共有、フィルタリング、エクスポート、稼働率の計算、成立確率の予測などの詳細レポート機能について学習します。
Resource Management のレポートを共有する
有効な Resource Management ログインと適切な権限レベルを持つユーザーのみが共有レポートを表示できます。
- シートの右上隅にある [共有] を選択します。
- ポップアップから URL をコピー/貼り付けし、チーム メンバーにメッセージを送ります。チームはこのリンクからレポートに移動できます。
レポートを削除するには、レポート名にカーソルを合わせ、削除アイコンを選択します。
詳細レポート
組織でビジネスまたはエンタープライズの Smartsheet プランを利用し、Smartsheet 認証を使用している場合は、詳細レポートを作成することで、レポートのデータをさらに分析し、Smartsheet で共有することができます。また、Smartsheet のライセンス ユーザー (旧共同作業者モデル) またはメンバー (ユーザー サブスクリプション モデル) のいずれかである必要があります。
関連する Smartsheet のシート、レポート、ダッシュボード、またはワークスペースを、Resource Management ライセンスを持たない Smartsheet プランのユーザーを含む、必要な共同作業者と共有できます。
レポートからデータをエクスポートする
レポート データは、[エクスポート] メニューまたは [元のデータをリクエストする] の 2 つの方法でエクスポートできます。
[エクスポート] メニューを使用する場合:
- レポートを作成します。
- レポートの右上隅にある [エクスポート] を選択します。
- ファイルの形式を選択します。
電子メールを使用する場合:
電子メールで送信される CSV リンクは、Resource Management のレポート サイズ制限の対象ではないため、他のツールで高度な分析を行うために大規模なデータセットをエクスポートする方法として優れています。
[元のデータをリクエストする] は、利用状況レポートでは使用できません。
- レポートを作成します。
- [レポートの実行] の横にある [元のデータをリクエストする] を選択します。
CSV ファイルの準備が整うと、Resource Management アカウントに関連付けられているメール アドレスに、CSV ファイルをダウンロードするためのリンクが記載された電子メールが届きます。レポートの範囲やシステムの負荷によっては、電子メールが届くまでに最大 24 時間かかる場合があります。
詳細レポート
組織でビジネスまたはエンタープライズの Smartsheet プランを利用し、Smartsheet 認証を使用している場合は、詳細レポートを作成することで、レポートのデータをさらに分析し、Smartsheet で共有することができます。詳細レポートを作成することで、Smartsheet のエコシステムにデータを保存し、高度な分析を実行したり、データを操作したりすることができます。レポート データを Smartsheet に保存すると、Bridge、Data Shuttle、DataMesh など、Smartsheet の高度な機能を使用できます。
ピボット テーブル レポート設定
まず、レポートを作成し、データを .csv ファイルとしてエクスポートします。
ここでは、得られたデータをもとにピボット テーブルを作成する際に役立つ便利なレポートをいくつかご紹介します。
クライアントとプロジェクトの予算の概要
- ビュー: 予算: 金額
- 時間枠: 過去 90 日間と今後 90 日間
- 最初のグループ化: クライアント
- 次のグループ化: プロジェクト
- 表示: プロジェクト タイプ: 確定
先月の請求可能な稼働率
- ビュー: 時間と料金: 時間と金額
- 時間枠: 先月
- 最初のグループ化: 分野
- 次のグループ化: チーム メンバー
- 表示: プロジェクト タイプ: 確定
まず、利用可能な合計時間を計算します。これは、先月の総稼働日に各人の 1 日の稼働時間を掛けた値です。次に、請求可能な合計時間を計算します。稼働率とは、請求可能な作業に費やされた合計時間の割合です。
個々のプロジェクト予算レポート
- ビュー: 時間と料金
- 時間枠: カスタム日付範囲: プロジェクト期間
- 最初のグループ化: フェーズ
- 次のグループ化: チーム メンバー
- 表示: プロジェクトの名前とクライアント
ユーザーとプロジェクトのカスタム フィールドを追加する
ユーザー用のカスタム フィールドでは、プロファイルにスキル、認定、マネージャー、組織構造などのプロパティを追加できます。プロジェクトの場合は、カスタム フィールドを使用してビジネス固有の基準をプロジェクトに追加し、ポートフォリオ編集者、プロジェクトの優先度、終了の可能性、ビジネス ユニット、 プロジェクト ID、場所などのプロパティを指定します。
Resource Management を他のビジネス ツールやシステムと統合する場合は、他のツールで使用されているのと同じタグや識別子を使用してカスタム フィールドを追加します。
プロジェクトとユーザーは、複数のカスタム フィールドを持つことができます。スケジュール、プロジェクト ポートフォリオ ページ、または レポート でフィールドをフィルターできます。
カスタム フィールドを作成する
カスタム フィールドを追加できるのは、リソース管理者のみです。
- 右上の [設定] を選択します。
- ドロップダウン リストから [アカウント設定] を選択します。
- 左のナビゲーション メニューから [プロジェクト カスタム フィールド] または [ユーザー カスタム フィールド] を選択します。
- [追加] を選択し、次の情報を入力します。
- フィールド名: カスタム フィールドとそのフィルターの表示名。
- フィールドの説明: このカスタム フィールドの使用方法を説明します (任意)。
- フィールド タイプ: テキスト フィールド、ドロップダウン メニュー、または複数選択ドロップダウン メニューを選択します。ドロップダウン メニューと複数選択ドロップダウン メニューを使用すると、表示されるオプションを指定できます。
- 既定値: 新しいプロジェクトやユーザー向けにこのフィールドに事前入力される値。この値を既存の割り当てに入力するには、[既存のすべてのプロジェクト/ユーザーに既定値を適用する] を選択します。
- このフィールドをどのように使用しますか?: この値が必要かどうかを判断します。
- プロジェクトページまたは個人ページに表示
- アカウント全体のフィルター オプションと、スケジュール内のユーザー ビューの表示オプション
- 管理者のみが編集可能 (ユーザー カスタム フィールドのみ)
- [保存] を選択してカスタム フィールドを作成します。新しいフィールドは、必要に応じて、既定値を持つすべてのプロジェクトまたはユーザーに表示されます。リソース管理者とポートフォリオ編集者は、必要に応じて、プロジェクト設定またはプロファイル設定のカスタム フィールドを編集できます。
カスタム フィールドの更新
[アカウント設定] でカスタム フィールドを更新すると、そのフィールドを使用しているすべてのプロジェクトとユーザーに更新が表示されます。
[アカウント設定] からカスタム フィールドを削除した場合、プロジェクトまたはユーザーはその設定内でその値を保持します。少なくとも 1 人のプロジェクトまたはユーザーがその値を設定に関連付けている限り、そのオプションはスケジュールとレポートのフィルター オプションに表示されます。
フィルター
レポートでカスタム フィールドをフィルターすると、データ セット内の特定のアイテムを表示できます。たとえば、優先度の高いプロジェクトや特定のポートフォリオ編集者に属するプロジェクトをフィルターできます。複数のフィルターを適用できます。グループ化したデータで使用できるフィルターのみが表示されます。