Publicar una hoja, un informe o un panel

Al publicar una hoja, un informe o un panel, se genera una URL única a la que cualquier persona puede acceder sin iniciar sesión en Smartsheet y un código iFrame que puede insertar dentro del código fuente de un sitio web para mostrar la hoja o el informe.

Los elementos que publica son dinámicos, por lo que los datos que se muestran siempre están actualizados. 

Puede dejar de publicar cuando quiera. Cuando lo haga, ya no podrá acceder a la versión publicada de la hoja, el informe o el panel. 

Los propietarios y administradores pueden publicar una hoja, un informe o un panel. Los administradores del sistema en planes de negocios y empresariales pueden limitar o deshabilitar la publicación para todos los usuarios de la cuenta. Más información sobre la configuración global de la cuenta. 

Existe la posibilidad de que, al usar esta función, se expongan datos confidenciales fuera de la empresa. Para compartir un enlace de manera más limitada, use Access Control (Control de acceso) (ver a continuación) o copie y comparta el enlace que está disponible en la ventana de propiedades de la hoja, propiedades del informe o propiedades del panel. El enlace disponible desde la ventana de propiedades es seguro y solo pueden acceder a él los colaboradores con uso compartido.

Al publicar un elemento de Smartsheet, puede usar Access Control (Control de acceso) para limitar el acceso al elemento. 

• Disponible para cualquier persona que tenga el enlace
  • Crea un enlace que permitirá que toda persona que tenga acceso a este pueda ver o editar el contenido o su enlace.
• Solo disponible para usuarios con el mismo plan de Smartsheet que este elemento.
  • Crea un enlace seguro que requiere que el usuario inicie sesión en Smartsheet antes de poder ver el contenido de su enlace. Solo los usuarios que se agregaron a su plan de Smartsheet pueden ver el contenido.
  • No se incluye a los usuarios sin una cuenta con quienes se comparte su elemento de Smartsheet o un espacio de trabajo donde se almacena su elemento. Para obtener más información, consulte  Uso compartido.

Los clientes de nivel empresarial y niveles superiores tienen una opción adicional de Access Control (Control de acceso):

• Solo está disponible para los usuarios con los que se compartió el elemento
  • Crea un enlace seguro que requiere que el usuario inicie sesión en Smartsheet antes de poder ver el contenido de su enlace. Solo los usuarios con los que se haya compartido el elemento pueden acceder a este, los demás verán una página de error.

Los usuarios en su plan de Smartsheet incluyen usuarios que figuran como usuarios activos en su Centro de administración del administrador del sistema. Para obtener más información, consulte Administración de usuarios.

Guarde el elemento antes de publicarlo; la última vista guardada es la vista publicada. 

Publicar una hoja

1. Haga clic en Publish (Publicar) en la barra de funciones de la derecha.
    
2. Seleccione el control deslizante en una o más de las opciones de publicación y configúrelo en modo ON (ACTIVADO).
   
   Cuando configura el control deslizante en modoON (ACTIVADO), se crea un enlace a la hoja y aparece una ventana, lo que permite ajustar la experiencia de publicación aún más. 
   
   Las diferentes opciones para publicar una hoja son las siguientes:
    
   • Read Only - HTML (Solo lectura - HTML): Es la mejor opción si desea una vista liviana y de carga rápida de los datos de su hoja. Vista simple y de solo lectura de los datos de la hoja, sin la opción de cambiar a la vista de calendario o a la vista de Gantt. Los archivos adjuntos y los comentarios no están disponibles, y no puede contraer o colapsar las filas con sangría.
   • Read Only - Full (Solo lectura - Completo): Esta opción tiene una interfaz de usuario más enriquecida que Read Only - HTML (Solo lectura - HTML), lo que permite que los observadores abran archivos adjuntos y comentarios de la fila, y contraigan o amplíen las jerarquías.
     
     Use las opciones de Access Control (Control de acceso) para controlar si cualquier persona podrá acceder al enlace o solo los usuarios seleccionados con los que se haya compartido el elemento.
     
