e pular para hoje usando o botão Hoje.

Filtros na exibição em linha do tempo

Aplicar e gerenciar filtros na exibição em linha do tempo permite que você se concentre em tarefas ou membros da equipe específicos, ajudando a agilizar as discussões e manter a atenção em itens de alta prioridade. Os filtros aplicados na exibição de Gantt, em grade, em cartões, ou em calendário são aplicados automaticamente quando você muda para a exibição em linha do tempo e vice-versa.

Na barra de ferramentas da exibição em linha do tempo, você pode selecionar qualquer filtro existente, alternar filtros ou desativá-los. Também é possível filtrar ainda mais os dados aplicando filtros adicionais além dos que já estão salvos. Você pode salvar novos filtros e compartilhá-los conforme necessário. Para editar ou excluir filtros salvos, mude para a exibição em grade.

Anexos na exibição em linha do tempo

A centralização de anexos e comentários na exibição em linha do tempo mantém todas as informações relacionadas ao projeto em um só lugar, reduzindo a necessidade de troca de e-mails e garantindo que os membros da equipe tenham acesso fácil a documentos e discussões essenciais.

Para abrir o painel de anexos na exibição em linha do tempo, selecione o ícone de clipe de papel na barra de ferramentas ou ao passar o mouse sobre um item de linha do tempo individual. No painel, selecione Adicionar para carregar um anexo do computador ou de um URL. Também é possível arrastar e soltar arquivos no painel de anexos.

Você pode usar o menu suspenso para exibir os anexos do item específico da linha do tempo ou da planilha inteira. Use o menu de ações para abrir o anexo em uma nova guia, baixar o arquivo, editar a descrição, renomear o arquivo, carregar uma nova versão, visualizar o histórico de versões ou excluir o anexo. 

Compartilhar sua linha do tempo

O compartilhamento da sua linha do tempo garante que os colaboradores estejam sempre atualizados com a exibição mais relevante do projeto, o que estimula uma melhor comunicação, transparência e alinhamento dentro da equipe. Você pode compartilhar sua planilha com os colaboradores diretamente da exibição em linha do tempo. Também é possível definir a linha do tempo como uma exibição padrão com um filtro específico aplicado 

1. Na planilha, selecione Compartilhar no canto superior direito. 
2. Insira qualquer pessoa ou grupos conforme necessário. 
3. Selecione Editar ao lado de Exibição padrão. 
   1. No menu suspenso Filtro, adicione um filtro, se necessário.
   2. No menu suspenso Exibição, selecione Exibição em linha do tempo.
   3. Selecione Salvar.
4. Selecione Compartilhar ou Copiar link

Colaborar com outras pessoas

Você pode comentar em itens individuais da linha do tempo ou na planilha como um todo. Passe o cursor sobre o item da linha do tempo e selecione o ícone de comentário na parte inferior do menu suspenso para abrir o painel de conversa desse item específico. Use a opção suspensa para selecionar Tudo e alternar para ver os comentários de toda a planilha. Adicione comentários e marque outros usuários para colaborar nos itens. 

Você pode ver as alterações feitas por outros usuários, como itens recém-criados, atualizados e excluídos, na exibição em linha do tempo à medida que elas acontecem em tempo real. Os outros usuários que visualizam ou editam a planilha ficam listados no canto superior direito. Passe o cursor sobre a foto da conta para ver as informações de contato.

Os usuários que visualizam a planilha na exibição em linha do tempo podem ver todos os outros usuários, independentemente da exibição que estão usando. Os usuários que visualizam a planilha no modo de exibição de Gantt, em grade, em cartão ou em calendário não podem ver os usuários que visualizam a planilha no modo de exibição em linha do tempo. 

Limitações da exibição em linha do tempo

A exibição em linha do tempo não está disponível no momento em relatórios, painéis ou WorkApps. No entanto, ela está em desenvolvimento e novas funcionalidades continuarão sendo introduzidas ao longo do tempo. Seu feedback pode nos ajudar a melhorar esse produto. Compartilhe seu feedback conosco diretamente usando o formulário de feedback do produto.