Condividi elementi Smartsheet con persone che non hanno un account Smartsheet o che non condividono fogli sottostanti.
La pubblicazione di un foglio, di un report o di una dashboard genera un URL univoco a cui chiunque può accedere senza accedere a Smartsheet, e un codice iframe che puoi incorporare nel codice sorgente di un sito web per visualizzare il foglio o il report.
Gli elementi che pubblichi sono dinamici, pertanto i dati visualizzati sono sempre aggiornati.
Puoi interrompere la pubblicazione in qualsiasi momento. Quando lo fai, la versione pubblicata del foglio, del report o della dashboard non sarà più accessibile.
I Proprietari e gli Amministratori possono pubblicare un foglio, un report o una dashboard Gli Amministratori di sistema su piani Business e Aziendale possono limitare o disattivare la pubblicazione per tutti gli utenti dell’account. Per saperne di più sulle impostazioni dell’account globale.
L’utilizzo di questa funzione potrebbe rendere pubblici dati sensibili all’esterno della tua azienda. Per condividere un link in modo più restrittivo, utilizza le opzioni di Controllo degli accessi (descritte di seguito) oppure copia e condividi il link disponibile nella finestra delle proprietà del foglio, del report o della dashboard. Il link disponibile dalla finestra delle proprietà è sicuro e accessibile solo ai collaboratori con accesso in condivisione.
Quando pubblichi un elemento Smartsheet, puoi utilizzare il Controllo degli accessi per limitare l’accesso all’elemento.
- Disponibile a tutti tramite il link
- Crea un link che consenta a chiunque abbia accesso di visualizzare o modificare il contenuto del tuo link.
- Disponibile solo per gli utenti con lo stesso piano Smartsheet di questo elemento
- Crea un link sicuro che richieda all’utente di accedere a Smartsheet prima di poter visualizzare il contenuto sul tuo link. Solo gli utenti che sono stati aggiunti al tuo piano Smartsheet possono visualizzare il contenuto.
- Sono esclusi gli utenti senza account con cui il tuo elemento Smartsheet, o workspace in cui è archiviato l’elemento, viene condiviso. Per ulteriori informazioni, consulta l’articolo Condivisione.
I clienti con un piano Aziendale e di livello superiore hanno un’opzione aggiuntiva per il Controllo degli accessi:
- Disponibile solo per gli utenti con cui viene condiviso l’elemento
- Crea un link sicuro che richieda all’utente di accedere a Smartsheet prima di poter visualizzare il contenuto disponibile al tuo link. Solo gli utenti con cui è stato condiviso l’elemento possono accedervi, gli altri vedono una pagina di errore.
Gli utenti nel tuo piano Smartsheet includono utenti che vengono elencati come utenti attivi nel Centro dell’Amministratore del sistema. Per ulteriori informazioni, consulta l’articolo Gestione degli utenti.
Salva l’elemento prima di pubblicarlo; l’ultima visualizzazione salvata è quella pubblicata.
Pubblicare un foglio
- Seleziona Pubblica nella barra delle funzioni a destra.
- Seleziona l’indicatore scorrevole situato sotto una o più delle opzioni di pubblicazione per attivarle (portando l’indicatore su ON).
Quando porti l’indicatore scorrevole su ON, viene creato un link al foglio e si apre una finestra che ti consente di regolare ulteriormente la pubblicazione.
Esistono diverse opzioni per la pubblicazione di un foglio:
- Solo lettura - HTML: è l’opzione ottimale se desideri una visualizzazione rapida e leggera dei tuoi dati. Fornisce una visualizzazione semplice in sola lettura dei dati del foglio, senza la possibilità di passare alla visualizzazione Calendario o Gantt. Gli allegati e i commenti non sono disponibili e le righe con rientro aumentato non possono essere compresse/espanse.
- Sola lettura - versione completa: questa opzione dispone di un’interfaccia utente avanzata rispetto a Sola lettura - HTML, che consente ai lettori di aprire gli allegati e i commenti delle righe e di comprimere o espandere le gerarchie.
Utilizza le opzioni di Controllo degli accessi per controllare se il link sarà accessibile a tutti o solo agli utenti selezionati con cui è condiviso l’elemento.
