Con un report, puoi compilare le informazioni da più fogli e mostrare solo gli elementi che soddisfano i criteri specificati.
Panoramica
Report di riga: consente di visualizzare le informazioni di riga da più fogli. Ad esempio, se desideri vedere tutte le attività che vengono assegnate a te, etichettate come alta priorità e non completate, e se vuoi vedere queste attività da più fogli, puoi farlo con un report di riga.
Un report può essere inviato, condiviso e pubblicato come un foglio. Puoi anche modificare e ordinare i dati in un report. Tieni presente che un report è diverso da un foglio perché non contiene informazioni memorizzate al suo interno. Per questo motivo, i report non sono conteggiati nel limite di fogli del tuo piano.
Il Proprietario o gli Amministratori del report possono modificare i criteri del report nel Generatore di Report.
- Per modificare i dati nelle celle del report, devi essere in condivisione nel report e nei fogli di origine con livello di autorizzazione Editor o superiore.
- Per visualizzare i dati nelle celle del report, devi essere in condivisione nel report e nei fogli di origine con livello di autorizzazione Visualizzatore o superiore.
Creare un report di riga
Passaggio 1 - Creare il contenitore del report
Il report verrà creato nel Generatore di report. Ecco originate iniziare:
- Seleziona la scheda Crea soluzione (icona più ) nella barra laterale sinistra.
- Seleziona il riquadro Report e quindi seleziona Report riga.
- Inserisci un nome per il report, seleziona “Report riga” e seleziona OK.
Il tuo nuovo report viene creato nella cartella Fogli.
Passaggio 2 - Selezionare i criteri da includere nel report
Crea il tuo report utilizzando le opzioni dei criteri disponibili nel Generatore di report.
Dove?
Seleziona il pulsante Dove? per selezionare i fogli e i workspace che desideri includere nel report. I fogli che hai creato o che sono stati condivisi con te sono disponibili in questo elenco.
Per fare in modo che il report includa automaticamente nuovi fogli, puoi fare riferimento a un intero workspace. Quando un nuovo foglio viene aggiunto al workspace, il report vi fa riferimento automaticamente. Per ulteriori informazioni sui workspace, consulta Gestire elementi in un workspace.
Tieni presente quanto segue:
- Devi selezionare almeno un foglio, una cartella o un workspace da Where? (Dove?) prima che le altre opzioni Who?, What?, e When? (Chi?, Cosa? e Quando?) siano disponibili nel Generatore di report.
- Se selezioni una cartella, i nuovi fogli aggiunti a tale cartella dopo averla selezionata non verranno inclusi nel tuo report. Rimuovi il cartella da Dove?, quindi aggiungilo nuovamente per includere i fogli appena aggiunti.
Who? (Chi?)
Seleziona il pulsante Who? (Chi?) per selezionare le persone che desideri visualizzare nel report (ad esempio, Assegnato a Stefano). Seleziona il nome della colonna che include le persone che desideri includere nel report. Le colonne con il tipo di colonna Elenco di contatti sono disponibili qui per la selezione. Nel passaggio 2 di 2, seleziona i nomi delle persone di cui desideri visualizzare le attività. (Per ulteriori informazioni sui tipi di colonna, consulta l’articolo sui Tipi di colonna).
Puoi rendere il report più versatile selezionando Utente corrente come criterio per Who (Chi). Ad esempio, se prevedi di condividere il report e desideri fare in modo che la persona che visualizza il report veda le attività assegnate, seleziona la colonna Assegnato a e quindi seleziona Utente corrente.
What? (Cosa?)
Seleziona i criteri del report su cui basare i risultati (ad esempio, % di completamento è uguale a 1, dove 1 rappresenta il 100%).
Quando?
Seleziona una data specifica o un intervallo di date da mostrare (ad esempio, visualizza le righe in cui la Data di scadenza è nei prossimi 7 giorni). Da questo elenco è possibile selezionare solo le colonne di tipo Data.
Passaggio 3 - Scegliere le informazioni che verranno visualizzate nel report
Per scegliere quali colonne del foglio devono essere visualizzate nel tuo report, seleziona Colonne nel modulo Generatore di report. Per disporre le colonne, puoi trascinarle in posizioni diverse sul foglio. Le colonne selezionate nei criteri del report vengono automaticamente aggiunte al report insieme alla colonna principale e alla colonna del nome del foglio. Puoi scegliere di non visualizzare queste colonne predefinite e puoi aggiungerne altre selezionando i nomi delle colonne.
Passaggio 4 - Eseguire il report e visualizzarlo
Seleziona Salva per generare il report.
L'esecuzione di un report per la prima volta richiede generalmente più tempo rispetto alle esecuzioni successive.
Chiudi il modulo Generatore di report per visualizzare il report.
Il report mostra 500 righe per pagina. Se più di 500 righe soddisfano i criteri del report, utilizza i pulsanti Indietro e Avanti nella parte inferiore del report per spostarti tra le pagine.
SUGGERIMENTO: se il report include colonne di date, puoi visualizzare i dati in Visualizzazione Gantt e Visualizzazione Calendario. Utilizza i pulsanti Visualizzazione Gantt e Visualizzazione Calendario sulla barra degli strumenti a sinistra per passare da una visualizzazione all’altra.
