Criar um fluxo de trabalho de download no Data Shuttle

Noções básicas sobre fluxos de trabalho de download do Data Shuttle

Quando você usa um fluxo de trabalho de download, ele extrai dados de uma planilha do Smartsheet, converte-os em um arquivo do Excel ou CSV e, em seguida, envia-os como um anexo para:

• uma planilha do Smartsheet; 

• OneDrive; 

• SharePoint; 

• Google Drive; 

• Box

Para transferir arquivos do Smartsheet ou do Excel para o Google Drive, um usuário do Smartsheet no plano precisa ter acesso de editor ao arquivo. 

O Data Shuttle não é compatível com a extensão de arquivos clássicos do Excel (XLS). Para obter informações sobre a compatibilidade do navegador, confira Requisitos do sistema e diretrizes para usar o Smartsheet.

Pré-requisitos

Para usar o Data Shuttle, você precisa:

• ter permissões de proprietário, administrador ou editor na planilha de destino;
• ter as permissões de aplicativo premium do Data Shuttle habilitadas no gerenciamento de usuários pelo administrador de sistema do Smartsheet.

Etapa 1: criar um fluxo de trabalho de download

1. Navegue até datashuttle.smartsheet.com e digite seu e-mail e senha para fazer login. Se você não tiver uma conta do Data Shuttle, precisará criar uma na página de login.
2. Na barra de menu superior, selecione Conexões.
3. Selecione Criar fluxo de trabalho ou Gerenciar fluxo de trabalho. 
4. No Data Shuttle, selecione Fazer download de dados na barra de navegação à esquerda.
5. Selecione Avançar.

Copiar um fluxo de trabalho existente

Você pode economizar tempo copiando e editando um fluxo de trabalho existente para fazer um novo.

1. Acesse a guia em que o fluxo de trabalho se encontra.
2. Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho. 
3. Selecione  Brandfolder Image . 
4. Selecione Criar uma cópia.

Depois de criar uma cópia do fluxo de trabalho, você poderá editá-la.

Editar um fluxo de trabalho

1. Passe o cursor sobre a linha do fluxo de trabalho.
2. Selecione  Brandfolder Image . 
3. Selecione Editar fluxo de trabalho.

Etapa 2: selecionar uma planilha de origem

• Na guia Origem, selecione a planilha de origem. Em seguida, selecione Avançar.

Etapa 3: selecionar um destino 

Seu destino é o local para onde os dados serão enviados. Leve em consideração o seguinte:

• Se você usa anexos do Smartsheet como destino, pode usar a mesma planilha ou uma planilha diferente da origem. Se você fizer o download para um aplicativo externo, certifique-se de entrar primeiro.
• O Data Shuttle remove a extensão do arquivo no processo de download. Renomeie o arquivo ou abra-o em um aplicativo externo. Em seguida, salve-o para anexar a extensão novamente.

• Nunca defina o arquivo de destino do download e o arquivo de origem do carregamento como o mesmo. 

   

Para selecionar o destino

1. Na guia Destino, selecione o local de destino:
   • Anexo do Smartsheet: selecione o item do Smartsheet ao qual você deseja anexar o arquivo.
   • Aplicativo de terceiros: se você escolher uma das opções abaixo, precisará fazer login e selecionar a pasta em que deseja colocar o arquivo de download.
     • OneDrive; 
     • Google Drive;
     • Box.
2. Preencha os campos a seguir:
   • Nome do arquivo exportado: atribua um nome ao arquivo de download.
   • Tipo do arquivo exportado: escolha CSV ou Excel.
3. Selecione Avançar.

Etapa 4: configure os filtros 

Use filtros para definir quais dados o sistema deve descarregar do Smartsheet e levar para sua unidade externa. Por exemplo, você pode criar um filtro para o download de linhas com o valor “Em andamento” na coluna Status. Também pode usar filtros ao trabalhar com grandes conjuntos de dados em que você só precisa compartilhar parte deles.

Os filtros fazem distinção entre letras maiúsculas e minúsculas. Digite as palavras exatamente como aparecem no arquivo.