Utilizza le opzioni delle Impostazioni di pubblicazione per impostare la visualizzazione predefinita su Griglia (Gantt) o Calendario. Chi consulta il foglio pubblicato può cambiare visualizzazione come preferisce. - Chiunque può modificare: questa opzione consente a chiunque di aprire il foglio e di apportare modifiche come se disponesse di autorizzazioni di condivisione di livello Editor.
Utilizza le opzioni di Controllo degli accessi per controllare se il link sarà accessibile a tutti o nello stesso piano Smartsheet dell’elemento.
Utilizza le opzioni delle Impostazioni di pubblicazione per impostare la visualizzazione predefinita su Griglia (Gantt), Cartellino o Calendario. Chi consulta il foglio pubblicato può cambiare visualizzazione come preferisce. - iCal (Calendar): questa opzione consente a chiunque di aggiungere date dal foglio al proprio calendario non Smartsheet.
- Per condividere l’URL e il codice di incorporamento del foglio, utilizza la tastiera per copiare l’URL o il codice dal foglio e incollarlo in un’e-mail o in una pagina web.
Pubblicazione dei report
Utilizza Pubblica per visualizzare un report in un formato di sola visualizzazione che consente ai visualizzatori di aprire allegati e commenti di righe, evidenziare le modifiche e stampare il report.
Per pubblicare un report:
- Seleziona Pubblica nella barra delle funzioni a destra.
- Seleziona l’indicatore scorrevole per attivare (ON) la pubblicazione. Si apre la finestra Solo lettura - versione completa - Link di pubblicazione:
- Seleziona gli attributi che desideri:
- Utilizza le opzioni di Controllo degli accessi per controllare se il link sarà accessibile a tutti o allo stesso piano Smartsheet dell’elemento.
- Utilizza le opzioni delle Impostazioni di pubblicazione per impostare la visualizzazione predefinita su Griglia (Gantt), Calendario o Cartellino. Chi consulta il foglio pubblicato può cambiare visualizzazione come preferisce.
- Per condividere l’URL e il codice di incorporamento del foglio, utilizza la tastiera per copiare l’URL o il codice dal foglio e incollarlo in un’e-mail o in una pagina web.
Il report pubblicato mostra i risultati nello stesso modo in cui sono visualizzati su Smartsheet dalla persona che lo ha pubblicato. Se l’accesso di condivisione dell’autore viene rimosso dal report, la pubblicazione verrà disattivata e il proprietario del report riceverà una notifica.
Pubblicare una dashboard
L’opzione Pubblica mostra una dashboard in un formato di sola lettura. I Visualizzatori della dashboard pubblicata potranno utilizzare le scorciatoie nella dashboard e qualsiasi interazione impostate per la dashboard.
Per pubblicare una dashboard:
- In alto a sinistra della dashboard, vai in File > Pubblica.
- Seleziona l’indicatore scorrevole per attivare (ON) la pubblicazione.
- Utilizza le opzioni di Controllo degli accessi per controllare se il link sarà accessibile a tutti o solo agli utenti sullo stesso piano Smartsheet della dashboard.
- Per condividere l’URL e il codice di incorporamento del foglio, utilizza la tastiera per copiare l’URL o il codice dal foglio e incollarlo in un’e-mail o in una pagina web.
Una dashboard pubblicata verrà aggiornata automaticamente una volta ogni 10 minuti. Non puoi personalizzare o disattivare questa funzionalità.
Interrompere la pubblicazione o modificare le opzioni di pubblicazione
- Per i fogli e i report, seleziona Pubblica nella barra delle funzioni a destra. Per le dashboard, seleziona File > Pubblica.
- Effettua una delle operazioni seguenti:
- Per disattivare la pubblicazione e interrompere l’accesso al foglio tramite i link pubblicati o il codice iFrame, seleziona l’indicatore scorrevole sotto ognuna delle opzioni di pubblicazione abilitate per disattivarle (portando l’indicatore su OFF).
- Per apportare una modifica, seleziona Ottieni link accanto all’opzione di pubblicazione che desideri modificare.