Estos son los puntos de integración de Smartsheet-Google Drive disponibles para instalar desde Chrome Web Store:
- Smartsheet para Google Docs: importe datos de Smartsheet estratégicamente en su documento de Google.
- Smartsheet para Google Forms: almacene las respuestas de Google Forms en una hoja nueva de Smartsheet.
- Cree nuevas hojas desde Google Drive: las hojas nuevas se almacenan en Smartsheet, pero también se crea un enlace en Drive para que pueda abrirlas fácilmente desde allí.
Además, hay varios puntos de integración con Google que no requieren instalación. Aquí está la lista completa.
Debe utilizar el navegador Chrome para instalar la aplicación o el complemento de Smartsheet; no obstante, después de la instalación, podrá acceder a las funciones de Smartsheet de Google Drive con cualquier navegador.
Cómo usar el complemento de Smartsheet Merge
Smartsheet para Google Docs es un complemento de Google Docs que le permite crear facturas, cartas de formulario, sobres u otros documentos con sus datos de Smartsheet. Por ejemplo, puede usar los nombres de la columna Nombre del cliente en Smartsheet para personalizar una carta de formulario creada con Google Docs para cada uno de sus clientes.
Solo las 100 primeras columnas de la hoja estarán disponibles para seleccionarse desde la barra lateral. Puede crear manualmente una etiqueta de campo de combinación para cualquier columna; para ello, escriba el nombre de la columna rodeado de dos conjuntos de llaves. Por ejemplo: {{Column Name}}.
Si los nombres o las ubicaciones de su columna cambiaron desde que inició el complemento, seleccione Refresh Columns (Actualizar columnas)para actualizar la lista en la barra lateral.
Instalar el complemento de Smartsheet para Google Docs
- Para comenzar, instale Smartsheet para Google Docs desde Chrome Web Store y otorgue permiso a Smartsheet para acceder a sus documentos de Google Drive.
- Cuando lo haya instalado, navegue hasta cualquier otro documento que desee para combinar los datos de Smartsheet.
- En la parte superior, seleccione Extensions (Extensiones) > Smartsheet for Google Docs (Smartsheet para Google Docs) > Start (Inicio). La barra lateral de Smartsheet Merge aparecerá a la derecha del documento.
Seleccione el botón Connect to Smartsheet (Conectar a Smartsheet) y siga los pasos para autorizar el acceso entre la aplicación y su cuenta de Smartsheet.
Es posible que vea un mensaje de error durante este proceso si inició sesión en varias cuentas de Google. Si esto ocurre, cierre sesión en todas las cuentas de Google en todas las ventanas del navegador, cierre el navegador y vuelva a iniciar sesión en solo una cuenta de Google.
- Una vez que haya iniciado sesión correctamente, la página se actualizará y se le indicará que cierre la ventana y regrese a su documento de Google con la barra lateral de Smartsheet Merge.
- Verá que se actualizó la barra lateral de Smartsheet Merge. Seleccione Select a Sheet (Seleccionar una hoja) y elija la hoja que desea usar para la combinación. Use el cuadro de búsqueda situado justo encima de su lista de hojas para filtrar rápidamente las hojas y encontrar la que está buscando.
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- Seleccione Select Rows (Seleccionar filas) de la barra lateral de Smartsheet Merge para elegir filas para combinar con el documento. Si selecciona varias filas, Smartsheet Merge creará varias copias del documento de Google, cada uno de ellos se combina con datos de una fila seleccionada. Puede seleccionar un máximo de 150 filas por combinación.
- Seleccione Insert Merge Fields (Insertar campos de combinación) de la barra lateral de Smartsheet Merge.
- Smartsheet Merge utiliza campos de combinación para colocar sus datos de Smartsheet en el documento de Google. Coloque el cursor donde desee que aparezca la primera etiqueta en el documento y, luego, seleccione un nombre de columna en la barra lateral. De esta manera, se insertará una etiqueta de Combinar campo que actuará como marcador de posición para los datos que proceden de Smartsheet. Repita este proceso para cada columna de datos que desee combinar en el documento.
- Cuando finalice la configuración del documento, seleccione Run Merge (Ejecutar combinación) en la barra lateral de Smartsheet Merge. Seleccione si desea:
- Crear varios documentos de Google
- Crear varios PDF
Combinar en un archivo
Cuando se selecciona esta última opción, todos los documentos combinados se fusionarán en un solo archivo PDF/documento de Google para una fácil impresión.
Google solo crea PDF de documentos con un tamaño inferior a 10 MB.
- Personalice el Formato de nombre de archivo. De forma predeterminada, el nombre de cada archivo incluye los datos de la columna primaria de su hoja, pero puede seleccionar Change (Cambiar) junto a File Name Format (Formato de nombre de archivo ) para modificar esto según necesidad.
- Configurar opciones adicionales:
- Compartir en Google Drive: comparte cada documento combinado con la dirección de correo electrónico válida de Gmail o Google Apps que figura en la fila. Requiere una de las 100 primeras columnas de la hoja para enumerar la dirección de correo electrónico con la que se debe compartir el documento de cada fila.
- Adjuntar a la fila en Smartsheet: adjunta un enlace al documento de Google o PDF generado para volver a la fila en Smartsheet.
- Cargar en fila en Smartsheet (Solo documentos PDF): cargue el PDF generado en Smartsheet y adjúntelo a la fila.
- Enviar por correo electrónico (Solo documentos PDF): envía cada documento PDF como un adjunto de correo electrónico a la dirección válida que aparece en la fila. Los correos electrónicos son enviados por la persona que ejecute el complemento. Requiere una de las 100 primeras columnas de la hoja para enumerar la dirección de correo electrónico a la que se debe enviar el documento de cada fila. Seleccione Configure (Configurar) para personalizar el asunto y el cuerpo del mensaje de los correos electrónicos. Puede escribir los campos de combinación en el asunto y el cuerpo del mensaje para incluir los valores de la fila, al igual que al usar los campos de combinación dentro del documento de Google.
- Seleccione el botón Ejecutar combinación (Run Merge) en la parte inferior de la barra lateral. Se ejecuta el proceso de combinación y se colocan los nuevos documentos en una carpeta cuyo nombre se crea a partir del nombre del documento vigente cuando comienza el proceso de combinación.
Si, en cualquier momento, aparece un error que indica que no puede usar la integración porque su dominio deshabilitó las aplicaciones de terceros, el administrador de su dominio de Google puede resolverlo mediante estas instrucciones en el sitio de soporte técnico de Google. Póngase en contacto con el administrador de su cuenta de Google y pregunte si estaría dispuesto a cambiar la configuración y permitir el uso de aplicaciones de terceros como la nuestra.
Desinstalar aplicaciones y complementos
Utilice las instrucciones incluidas en el sitio de soporte técnico de Google para desinstalar aplicaciones de Google Drive.