Resource Management の統合と API

Resource Management API を使用すると、Resource Management データベースにデータを取得して追加できます。

API を使用するには、チームの誰かが統合用のコードを作成する必要があります。または、統合を誰かに依頼することも可能です。

技術的な詳細をお探しですか？Smartsheet の API ドキュメントをお読みください。

Resource Management へのデータの取り込みまたは取り出しを行うその他の方法については、以下を参照してください。

• Zapier

• QuickBooks へエクスポート

• カレンダーのサブスクリプション

Zapier は、Resource Management を他の何千ものアプリケーションと接続できる人気のあるサードパーティ ツールで、時間を節約し、データを正確かつ最新の状態に保ちます。Zapier を使用すると、コードを 1 行も参照することなく、ワークフロー内の他のツールと Resource Management を接続できます。

Resource Management には、Zapier を使用した複数のアクションとトリガーがあります。これにより、Resource Management と他のアプリケーションとの間で情報を送受信できます。Zapier を参照して、Resource Management から組織のワークフローにマッピングできる内容を確認します。

Zapier の Action (アクション) と Trigger (トリガー)

Action は、Resource Management に データを書き込むのに使用されます。Resource Management で何かが起こった場合、Trigger は他のツールにデータを送信します。

Action と Trigger の例:

• Salesforce でリードが変換されたときにプロジェクトを作成する

• 新しい Harvest タイムシートから Resource Management の時間エントリを作成する

• CRM ツールに新しいチーム メンバーを追加する際に Resource Management ユーザーを設定する

• 割り当てが更新されたときに Slack 通知を送信する

• 新しいプロジェクトが作成されたときに Trello ボードを作成する

• 新しいプロジェクトにスタッフが配置されたら、Google カレンダーまたは Outlook カレンダーを更新する

Action を Trigger に接続すると、「zap (ザップ)」を受け取ります。Zap は 2 つのステップで行うことができますが、ニーズに応じて Zap に複雑さのレベルを追加できます。

Smartsheet はお客様にアイデアを与えるためにいくつかの Zap テンプレートをご用意しましたが、これはあくまで参照用です。

詳細については弊社にご連絡ください。Zapier と Resource Management を使用して業務ワークフローを合理化する方法について詳しく知りたい場合は、お問い合わせください。

API を使用する開発者の皆様は、API ドキュメントにて詳細をご確認ください。

統合オプションに関するご質問があればお寄せください。より実践的なサポートが必要な場合は、アカウント担当者にお問い合わせの上、コンサルティング サービス チームによる開発サポートについてご相談ください。

注意事項

• お試し版では、API アクセスは無効です。有効化をご希望の場合は、CSM までご連絡ください。
• アカウント所有者は、API トークンを非表示にして、閲覧できるリソース管理者を選択できます。アカウント設定で API トークンが表示されていない場合は、アカウント所有者に連絡してください。 

お困りの際は、サポートまでご連絡ください。

カレンダーのサブスクリプションは、Resource Management からカレンダーへの一方向の同期を行います。カレンダーで行った変更は、Resource Management には反映されません。

サブスクリプション URL には、過去 7 日間から 30 日間の割り当てがカレンダーに自動的に入力されます。

割り当てがカレンダーに入力されると、カレンダーの時間をブロックしない、プライベートな終日のイベントとしてカレンダーに入力されます。カレンダー イベントには、Resource Management の次の情報が含まれます。

• プロジェクト名
• フェーズ名
• 割り当て (作業アイテム) 名
• 割り当ての日付
• クライアント名
• 割り当て
• 割り当ての説明
• 割り当てられたサブタスクの数 (完了済み、残り、合計)

カレンダーのサブスクリプションを有効にする

注: カレンダーのサブスクリプションを有効にするには、リソース管理者である必要があります。

1. 右上の [設定] ボタンを選択します。

2. ドロップダウン リストから [アカウント設定] を選択します。

3. [アカウント設定] ページの一番下までスクロールして、カレンダーのサブスクリプションを有効または無効にするオプションを見つけます。 

リソース管理者がアカウントのカレンダーのサブスクリプションを有効にすると、チーム メンバーは個別にカレンダーのサブスクリプションを有効にすることができます。

1. 右上の [設定] ボタンを選択します。

2. ドロップダウン リストから [個人設定] を選択します。 

3. [有効] ボタンをクリックすると、カレンダー サブスクリプション用 URL が生成されます。

チーム メンバーはこの URL を使用して、Resource Management の割り当てを Google カレンダー、Outlook.com、Apple iCloud などのカレンダー クライアントと自動的に同期できます。URL はパブリックです。このリンクをほかのユーザーと共有すると、Resource Management の割り当てを表示できます。アクセス権を持たないユーザーとこのリンクを誤って共有してしまった場合は、[URL をリセットする] ボタンをクリックすると簡単に新しいリンクを生成できます。URL をリセットする場合は、新しい URL を使用して所望のクライアントを再接続する必要があります。

