En este artículo, se desarrollan los detalles que debe saber un administrador del sistema para entender cómo funciona el Modelo de suscripción de usuarios y qué controles o capacidades están disponibles para los administradores del sistema del plan.
El Modelo de suscripción de usuarios proporciona a las organizaciones una suscripción a la plataforma Smartsheet, que luego permite lo siguiente:
- Los usuarios pueden crear y compartir hojas, informes, paneles y espacios de trabajo para colaborar con sus colegas a fin de impulsar proyectos, programas y procesos.
- Los administradores del sistema deciden qué usuarios provisionales se convierten en usuarios pagos.
Cuando un usuario comparte recursos básicos con sus colegas, ellos pueden trabajar con esos elementos de inmediato. Si necesitan acceso pago al plan, pero no lo tienen, Smartsheet otorga acceso temporal como miembro provisional o asigna un tipo de usuario gratuito.
Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.
Tipos de usuario
Todos los usuarios con acceso pago son miembros. Los administradores del sistema pueden agregar usuarios como miembros provisionales en cualquier momento. Cuando los usuarios comparten recursos básicos, Smartsheet otorga acceso temporal como miembro provisional o asigna un tipo de usuario gratuito (invitado u observador).
Tipos de usuario
- Miembro:
- Los miembros tienen acceso completo a Smartsheet según el plan de suscripción. Se pueden compartir recursos con ellos en cualquier nivel de permiso.
- Un administrador del sistema puede asignar el tipo de usuario miembro en cualquier momento.
- Los miembros también pueden acceder a Smartsheet sin cargo durante un período provisional, lo que les permite “probar antes de comprar”.
- Invitado:
- Los invitados pueden tener permisos de editor o autor del comentario en los recursos.
- Un usuario externo se convierte en invitado cuando obtiene acceso al menos a un recurso con permisos de editor o autor del comentario.
- Un administrador del sistema puede cambiar el tipo de usuario de un usuario externo de miembro a invitado.
- Observador:
- Los observadores solo pueden tener permisos de observador en los recursos.
- Un usuario interno o externo se convierte en observador cuando se comparte con él al menos un recurso con permisos de observador.
- Un administrador del sistema puede cambiar el tipo de usuario de un usuario interno o externo de miembro provisional o miembro a observador.
Usuarios internos y usuarios externos
Usuarios internos:
Un usuario es interno si su dirección de correo electrónico coincide con algún dominio asociado al plan.
Puede recibir acceso pago de manera automática a través del aprovisionamiento automático de usuarios (UAP)
Usuarios externos:
- Un usuario es externo si su dirección de correo electrónico no coincide con ningún dominio asociado al plan.
- Se convierten en invitados en un plan de Negocios o Empresarial cuando alguien les otorga permisos de autor del comentario o editor.
Los planes Pro no incluyen invitados. Los usuarios externos reciben acceso de miembro provisional cuando se les comparte al menos un recurso con permisos de autor del comentario o superiores.
Informe de tipo de usuario
Puede descargar un informe de los usuarios de su plan siempre que lo necesite. En el informe, se enumeran todos los usuarios activos asociados al plan. Se incluyen los siguientes detalles por usuario:
- Correo electrónico y dominio
- Tipo de usuario y tipos de acceso de administrador
- Permisos
- Actividad
Acceda al informe de tipo de usuario desde la página Tipos de usuario y corrección o desde la página de inicio del Centro de administración para revisar el uso.
Estado provisional
Smartsheet otorga acceso de miembro provisional a los usuarios para evaluar el servicio y facilitar la colaboración antes de que un administrador del sistema decida si paga por el acceso continuo.
El estado provisional indica lo siguiente:
- No se le factura por este miembro.
- Puede revisar el uso de este miembro antes de pagar por su acceso.
No hay diferencia en la experiencia del usuario de un miembro o un miembro provisional en Smartsheet.
Nivel de permiso que otorga acceso provisional:
- Plan Pro, usuario interno o externo: Acceso al menos a un recurso con permisos de autor del comentario o superiores
- Plan de Negocios o Empresarial, usuario interno: Acceso al menos a un recurso con permisos de autor del comentario o superiores
- Plan de Negocios o Empresarial, usuario externo: Acceso al menos a un recurso con permisos de administrador
Los usuarios serán miembros provisionales por un mínimo de 30 días antes de cumplir con los requisitos para la conciliación.
Al final del período de conciliación, los miembros provisionales pasan a ser miembros pagos, a menos que les otorgue permisos de observador o invitado, o elimine su acceso.
Corrección
Los usuarios tienen acceso completo a Smartsheet cuando obtienen el estado provisional. No se requiere pago por adelantado, y podrá conciliar el estado de un usuario antes de cualquier otra obligación de pago. Para administrar el uso, realice una de las siguientes acciones o ambas antes del final de un período de conciliación:
- Permitir que los miembros con estado provisional se conviertan en miembros pagos
- Ajustar los permisos de los usuarios para mantenerse dentro de los límites del plan
No cobramos por el uso durante el período provisional; las actualizaciones cubren el resto del plazo de su plan.
Proceso y cadencia de corrección
El proceso de corrección incluye períodos de uso y períodos de conciliación. Los períodos de uso son continuos y el segundo período de uso comienza junto con el primer período de conciliación.
Los períodos de conciliación son trimestrales para los clientes anuales y mensuales para los clientes mensuales.
El período de conciliación se produce de la siguiente manera:
- Aproximadamente de 30 a 35 días antes de la fecha de facturación automática trimestral para los clientes anuales
- 7 días antes de la fecha de facturación automática para los clientes mensuales
Cuando comience un período de conciliación para su plan, recibirá un correo electrónico con fechas clave y miembros provisionales para revisar. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte el artículo Administrar usuarios en el Modelo de suscripción de usuarios.
Si el monto adeudado es superior a cero cuando finaliza el período de conciliación, se le facturará automáticamente dicho importe.