Para configurar filtros

1. Na guia Filtrar, selecione Adicionar outro filtro.
2. Na configuração de filtro, selecione uma coluna de entrada, um operador de comparação (por exemplo, é igual a ou contém) e o valor.
3. Depois, na caixa Lógica do filtro, conecte cada filtro ao operador AND ou OR. 
   • Para definir os relacionamentos entre os filtros, use os IDs de filtro (o número ao lado de cada filtro).
4. Selecione Avançar.

Pelo menos uma linha da planilha de origem precisa atender aos critérios de filtro. Caso contrário, o Data Shuttle não gera um arquivo CSV.

Definir uma lógica de filtro mais complexa

Você pode definir uma lógica de filtro mais complexa usando parênteses junto com o operador AND ou OR. 

• Por exemplo: (1 AND 2) OR 3 combina operadores lógicos para incluir todos os dados em que (Departamento = "Serviços" AND Tamanho do widget = "Grande") OR Departamento = "Marketing".

  Nesse exemplo, serão incluídos no download somente widgets grandes do departamento de serviços e todos os widgets de marketing.

Etapa 5: mapear as colunas entre os dois sistemas 

As colunas do Smartsheet são preenchidas previamente. Você seleciona as colunas do arquivo de download.

Para mapear uma coluna manualmente

1. Na seção Coluna da planilha, escolha as colunas da planilha que você deseja que correspondam às colunas do arquivo de download. 
2. (Opcional) Para organizar as colunas, passe o cursor sobre a coluna do arquivo de download/da planilha. Depois, selecione o ícone de seta. Se não quiser mapear todos os campos, passe o cursor sobre a coluna do arquivo de download/da planilha. Em seguida, selecione  Brandfolder Image  .
3. Quando terminar de mapear os campos, selecione Avançar.

Você pode adicionar, renomear ou remover colunas nessa etapa. Entretanto, as alterações podem afetar as automações dependentes. Se um erro for acionado devido à renomeação da coluna, volte para o nome original ou atualize a automação para se referir ao novo nome. Você só pode remover as colunas que adicionou durante esta ação de mapeamento do fluxo de trabalho.

Se forem feitas alterações na planilha original, use o botão Atualizar para atualizar o mapeamento. No entanto, isso substitui as alterações manuais; portanto, verifique se as colunas estão mapeadas corretamente.

Etapa 6: agende o fluxo de trabalho

Agende o fluxo de trabalho para execução automática ou execute-o manualmente.

O Data Shuttle usa o fuso horário GMT. Ele não segue suas preferências de fuso horário com base no aplicativo Smartsheet.

Para executar o fluxo de trabalho automaticamente

1. Na guia Opções de execução, ative a opção Executar com base em agendamento. 
2. Para configurar um cronograma, preencha os campos a seguir:
   • Dias da semana: dias em que você deseja que o fluxo de trabalho seja executado 
   • Horário de início: horário em que você deseja que a execução do fluxo de trabalho inicie.
   • Executar a cada: frequência em que você deseja que o fluxo de trabalho seja executado (a cada 15 minutos, por exemplo).
   • Horário de término: horário em que você deseja que a execução do fluxo de trabalho termine.
3. Depois de configurar o cronograma, selecione Avançar. 

Recomenda-se um intervalo superior a 6 horas entre as execuções agendadas. Execuções mais frequentes podem:

• gerar um número muito alto de gravações na fonte na nuvem;
• criar várias versões, dificultando a distinção entre elas;
• causar erros quando o fluxo de trabalho tentar acessar os arquivos em uso.

Executar manualmente

Se não quiser configurar um cronograma para o fluxo de trabalho, você poderá executá-lo a qualquer momento.

Para executar o fluxo de trabalho manualmente: 

• Acesse o local em que o fluxo de trabalho está e selecione Executar.

Etapa 7: publique o novo fluxo de trabalho

Insira um nome para o fluxo de trabalho e selecione Publicar. Você pode acessar o fluxo de trabalho a qualquer momento para executá-lo, editá-lo ou excluí-lo.