Modificare un grafico esistente
Da un report esistente, apri il Generatore di report selezionando il pulsante Generatore di report nella parte superiore del report.
Per aggiungere o rimuovere colonne nel report, seleziona con il tasto destro del mouse un’intestazione di colonna e scegli Aggiungi colonna o Elimina colonna.
Ecco alcune cose da tenere a mente in questo caso:
- La formattazione (cella, colore del carattere, colore di sfondo, testo in grassetto, ecc.) che compare nel report è basata sulla formattazione del foglio sorgente.
- Le gerarchie di righe non vengono visualizzate nei report.
- Le celle che contengono formule non possono essere modificate da un report.
- Se le dipendenze sono attivate nel foglio:
- Le Date di fine delle righe in questi fogli non possono essere modificate da un report perché sono calcolate automaticamente in base alle impostazioni di dipendenza. È invece possibile modificare la Data di inizio e la Durata nella riga, in modo da ricalcolare automaticamente la Data di fine.
- La Data di inizio di qualsiasi attività determinata da un predecessore non può essere modificata da un report. È invece possibile modificare la Data di inizio o la Durata dell'attività predecessore, in modo da ricalcolare automaticamente le date associate alle attività dipendenti.
Per ulteriori informazioni, consulta l’articolo nel Centro di assistenza Attivare le dipendenze e utilizzare i predecessori .
Suggerimenti per lavorare con i criteri del report
Eliminare i criteri del report
Da un report esistente, apri il Generatore di report selezionando il pulsante Generatore di report nella parte superiore del report.
Seleziona un valore esistente per modificarlo.
Per eliminare un criterio di report, passa il mouse su di esso e seleziona il pulsante Elimina (x) che appare a destra del criterio.
Usare criteri multipli
Per aggiungere più criteri a qualsiasi sezione, seleziona di nuovo Who (Chi), What (Cosa) o When (Quando) . Ad esempio, nella sezione What (Cosa) puoi scegliere di impostare criteri quali La priorità è Alta e Lo stato è In corso.
Usa gli operatori AND e OR in sezioni con criteri multipli
Per impostazione predefinita, se hai criteri multipli, vedrai un operatore AND all’interno di una sezione: ciò significa che una riga dovrà soddisfare tutti i criteri per poter essere visualizzata nel report. Seleziona un operatore AND qualsiasi per trasformare gli operatori in OR . In questo caso, una riga compare nel report se soddisfa almeno uno dei criteri. Non esiste un modo per utilizzare un mix di operatori AND e OR nella stessa sezione.
Usare gli operatori AND e OR tra le sezioni
Per impostazione predefinita, gli operatori AND si usano tra le sezioni Who (Chi), What (Cosa) e When (Quando) del Generatore di report. Come descritto sopra, puoi cliccare su qualsiasi operatore AND per trasformare tutti gli operatori in OR, ma non puoi avere un mix di entrambi gli operatori tra le sezioni.
Creare una condizione “Non è”
Se desideri escludere informazioni da un report, utilizza la casella di spunta Escludi le voci selezionate. Ad esempio, se desideri visualizzare le righe per le quali una colonna di indirizzi non è vuota, seleziona la condizione è vuoto e seleziona la casella di spunta Escludi le voci selezionate.
Risoluzione dei problemi con i report
Il campo Who (Chi) mostra il numero errato tra parentesi
I numeri tra parentesi che compaiono accanto ai nomi dei contatti si riferiscono al numero di volte in cui essi figurano nelle colonne Elenco contatti nei fogli selezionati. Se questo numero non corrisponde al numero di righe generate dal report, può voler dire che il nome del contatto è stato inserito manualmente nelle celle dei fogli invece di essere stato selezionato dall'elenco dei contatti di Smartsheet.
Per risolvere il problema, apri il foglio sorgente e passa il mouse sul nome del membro del team in ciascuna cella. Se viene visualizzato il messaggio “Aggiungi informazioni di contatto”, seleziona il link e aggiungi un indirizzo e-mail al nome del contatto. Quando riesegui il report, il numero tra parentesi dovrebbe mostrare il numero previsto di righe.
Il report condiviso appare vuoto
I report appaiono vuoti, o sembrano avere meno informazioni, quando qualcun altro guarda il report e non è in condivisione con i fogli sottostanti che il report sta consultando. Un report non consente l’accesso a fogli che non siano già stati condivisi con qualcuno (per ulteriori informazioni, scopri come condividere fogli e report).
Se non è necessario modificare i dati nel report, è possibile pubblicarlo per visualizzarlo in formato di sola lettura. Una volta pubblicati, non è necessario condividere i fogli sottostanti per rendere visibili i dati nella versione pubblicata. Vedi Pubblicare un report.
Le colonne nei report appaiono vuote
Ciò può verificarsi se i nomi delle colonne utilizzate nelle sezioni Who, What, o When (Chi, Cosa o Quando) del Generatore di report sono stati modificati nel foglio sottostante. Vedrai [Nome colonna] - (colonna non trovata) se una configurazione di colonna nel Generatore di report non è presente nel foglio.
Per risolvere il problema, aggiorna il Generatore di report in modo che punti al nome aggiornato della colonna e rimuovi il nome della colonna precedente.