Découvrez les fonctionnalités de création de rapports avancés, notamment le partage et le filtrage, l’exportation, le calcul de la mobilisation et la prévision des probabilités de réussite.
Partager des rapports Resource Management
Seules les personnes dotées d’une connexion valide à Resource Management et de l’autorisation de partage appropriée peuvent afficher les rapports partagés.
- En haut à droite du rapport, sélectionnez Partager.
- Copiez et collez l’URL de la fenêtre contextuelle dans un message adressé aux membres de votre équipe. Votre équipe peut utiliser ce lien pour accéder au rapport.
Pour supprimer un rapport, passez la souris sur son nom, puis sélectionnez l’icône Supprimer.
Rapports avancés
Si votre organisation dispose d’un forfait Affaire ou Entreprise et utilise l’authentification Smartsheet, vous pouvez analyser et partager les données de vos rapports avec Smartsheet and créant des rapports avancés. Vous devez également être un utilisateur sous licence (ancien modèle de collaboration) ou un membre (modèle d’abonnement utilisateur) dans Smartsheet.
Vous pouvez partager les feuilles, rapports, tableaux de bord ou espaces de travail Smartsheet avec les collaborateurs nécessaires, y compris les utilisateurs de votre forfait Smartsheet qui n’ont pas de licence Resource Management.
Exporter des données des rapports
Les données des rapports peuvent être exportées de deux manières : depuis le menu Exporter ou en cliquant sur Demander les données sous-jacentes.
Depuis le menu Exporter :
- Créez un rapport.
- En haut à droite du rapport, sélectionnez Exporter.
- Sélectionnez le format de votre fichier.
Par e-mail :
Les liens CSV envoyés par e-mail ne sont pas soumis à la limite de taille de rapport de Resource Management. Ainsi, vous pouvez exporter de grands ensembles de données dans d’autres outils pour effectuer une analyse avancée.
L’option Demander les données sous-jacentes n’est pas disponible pour les rapports d’utilisation.
- Créez un rapport.
- À côté d’Exécuter le rapport, sélectionnez Demander les données sous-jacentes.
Lorsque le fichier CSV est prêt, vous recevrez une notification par e-mail (y compris un lien pour télécharger le fichier CSV) envoyée à l’adresse e-mail associée à votre compte Resource Management. Selon la portée du rapport et la charge du système, la réception de l’e-mail peut prendre jusqu’à 24 heures.
Rapports avancés
Si votre organisation dispose d’un forfait Affaire ou Entreprise et utilise l’authentification Smartsheet, vous pouvez analyser et partager les données de vos rapports avec Smartsheet and créant des rapports avancés. Les rapports avancés vous permettent de conserver vos données dans l’écosystème Smartsheet afin d’exécuter des analyses avancées et de manipuler les données. Une fois les données de vos rapports dans Smartsheet, vous pouvez utiliser Bridge, Data Shuttle, Data Mesh, ainsi que d’autres fonctionnalités avancées de Smartsheet.
Paramètres des rapports de tableaux croisés dynamiques
Créez d’abord votre rapport, puis exportez les données dans un fichier .csv.
Voici quelques rapports pratiques qui vous donneront de bonnes informations lorsque vous créerez un tableau croisé dynamique avec les données obtenues.
Vue d’ensemble du budget du client et du projet
- Vue : budget : montants
- Calendrier : derniers et prochains 90 jours
- Grouper d’abord par : client
- Grouper ensuite par : projet
- Afficher : type de projet : confirmé
Utilisation facturable du mois dernier
- Vue : temps et frais : heures et montants
- Calendrier : mois dernier
- Grouper d’abord par : discipline
- Grouper ensuite par : membre de l’équipe
- Afficher : type de projet : confirmé
Tout d’abord, calculez le nombre total d’heures disponibles. Il s’agit du nombre total de jours ouvrables pour le mois dernier multiplié par le nombre d’heures de la journée de travail de chaque personne. Calculez ensuite le total des heures facturables. L’utilisation est le pourcentage du total des heures consacrées au travail facturable.
