Compartir un espacio de trabajo

Cuando comparte un espacio de trabajo con un usuario, este tendrá acceso a todos los elementos que allí se encuentren.

Si sus necesidades de uso compartido cambian, puede quitar personas del espacio de trabajo o modificar sus niveles de permiso de uso compartido.

Las personas con las que comparte un espacio de trabajo no pueden acceder a ninguno de sus otros elementos de Smartsheet a menos que usted decida compartirlos. Para compartir un elemento en un espacio de trabajo sin compartir todo el espacio de trabajo, comparta una hoja individual en un espacio de trabajo.

Primeros pasos con el uso compartido del espacio de trabajo

Cómo abrir un espacio de trabajo

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione Explorar.
2. Seleccione Espacio de trabajo y, a continuación, elija el nombre del espacio de trabajo que desea compartir. 

Cuando esté en el espacio de trabajo, compruebe estos dos ajustes:

• Espacio de trabajo compartido con: Utilice esta opción para ver quién tiene acceso al espacio de trabajo.
• Uso compartido: Muestra cómo se comparte un elemento del espacio de trabajo. Si un elemento se comparte individualmente (o con otros colaboradores del espacio de trabajo), verá el ícono . Para ver qué usuarios o grupos tienen acceso al elemento, pase el puntero sobre el ícono.

Compartir un espacio de trabajo

1. En la esquina superior derecha del espacio de trabajo, seleccione Compartir.
2. En el campo Invitar a las personas y grupos, escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios o grupos con los que necesita compartir el espacio de trabajo.
3. Seleccione un nivel de permiso para cada colaborador. 
4. Opcional: Seleccione Personalizar mensaje para adaptar el mensaje que recibirán sus colaboradores.
5. Seleccione Compartir.

Si tiene una gran cantidad de destinatarios de correo electrónico, verá un cuadro de diálogo para confirmar si aún desea enviar la notificación; seleccione Notificar de todos modos a fin de enviar la notificación a todas las personas de la lista de correo o eliminar algunas seleccionando Atrás y quitando la marca de la casilla de verificación Notificar a las personas.

Los contactos que seleccionó tendrán acceso al espacio de trabajo y recibirán una notificación, si decidió enviarla.

Compartir un elemento en un espacio de trabajo

1. En el espacio de trabajo, abra el elemento que desea compartir.
2. En la esquina superior derecha del elemento, seleccione Compartir.
3. En el campo Invitar a las personas y grupos, escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios o grupos con los que necesita compartir el espacio de trabajo.
4. Seleccione un nivel de permiso para cada colaborador. 
5. Opcional: Seleccione Personalizar mensaje para adaptar el mensaje que recibirán sus colaboradores.
6. Seleccione Compartir. También puede compartir el espacio de trabajo seleccionando Compartir con espacio de trabajo.

Diferencie cuando un colaborador solo tiene acceso al elemento o al espacio de trabajo observando el ícono ubicado junto al nivel de permiso que tiene. 

• Cuando tenga acceso al espacio de trabajo, verá este ícono .
• Cuando solo tenga acceso al elemento, verá el ícono del elemento correspondiente. 

Dejar de compartir o modificar los niveles de permisos

1. En el área superior derecha del espacio de trabajo, seleccione Compartir. 
2. Abra la sección Colaboradores del formulario Compartir espacio de trabajo.
3. Coloque el cursor sobre el colaborador que quiera quitar o cambiar.
4. Quite un colaborador o cambie su nivel de permiso mediante cualquiera de estos elementos:

   • Eliminar del uso compartido del espacio de trabajo: Seleccione este ícono para quitar el colaborador del espacio de trabajo. 

     Si interrumpe el uso compartido que tiene un colaborador en el momento en que este está viendo una hoja en el espacio de trabajo, el colaborador recibirá un mensaje de error cuando desee guardarla o actualizarla.

   • Permisos: Seleccione un nuevo nivel de permiso de la lista desplegable. 

Permisos de uso compartido de un espacio de trabajo

El acceso de un usuario (o de un grupo) a un espacio de trabajo y a sus elementos dependerá del nivel de permiso que le conceda. Por este motivo, se recomienda compartir un espacio de trabajo con los permisos de nivel más bajo (p. ej.: Observador, Autor del comentario).

Si cambia el permiso de un Administrador del espacio de trabajo a Editor o Usuario con permiso de visualización, usted será el nuevo propietario de los elementos de Smartsheet que posean en ese espacio de trabajo. Esa persona perderá los derechos de propiedad sobre las hojas que haya creado.

Consulte esta tabla para saber cómo se vería afectado el acceso de un usuario a un espacio de trabajo o a una hoja de un espacio de trabajo.
 

No puede dar a otro colaborador un nivel de acceso más alto que el que tiene usted mismo. Por ejemplo, si usted es Editor, no puede ascender a otro Editor a Administrador.

Para obtener información detallada sobre los niveles de permisos y cómo afectan los elementos de Smartsheet (hojas, paneles, etc.), consulte el artículo Niveles de permiso de uso compartido.

Puede hacer que el uso compartido del espacio de trabajo sea más fácil de gestionar con los Grupos de contactos de Smartsheet.Tenga en cuenta que, si comparte un espacio de trabajo con un grupo de contactos de Smartsheet, todos los miembros del grupo heredan el nivel de permiso seleccionado.