所望のカレンダーにカレンダーのサブスクリプションを追加する

Resource Management のカレンダーのサブスクリプションを個人カレンダーに追加するには、サブスクリプション URL をコピーし、カレンダー クライアント用に以下の手順を実行します。

• Google カレンダー (注: Google カレンダーに変更が表示されるまで最大 12 時間かかる場合があります)
• iCloud (Apple カレンダー)
• Outlook

レポートの作成

エクスポートするデータを含むレポートを作成します。たとえば、「10 月の請求書発行」というタイトルでレポートを作成でき、必要に応じて設定をカスタマイズできます。プロジェクト、フェーズ、休暇、または QuickBooks で使用したいデータに関するレポートを作成してエクスポートできます。

画面上部の [分析] をクリックし、次の設定を適用します。

• ビュー: 時間
• 時間枠: カスタム日付範囲 (10 月 1 日 ～ 10 月 31 日)
• 最初のグループ化: プロジェクト (この時間枠のすべてのプロジェクトを表示)
• 次のグループ化: チーム メンバー (この時間枠内における社内全員のすべての勤務時間を表示します)。

レポートを個人のページや分析ページに保存して、今後簡単にアクセスできるようにします。

データのエクスポート

右上の [エクスポート] > [QuickBooks 用に時間エントリをエクスポートする] を選択します。これにより、すべての Resource Management データを含む QuickBooks 固有のファイル (.IIF ファイル) が保存されます。このファイルを見つけやすい場所に保存します。

QuickBooks を開く

1. QuickBooks を開きます。システムにすべての従業員とその請求レートが登録されていることを確認してください。これは、会計と給与計算に QuickBooks を使用している場合にすでに設定されている可能性があります。
2. [ファイル] > [ユーティリティ] > [インポート] > [.IIF ファイルのインポート] の順に移動します。
3. 請求するプロジェクトを選択します。ページ下部の [請求書の作成] をクリックします。 
4. 請求書は、QuickBooks で設定された請求レートを引き出し、Resource Management に記録された時間に合わせる必要があります。
    

QuickBooks データ マッピング

Resource Management からダウンロードした .IFF ファイルを QuickBooks にインポートする際、別途書式設定は必要ありません。ただし、QuickBooks と Resource Management の間のデータが適切に一致していることを確認し、データ フィールドが QuickBooks にマッピングされている場所を把握しておくようにしてください。

すべてのアイテムのスペルとスペースは、2 つのシステム間で完全に一致させる必要があります。

QuickBooks データは、次のように Resource Management にマッピングされます。

• Quickbooks: 顧客 = Resource Management: クライアント
• Quickbooks: ジョブ = Resource Management: プロジェクト
• Quickbooks: 従業員 = Resource Management: ユーザー
• Quickbooks: サービス アイテムまたはアイテム = Resource Management: タスク カテゴリ
• Quickbooks: メモまたは説明 = Resource Management: メモ
• Quickbooks: レート = Resource Management: 請求レート

統合には複数のソリューションがあります。ここでは、各方法の機能、実装の課題、コストの内訳をご紹介します。

エクスポート

このオプションは、Resource Management からデータを取り出したい場合に使用します。.CSV にエクスポートすることで、データ セットを Excel またはその他のスプレッドシート プログラムに取り込むことができます。

レポートからデータをエクスポートする方法をご覧ください。

Zapier

Zapier は、使いやすいポイント アンド クリック インターフェイスを通じて、完全な API のサブセットを提供します。Zapier を使用する場合、ソフトウェア エンジニアが統合用のカスタム コードを作成する必要がないため、API を使用するよりもコストが安く、より速く実行できる場合があります。Zapier では弊社の API で可能な堅牢な統合は許可されていませんが、プロジェクトの作成や割り当ての追加などのツール間のシンプルなアクションに最適です。

統合しようとしているアプリケーションが Zapier プラットフォームに接続されていない可能性があります。この種の統合を行う前に、Zapier の Web サイトをご確認ください。また、使用状況によっては、Zapier サービスの毎月のサブスクリプションが必要な場合があります。

API

これは、最も堅牢で柔軟性があり、実装が困難なソリューションです。このオプションには、最も多くの統合機能がありますが、効果的に実装するには Web 開発スキルが必要です。

統合方法の比較

このグラフは、Web サイトと比較した場合の、各統合方法の機能の概要と比較を示しています。

• 100 パーセント: すべての機能を利用可能
• 一部: 全機能のサブセットを提供。詳細については、ドキュメント全文をご参照ください。
• 読み取り専用: レコードの表示のみ可能