     Use las opciones Publish Settings (Configuración de publicación)  para configurar la vista predeterminada a Grid (Cuadrícula) (Gantt) o Calendar (Calendario). Los visitantes de la hoja publicada pueden cambiar las vistas cuando quieran.
   • Edit by Anyone (Cualquier persona edita): Esta opción habilita a cualquier persona a abrir la hoja e introducir cambios como si tuvieran  permisos de uso compartido de nivel de editor respecto de ella.
     
     Use las opciones de Access Control (Control de Acceso) para controlar si cualquier persona podrá acceder al enlace o solo los usuarios con el mismo plan de Smartsheet que este elemento.
     
     Use las opciones Publish Settings (Configuración de publicación)  para configurar la vista predeterminada a Grid (Cuadrícula) (Gantt), Card (Tarjeta) o Calendar (Calendario). Los visitantes de la hoja publicada pueden cambiar las vistas cuando quieran.
   • iCal (Calendario): Esta opción permite que cualquier persona agregue fechas de la hoja a su calendario que no es de Smartsheet. 
      
3. Para compartir la URL e insertar el código para la hoja, use el teclado para copiar la URL o el código de la ventana y pegarla en un mensaje de correo electrónico o en una página web. 

Publicar un informe

Use la opción de publicar para mostrar un informe en formato de solo visualización que les permita a los observadores abrir archivos adjuntos y comentarios de las filas, resaltar cambios e imprimir el informe.

Para publicar un informe:

1. Haga clic en Publish (Publicar) en la barra de funciones de la derecha.
2. Seleccione el botón deslizador para colocar la función de publicación en modo ON (ACTIVADO) Aparece la ventana Read Only - Full - Publish Links (Solo lectura - Completo - Publicar enlaces).
3. Elija los atributos que desee:
   • Use las opciones de Access Control (Control de acceso) para controlar si cualquier persona podrá acceder al enlace o solo los usuarios con el mismo plan de Smartsheet que este elemento.
   • Use las opciones Publish Settings (Configuración de publicación) para definir la vista predeterminada a Grid (Cuadrícula) (Gantt), Calendar (Calendario) o Card (Tarjeta). Los visitantes de la hoja publicada pueden cambiar las vistas cuando quieran.
4. Para compartir la URL e insertar el código para la hoja, use el teclado para copiar la URL o el código de la ventana y pegarla en un mensaje de correo electrónico o en una página web.

El informe publicado muestra los mismos resultados que la persona que lo publicó ve en Smartsheet. Si se elimina el acceso de uso compartido del editor en relación con el informe, se desactiva la publicación y se notifica al propietario del informe.

Publicar un panel

La opción Publish (Publicar) muestra un panel en formato solo lectura. Los observadores del panel publicado pueden utilizar atajos del panel, así como interacciones con widgets configurados para el panel.

Para publicar un panel:

1. En el extremo superior izquierdo del panel, vaya a File (Archivo)> Publish (Publicar).
2. Seleccione el botón deslizador para colocar la función de publicación en modo ON (ACTIVADO).
3. Use las opciones de Access Control (Control de acceso) para controlar si cualquier persona podrá acceder al enlace o solo los usuarios con el mismo plan de Smartsheet que este panel.
4. Para compartir la URL e insertar el código para la hoja, use el teclado para copiar la URL o el código de la ventana y pegarla en un mensaje de correo electrónico o en una página web. 

Un panel publicado se actualiza automáticamente cada 10 minutos. No puede personalizar ni desactivar este comportamiento.

Dejar de publicar o editar opciones de publicación

1. Respecto de las hojas y los informes, seleccione Publish (Publicar) en la barra de funciones de la derecha. Respecto de los paneles, seleccione File (Archivo) > Publish (Publicar).
2. Lleve a cabo una de estas acciones:
   • Para desactivar la publicación e interrumpir el acceso a la hoja a través de los enlaces publicados o el código de iframe, seleccione el control deslizante en cada opción de publicación habilitada para configurarlo en modo OFF (DESACTIVADO).
   • Para realizar un cambio, seleccione Get link (Obtener enlace) junto a la opción de publicación que desee cambiar.