マイ Smartsheet 連絡先リストで連絡先を管理する

連絡先を管理する方法の 1 つは、マイ Smartsheet 連絡先リストを利用することです。マイ Smartsheet 連絡先リストとは、Smartsheet で共同作業するチーム メンバーのメール アドレスを保存できる、Smartsheet タスクのクラウド ディレクトリのようなものです。

マイ Smartsheet 連絡先リストの連絡先を表示するには、ナビゲーション バーで [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順に選択します。

あなたの Smartsheet 連絡先を閲覧できるユーザー

あなたのマイ Smartsheet 連絡先リストは非公開のため、閲覧できるのはあなただけです。しかし、連絡先に登録されているユーザーにタスクを割り当てたり、シートを共有したりする場合、そのユーザーのメール アドレスは該当するシートにアクセスするその他のユーザーに表示されます。

はじめる前に: .csv ファイルのフォーマットを設定する

Outlook、Hotmail、AOL から連絡先をインポートする場合は、連絡先を .csv ファイルにエクスポートします。次に、エクスポートした .csv ファイルに「First Name」(名)、「Last Name」(姓)、「Email Address」(メール アドレス) の各列を追加します。誤字がないようにしてください。誤字があると正しくインポートされません。

.csv ファイルのフォーマット例をご紹介します。

First Name	Last Name	Email Address
花子	鈴木	hanako.suzuki@smartsheet.com
一郎	山田	ichiro.yamada@smartsheet.com
二郎	佐藤	jiro.sato@smartsheet.com

連絡先の数に制限はありませんが、一度にインポートできるのは 1,000 件までです。

マイ Smartsheet 連絡先に連絡先を追加する

連絡先の一括インポート

1. ナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順に選択します。 
2. [連絡先のインポート] を選択します。 
3. 次のオプションのいずれかを選択し、それぞれの手順に従います。

• .csv (Outlook や Yahoo など)
  1. .csv ファイルを選択し、[続行] を選択します。
  2. Smartsheet にインポートする連絡先を選択し、[インポート] を選択します。
• vcf (vCard ファイル)
  • vCard ファイルを選択し、[続行] を選択して、次に [インポート] を選択します。

連絡先を個別に追加する

1. ナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順に選択します。
2. [追加] を選択します。
3. 連絡先の名前とメール アドレスを入力します。
4. [OK] を選択します。

Smartsheet アイテムの共有時に個々の連絡先を追加する

メール アドレスを入力して Smartsheet のアイテムを共有すると、メール アドレスがマイ Smartsheet 連絡先リストに自動的に追加されます。 

メール アドレスと名前を関連付けるには、以下の手順に従います。

• [マイ Smartsheet 連絡先] フォームで連絡先を編集します。または
• [シートの共有] フォームまたは [レポートの共有] フォームの場合は、[連絡先の選択] フォームから連絡先をリストに追加します。
  1. [共同作業者の招待] フィールドで、[連絡先の選択] アイコンを選択します。 
  2. [連絡先の選択] フォームで、[新規追加] を選択します。
  3. 連絡先の名前とメール アドレスを入力し、[OK] を選択します。

連絡先の編集または削除

1. ナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順に選択します。
2. [マイ Smartsheet 連絡先] フォームで、編集/削除したい連絡先を右クリックします。 
3. 次のオプションのうち 1 つを選択します。

• 連絡先の編集: メール アドレスに関連付けられている名前を入力します
• 連絡先の削除: 連絡先リストから連絡先を削除します
  • 連絡先リストで連絡先を削除/編集しても、共有されたシートのメール アドレスが削除/更新されることはありません。タスクを再度割り当てるには、「シート内の値の検索と置換」をご覧ください。

連絡先の電子メール アドレスは編集できず、名前のみを編集できます。電子メール アドレスを変更するには、ユーザーの新しい連絡先を作成する必要があります。 

マイ Smartsheet 連絡先リストから連絡先をエクスポートする

1. ナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順に選択します。 
2. [連絡先のエクスポート] > [.csv] の順に選択します。

マイ Smartsheet 連絡先リストの連絡先は、コンピューターにダウンロードしたファイルの保存先に .csv ファイルとしてエクスポートされます。

連絡先を使用する際のヒントとベスト プラクティス

• セルに入力したときに表示される連絡先を管理できます。

• Smartsheet 連絡先リスト全体から連絡先を使用するには、「連絡先リスト」列のセルに連絡先名を入力します。入力を開始すると、連絡先リストに検索結果が表示されます。 
   

  現時点では、ほかのシートの連絡先リストの内容を使用する方法はありません。

• ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのグループ管理者は、連絡先をグループに整理できます。この方法により、複数の人に情報を共有したり送信したりすることが容易になります。
• 連絡先リスト列でタスクの割り当てを行うと、連絡先として選択した名前が表示されます。しかし、[共有] リストなどほかのエリアでは、該当するユーザーの Smartsheet アカウントの名前が表示されます。