Reemplazar un usuario con licencia cuando están asignadas todas las licencias

Este artículo es solo para planes que usan el Modelo de colaborador heredado. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.

Transición del nuevo usuario

Siga estos pasos para asegurarse de que el nuevo usuario tenga acceso a todo lo que necesita.

Paso 1: Agregar el nuevo usuario sin licencia

1. Inicie sesión en el Centro de administración.

2. Seleccione el ícono de Menú en la esquina superior izquierda de la pantalla.

3. Vaya a Administración de usuarios > Agregar usuario.

4. En la ventana Agregar usuario que aparece, escriba la dirección de correo electrónico de la nueva persona.

   Asegúrese de que el botón de Usuario con licencia esté desactivado. Le otorgaremos una licencia a esta persona más adelante.

5. Seleccione Invitar.

   Recibirá una invitación por correo electrónico para unirse a su cuenta. Una vez que acepte la invitación, puede continuar con el paso 2.

Paso 2: Eliminar la licencia anterior, pero no el usuario

Una vez que el nuevo usuario haya aceptado su invitación como usuario sin licencia, quite la licencia a la persona que reemplazará.

Durante el proceso de quitar la licencia, deberá transferir los permisos de propietario de las hojas de este usuario a otra persona.

En la ventana Administración de usuarios, haga lo siguiente:

1. Desplácese sobre la fila de la cuenta de usuario que desea eliminar.

2. En el lado derecho de la fila, seleccione .

3. Desactive el botón de Usuario con licencia. Aparecerá el cuadro de diálogo Transferir permisos de propietario y quitar licencias.

   Si el usuario no creó ninguna hoja o no tiene permisos de propietario sobre los elementos de Smartsheet, el cuadro de diálogo no aparecerá. Continúe con el paso 5.

4. Seleccione la opción Quitar sin transferir los elementos.

5. Seleccione Transferir y quitar.

Si la persona era administrador de grupo, debe transferir los grupos de su propiedad. Los grupos pueden transferirse a cualquier administrador del sistema o administrador de grupo durante este paso.

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Paso 3: Otorgar una licencia al nuevo usuario

Ahora que ya tiene una licencia disponible, puede otorgarla a la nueva persona del plan. En la ventana Administración de usuarios, haga lo siguiente:

1. Busque el nuevo usuario que agregó al plan.

2. Desplácese sobre la fila de la cuenta de usuario y seleccione .

3. Active el botón de Usuario con licencia y seleccione Guardar.

Con una licencia, el nuevo usuario puede aceptar los permisos de propietario de las hojas del usuario que se está retirando del plan.

Paso 4: Transferir los permisos de propietario de todos los elementos de Smartsheet al nuevo usuario

Si el usuario anterior tiene permisos de propietario sobre los elementos de un espacio de trabajo que administra, pero de los que no es propietario, esos elementos se quitan automáticamente del espacio de trabajo y se comparten con los colaboradores del espacio de trabajo a nivel del elemento. Para evitar esto, asegúrese de que el nuevo usuario tenga uso compartido en los espacios de trabajo con permisos de administrador antes de continuar.

En la ventana Administración de usuarios, haga lo siguiente:

1. Pase el cursor sobre la fila del usuario que se está retirando del plan.

2. Seleccione .

3. Seleccione Transferir permisos de propietario…

4. Escriba la dirección de correo electrónico del nuevo propietario y seleccione Transferir.

Con esto, quedan transferidos los permisos de propietario al nuevo usuario.

Paso 5: Compartir otros elementos con el nuevo usuario y completar la transición

Descargue un informe de acceso a hojas y asegúrese de que el nuevo usuario tenga uso compartido en los mismos elementos que el usuario que se está retirando del plan.

En la ventana Administración de usuarios, haga lo siguiente:

1. Seleccione Más acciones > Acceso a la hoja. Recibirá un correo electrónico con un enlace al informe de acceso a hojas. Tenga en cuenta que puede tardar unos minutos en recibir el correo electrónico según el tamaño del informe.

2. Abra el informe de acceso a hojas en Excel y filtre la dirección de correo electrónico de la persona que se está retirando.

3. El informe de acceso a hojas también incluye las direcciones de correo electrónico de los propietarios de las hojas. Comuníquese con cada uno de ellos y solicíteles que compartan sus hojas con la dirección de correo electrónico de la nueva persona de su plan.

El nuevo usuario ya está activo. Ahora puede eliminar al usuario anterior del plan si así lo desea. Obtenga más información sobre la administración de usuarios.