行の移動アクションを実行するためのベストプラクティス

行の移動アクションを実行する場合に、知っておくと便利な操作とベストプラクティスがあります。

ワークフローをよりスマートに

特定のトリガーを使用し、条件付きパスを定義して、各ワークフローの効率を高めます。

トリガー条件は正確に指定します

特定の変更が行われた場合、ある日付に達した場合、または定期的に、行を別のシートに移動できます。 この条件を制御する方法については、「トリガー ブロック: ワークフローをいつ実行するかを定義する」および「定期的な自動化を使用してプロジェクトを継続的に実行する」を参照してください。

条件付きパスで実行されるアクションを制御する

ワークフローがトリガーされると、設定したさまざまな条件に基づいて、行を異なるシートに移動することができます。 たとえば、タスクにアクションの準備ができているとマークされると、ワークフローは、タスクが割り当てられている部門/部署に基づいてタスクを異なるプロジェクト シートに自動的に移動します。

条件と条件パスを追加して、満たされた条件に基づいて行を移動させる場所を制御できます。 方法については、「条件ブロック: 自動化されたワークフローで送信する内容をフィルター」を参照してください。

エラーの回避またはトラブルシューティング

行を移動すると、移動先のシートに列が追加される場合があります

移動先のシートにない元のシートの列は、自動的に追加されます。これを回避するには、列名とプロパティが元のシートと移動先のシート間で一致していることを確認してください。

新しい列が移動先のシートの右端に表示されます。

[システム] 列は同じタイプである必要があります

一方のシートの [システム] 列の名前がもう一方のシートの [システム] 列ではない列の名前と同じ場合、ワークフローは無効になり、次のメッセージが表示されます。

[システム] 列の名前が元のシートの列と同じであるため、対象シートに行を移動できません。

上記のメッセージが表示されてワークフローが無効になった場合、影響を受ける [システム] 列の名前を変更する必要があります。

元のシートと移動先シートの両方に [システム] 列がある場合、名前は一致している必要はありません。 値は、列名ではなく列タイプに基づいて移動先シートに移動されます。

シートにはサイズ制限があります

行の移動アクションによって移動先シートが最大サイズを超える場合、行はそのシートに移動されません。 (Smartsheet のサイズ制限については、「Smartsheet を使用するためのシステム要件とガイドライン」を参照してください。）

シートが行の上限に達すると、ワークフローが無効になり、次のメッセージが表示されます。

行制限に達したため、対象シートに行を移動できません。

ワークフローを再アクティブ化する前に、移動先シートの変更、行の削除、または移動先シートから別のシートへの手動による行の移動が必要になる場合があります。

行はシート所有者に代わって移動されます

アクティビティ ログで、自動的に移動された行には、[シート所有者名を挿入] の代わりに Smartsheet Automation が行を移動したことが表示されます。

移動したセル データは表示できますが、行の移動先または移動元のシートは表示できません。 ワークフローの「行の移動」アクションの設定を確認して、行の移動先のシートを決定します。

セルの履歴とアクティビティ ログの詳細については、「Smartsheet アイテムに加えられた変更を表示する」を参照してください。
無限の承認ループを防ぐため、シート間の数式またはセル リンクを含むセルでは、シートを自動的に変更する自動化アクション (行の移動、行のコピー、行のロック、行ロックの解除、承認リクエスト) をトリガーしません。 これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローの使用を検討してください。