Avec un rapport, vous pouvez compiler des informations à partir de plusieurs feuilles et afficher uniquement les éléments qui répondent aux critères que vous spécifiez.
Présentation
Les rapports de ligne vous permettent d’agréger les informations de ligne à partir de plusieurs feuilles. Par exemple, si vous souhaitez afficher toutes les tâches qui vous sont affectées, étiquetées comme de priorité élevée et non terminées, et si vous souhaitez afficher ces tâches à partir de plusieurs feuilles, vous pouvez le faire avec un rapport de lignes.
Un rapport peut être envoyé, partagé et publié comme une feuille. Vous pouvez également modifier et trier les données dans un rapport. Notez qu’un rapport est différent d’une feuille, car aucune information n’y est stockée. En raison de cette différence, les états ne sont pas pris en compte dans la limite de feuille de votre plan.
Le propriétaire et les administrateurs du rapport peuvent modifier les critères du rapport dans le générateur de rapports.
- Pour modifier les données dans les cellules du rapport, le rapport et les feuilles sources doivent être partagés avec vous avec des autorisations Éditeur ou supérieures.
- Pour afficher les données dans les cellules du rapport, le rapport et les feuilles sources doivent être partagés avec vous avec des autorisations Spectateur ou supérieures.
Créer un rapport de lignes
Étape 1 : créer le conteneur de rapport
Vous créerez votre rapport dans le générateur de rapports. Voici comment procéder :
- Sélectionnez l’onglet Create solution (Créer une solution, icône plus) dans la barre latérale gauche.
- Sélectionnez la vignette Report (Rapport), puis Row Report (Rapport de lignes).
- Saisissez un nom pour votre rapport et sélectionnez « Row Report », puis OK.
Votre nouveau rapport est créé dans le dossier Feuilles.
Étape 2 : sélectionner les critères à inclure dans le rapport
Créez votre rapport à l’aide des options de critères disponibles dans le générateur de rapports.
Où ?
sélectionnez le bouton Where? (Où ?) pour sélectionner les feuilles et les espaces de travail à inclure dans le rapport. Les feuilles que vous avez créées ou qui ont été partagées avec vous sont disponibles dans cette liste.
Vous pouvez référencer un espace de travail entier pour que le rapport inclue automatiquement de nouvelles feuilles. Lorsqu’une nouvelle feuille est ajoutée à l’espace de travail, le rapport la référence automatiquement. Pour en savoir plus sur les espaces de travail, consultez l’article Gérer les éléments d’un espace de travail.
Gardez à l’esprit ce qui suit :
- Vous devez sélectionner au moins une feuille, un dossier ou un espace de travail via Where? (Où ?) avant que les autres options (Who? (Qui ?), What? (Quoi ?) et When? (Quand ?)) ne soient disponibles dans le générateur de rapports.
- Si vous sélectionnez un dossier, les nouvelles feuilles ajoutées à ce dossier après l’avoir sélectionné ne seront pas incluses dans votre rapport. Supprimez le dossier de Where? (Où ?), puis rajoutez-le pour inclure les feuilles nouvellement ajoutées.
Qui ?
Cliquez sur le bouton Who? (Qui ?) pour sélectionner les personnes à afficher dans le rapport (par exemple, « Assigned to » (Attribué à) correspond à Stéphane). Sélectionnez le nom de la colonne qui contient les personnes à inclure dans le rapport. Les colonnes de type Liste des contacts peuvent être sélectionnées à cet endroit. À l’étape 2 sur 2, sélectionnez les noms des personnes dont vous souhaitez afficher les tâches. (Pour plus d’informations sur les types de colonne, reportez-vous à la section Types de colonnes.)
Pour rendre le rapport plus polyvalent, sélectionnez Current user (Utilisateur actuel) en tant que critères pour Who? (Qui ?). Par exemple, si vous envisagez de partager le rapport et si vous souhaitez que la personne qui le consulte puisse voir les tâches qui lui sont affectées, sélectionnez la colonne Assigned To (Attribué à), puis Current user (Utilisateur actuel).
Quoi ?
Sélectionnez les critères de rapport sur lesquels baser les résultats (par exemple, % achevé est égal à 1—où 1 représente 100 % ).
Quand ?
Sélectionnez une date spécifique ou une plage de dates à afficher (par exemple, affichez les lignes dont la date d’échéance se situe dans les 7 prochains jours). Seules les colonnes de type Date peuvent être sélectionnées dans cette liste.
Étape 3 : choisir les informations qui apparaissent dans le rapport
Pour choisir les colonnes de feuille qui apparaissent dans votre rapport, sélectionnez Columns (Colonnes) dans le formulaire du générateur de rapports. Pour organiser les colonnes, vous pouvez les faire glisser vers différents emplacements de la feuille. Par défaut, les colonnes que vous utilisez pour les critères de rapport sont automatiquement ajoutées au rapport avec la colonne Principal et une colonne Nom de feuille. Vous pouvez choisir de ne pas afficher ces colonnes par défaut et d’ajouter des colonnes supplémentaires en sélectionnant les noms des colonnes.
Étape 4 : exécuter le rapport et l’afficher
Sélectionnez Save (Enregistrer) pour générer le rapport.
Notez que l’exécution d’un rapport pour la première fois prend généralement plus de temps que les exécutions suivantes.
Fermez le Générateur de rapports pour afficher le rapport.
Le rapport affiche 500 lignes par page. Si plus de 500 lignes répondent aux critères du rapport, utilisez les boutons Précédent et Suivant en bas du rapport pour vous déplacer entre les pages.
ASTUCE : si votre rapport comprend des colonnes de date, vous pouvez afficher les données en mode Gantt et en mode Agenda. Utilisez les boutons Mode Gantt et Mode Agenda dans la barre d’outils de gauche pour basculer entre ces modes.