Rapport sur le budget d’un projet individuel
- Vue : temps et frais
- Calendrier : plage de dates personnalisée : durée du projet
- Grouper d’abord par : phase
- Grouper ensuite par : membre de l’équipe
- Afficher : nom et client du projet
Ajouter des champs personnalisés pour les personnes et les projets
Les champs personnalisés des personnes permettent d’ajouter différentes propriétés aux profils, dont les compétences, les certifications, les responsables et la structure organisationnelle. Pour les projets, utilisez des champs personnalisés afin d’ajouter des critères spécifiques à vos projets et de spécifier des propriétés telles que l’éditeur de portefeuille, la priorité du projet, la probabilité de clôture, l’unité commerciale, les ID de projet et l’emplacement.
Lorsque vous intégrez Resource Management avec d’autres outils ou systèmes métier, ajoutez des champs personnalisés à l’aide des mêmes balises ou identifiants que ceux utilisés dans vos autres outils.
Les projets et les personnes peuvent avoir plusieurs champs personnalisés. Vous pouvez filtrer ces champs sur le planning, la page du portefeuille de projets ou les rapports.
Création de champs personnalisés
Seuls les administrateurs Resource Management peuvent ajouter des champs personnalisés.
- Sélectionnez Paramètres dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez Paramètres du compte dans la liste déroulante.
- Sélectionnez Champs personnalisés du projet ou Champs personnalisés des personnes dans le menu de navigation de gauche.
- Sélectionnez Ajouter, et renseignez les informations suivantes :
- Nom du champ : nom d’affichage du champ personnalisé et de ses filtres.
- Description du champ : décrit comment ce champ personnalisé doit être utilisé (facultatif).
- Type de champ : sélectionnez Champ de texte, Menu déroulant ou Menu déroulant à choix multiples. Le menu déroulant et le menu déroulant à choix multiples vous permettent de spécifier les options qui s’afficheront.
- Valeur par défaut : valeur que les nouveaux projets ou nouvelles personnes auront pré-rempli dans ce champ. Sélectionnez Appliquer la valeur par défaut aux projets/personnes existants pour que cette valeur soit utilisée dans les affectations existantes.
- Comment ce champ est-il utilisé ?Indiquez si vous souhaitez :
- Que cette valeur soit visible sur le projet ou la page personnelle
- Avoir une option de filtre dans l’ensemble du compte et une option d’affichage sur la vue des personnes dans le planning
- Que cette valeur soit modifiable uniquement par les administrateurs (champs personnalisés des personnes uniquement)
- Sélectionnez Enregistrer pour créer votre champ personnalisé. Le nouveau champ apparaîtra sur tous les projets ou personnes ayant les valeurs par défaut, le cas échéant. Les administrateurs Resource Management et les éditeurs de portefeuille peuvent modifier les champs personnalisés dans les paramètres du projet ou les paramètres de profil, selon le cas.
Mises à jour des champs personnalisés
Si vous mettez à jour un champ personnalisé dans les paramètres du compte, la mise à jour apparaîtra sur tous les projets et toutes les personnes qui utilisent le champ.
Si vous supprimez un champ personnalisé des paramètres du compte, le projet ou la personne conservera cette valeur dans ses paramètres. Tant qu’au moins un projet ou une personne a cette valeur liée à ses paramètres, l’option apparaîtra toujours dans les options de filtrage sur le planning et dans les rapports.
Filtrage
Le filtrage d’un champ personnalisé dans les rapports vous permet d’afficher des éléments spécifiques dans un ensemble de données. Par exemple, vous pouvez filtrer les projets prioritaires ou les projets appartenant à un éditeur de portefeuille particulier. Vous pouvez appliquer plusieurs filtres. Vous ne verrez que les filtres disponibles dans les données que vous avez regroupées.