Modifier un rapport existant
À partir d’un rapport existant, ouvrez le générateur de rapports en sélectionnant Report Builder (Générateur de rapports) en haut du rapport.
Pour ajouter ou supprimer des colonnes dans le rapport, cliquez sur un en-tête de colonne avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Add Column (Ajouter une colonne) ou Remove Column (Retirer la colonne).
Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous modifiez des rapports :
- La mise en forme (cellule, couleur de police, couleur d’arrière-plan, texte en gras, etc.) qui apparaît dans un rapport est basée sur la mise en forme dans la feuille source.
- Les hiérarchies de lignes ne s'affichent pas dans les rapports.
- Les cellules contenant des formules ne peuvent pas être modifiées à partir d'un rapport.
- Si les dépendances sont activées sur une feuille :
- Les dates de fin des lignes de cette feuille ne sont pas modifiables depuis un rapport, car elles sont calculées automatiquement en fonction des paramètres d’interdépendance. Vous pouvez en revanche modifier la date de début et la durée dans la ligne pour recalculer automatiquement la date de fin.
- La date de début de toute tâche pilotée par un prédécesseur ne sera pas modifiable à partir d’un rapport. Vous pouvez en revanche modifier la date de début ou la durée du prédécesseur pour recalculer automatiquement les dates associées aux tâches interdépendantes.
Pour plus d’informations, consultez l’article du Centre d’aide Activer les interdépendances et utiliser les prédécesseurs.
Astuces pour utiliser les critères de rapport
Supprimer des critères de rapport
À partir d’un rapport existant, ouvrez le générateur de rapports en sélectionnant Report Builder (Générateur de rapports) en haut du rapport.
Sélectionnez une valeur existante pour la modifier.
Pour supprimer un critère de rapport, passez la souris dessus et sélectionnez le bouton de suppression (x) qui apparaît à droite du critère.
Utiliser plusieurs critères
Pour ajouter plusieurs critères à une section, sélectionnez Who (Qui), What (Quoi) ou When (Quand) encore une fois. Par exemple, dans la section What (Quoi), vous pouvez choisir de définir des critères tels qu’une priorité élevée et Status is In Progress (Statut en cours).
Utiliser les opérateurs ET et OU dans les sections comportant plusieurs critères
Par défaut, vous verrez un opérateur ET dans une section si vous avez plusieurs critères : cela signifie qu’une ligne doit répondre à tous les critères pour qu’il s’affiche dans le rapport. Sélectionnez les opérateurs ET pour les remplacer par des opérateurs OU. Dans ce cas, du moment où une ligne remplit l'un des critères, elle apparaîtra dans le rapport. Il n’est pas possible d’avoir un mélange d’opérateurs ET et OU dans la même section.
Utiliser les opérateurs ET et OU dans les sections
Par défaut, les opérateurs ET apparaissent entre les sections Who (Qui), Quoi (Quoi) et When (Quand) du générateur de rapports. Vous pouvez sélectionner n’importe quel opérateur et pour les remplacer tous par des opérateurs OU, mais vous ne pouvez pas combiner les opérateurs ET et OU entre les sections.
Créer une condition « Is Not » (N’est pas)
Si vous souhaitez exclure des informations d’un rapport, cochez la case Exclude selected items (Exclure les éléments sélectionnés). Par exemple, si vous souhaitez afficher des lignes pour lesquelles une colonne d’adresse n’est pas vide, sélectionnez la condition « Is blank » (Est vide) et cochez la case Exclude selected items.
Résoudre les problèmes liés aux rapports
Le champ Who (Qui) affiche un nombre incorrect entre parenthèses
Les numéros entre parenthèses qui apparaissent en regard des noms des contacts font référence au nombre de fois que le contact apparaît dans les colonnes Liste des contacts dans les feuilles sélectionnées. Si ce nombre ne correspond pas au nombre de lignes générées par le rapport, c’est peut-être parce que le nom du contact a été tapé manuellement dans des cellules dans des feuilles au lieu d’être sélectionné dans la liste de contacts Smartsheet.
Pour corriger ce problème, ouvrez la feuille source et placez la souris sur le nom du membre de l’équipe dans chaque cellule. Si un message « Ajouter des coordonnées » apparaît, sélectionnez le lien et ajoutez une adresse e-mail au nom du contact. Lorsque vous réexécutez le rapport, le nombre entre parenthèses doit afficher le nombre de lignes attendu.
Le rapport partagé apparaît vide
Les rapports sont vides ou semblent contenir moins d’informations lorsqu’une autre personne les examine et que les feuilles sous-jacentes ciblées par le rapport ne sont pas partagées avec elle. Un rapport ne donne pas accès à des feuilles qui n’ont pas encore été partagées (pour plus d’informations, consultez l’article Partager des feuilles et des rapports).
Si la personne concernée n’a pas besoin de modifier les données du rapport, vous pouvez publier le rapport de façon à l’afficher dans un format en lecture seule. Une fois publiées, les feuilles sous-jacentes n’ont pas besoin d’être partagées pour que les données soient visibles dans la version publiée. Voir Publier un rapport.
Les colonnes des rapports sont vides
Cela peut se produire si les noms des colonnes utilisées dans les sections Who (Qui), What (Quoi) ou When (Quand) du générateur de rapports ont été modifiés dans la feuille sous-jacente. Vous verrez [Nom de la colonne] - (colonne introuvable) si une configuration de colonne dans le générateur de rapports n’est pas présente dans la feuille.
Pour corriger ce problème, actualisez le générateur de rapports pour pointer sur le nom de colonne mis à jour et supprimez l’ancien nom de colonne.