Erfahren Sie mehr über erweiterte Berichtsfunktionen wie Freigabe und Filterung, Export, Berechnung der Auslastung und Prognose der Gewinnwahrscheinlichkeit.
Resource Management-Berichte freigeben
Nur Personen mit gültigen Anmeldeinformationen für Resource Management und der entsprechenden Berechtigungsstufe können freigegebene Berichte anzeigen.
- Wählen Sie oben rechts im Bericht Freigeben aus.
- Kopieren Sie die URL aus dem Pop-up und fügen Sie sie in eine Nachricht an Ihre Teammitglieder ein. Ihr Team kann diesen Link verwenden, um den Bericht aufzurufen.
Um einen Bericht zu löschen, zeigen Sie mit der Maus auf den Berichtsnamen und wählen Sie dann das Löschsymbol aus.
Erweiterte Berichte
Wenn Ihre Organisation einen Business- oder Enterprise-Plan von Smartsheet hat und Smartsheet-Authentifizierung verwendet, können Sie erweiterte Berichte erstellen, um die Daten aus Ihren Smartsheet-Berichten weiter auszuwerten und freizugeben. Außerdem müssen Sie in Smartsheet entweder lizenzierte*r Benutzer*in (altes Mitarbeitendenmodell) oder Mitglied (Abonnementmodell für Benutzer*innen) sein.
Sie können die entsprechenden Smartsheet-Sheets, -Berichte, -Dashboards und -Arbeitsbereiche für die erforderlichen Mitarbeitenden freigeben, einschließlich für Benutzer*innen in Ihrem Smartsheet-Plan, die keine Resource Management-Lizenz haben.
Daten aus Berichten exportieren
Berichtsdaten können auf zwei Arten exportiert werden, über das Menü „Exportieren“ oder über „Zugrunde liegende Daten anfordern“.
Über das Menü „Exportieren“:
- Erstellen Sie Ihren Bericht.
- Wählen Sie oben rechts im Bericht die Option Exportieren aus.
- Wählen Sie ein Format für Ihre Datei aus.
Per E-Mail:
Per E-Mail gesendete CSV-Links unterliegen nicht der Größenbeschränkung für Berichte in Resource Management, sodass sie eine ausgezeichnete Möglichkeit sind, große Datensätze für erweiterte Analysen in anderen Tools zu exportieren.
„Zugrunde liegende Daten anfordern“ ist für Auslastungsberichte nicht verfügbar.
- Erstellen Sie Ihren Bericht.
- Wählen Sie neben „Bericht ausführen“ die Option Zugrunde liegende Daten anfordern aus.
Wenn die CSV-Datei bereit ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung (einschließlich eines Links zum Herunterladen der CSV-Datei) an die mit Ihrem Resource Management-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse. Je nach Berichtsumfang und Systemlast kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Sie die E-Mail erhalten.
Erweiterte Berichte
Wenn Ihre Organisation einen Business- oder Enterprise-Plan von Smartsheet hat und Smartsheet-Authentifizierung verwendet, können Sie erweiterte Berichte erstellen, um die Daten aus Ihren Smartsheet-Berichten weiter auszuwerten und freizugeben. Mithilfe der erweiterten Berichte können Sie Ihre Daten innerhalb der Smartsheet-Umgebung erweitert analysieren und bearbeiten. Für Ihre Berichtsdaten in Smartsheet können Sie Bridge, Data Shuttle, DataMesh und weitere erweiterte Funktionen von Smartsheet nutzen.
Einstellungen für Pivot-Tabellenberichte
Erstellen Sie zunächst Ihren Bericht und exportieren Sie die Daten dann als CSV-Datei.
Hier sind einige praktische Berichte mit nützlichen Informationen zum Erstellen einer Pivot-Tabelle mit den daraus resultierenden Daten.
Übersicht über das Kunden- und Projektbudget
- Ansicht: Budget: Beträge
- Zeitraum: Die letzten und nächsten 90 Tage
- Zuerst gruppieren nach: Kunde
- Dann gruppieren nach: Projekt
- Anzeigen: Projekttyp: Bestätigt
Abrechnungsfähige Nutzung des letzten Monats
- Ansicht: Zeit und Gebühren: Stunden und Beträge
- Zeitraum: Letzter Monat
- Zuerst gruppieren nach: Disziplin
- Dann gruppieren nach: Teammitglied
- Anzeigen: Projekttyp: Bestätigt
Berechnen Sie zunächst die gesamt verfügbaren Stunden. Das sind die gesamten Arbeitstage des letzten Monats, multipliziert mit den Stunden des Arbeitstags jeder Person. Berechnen Sie anschließend die gesamt abrechnungsfähigen Stunden. Die Nutzung ist der Prozentsatz der gesamt für abrechnungsfähige Arbeiten aufgewendeten Stunden.
Individueller Projektbudgetbericht
- Ansicht: Zeit und Gebühren
- Zeitraum: Benutzerdefinierter Datumsbereich: Projektdauer
- Zuerst gruppieren nach: Phase
- Dann gruppieren nach: Teammitglied
- Anzeigen: Projektname und Kunde
Benutzerdefinierte Felder für Personen und Projekte hinzufügen
Benutzerdefinierte Felder für Personen können Profile mit Eigenschaften wie Kompetenzen, Zertifizierungen, Manager und Organisationsstruktur ergänzen. Verwenden Sie für Projekte benutzerdefinierte Felder, um ihnen geschäftsspezifische Kriterien hinzuzufügen und Eigenschaften wie Portfoliobearbeiter, Projektpriorität, Abschlusswahrscheinlichkeit, Geschäftsbereich, Projekt-IDs und Standort anzugeben.
Wenn Sie Resource Management in andere Geschäfts-Tools oder -Systeme integrieren, fügen Sie benutzerdefinierte Felder mit denselben Tags oder Kennungen hinzu, die in Ihren anderen Tools verwendet werden.
Projekte und Personen können mehrere benutzerdefinierte Felder haben. Sie können diese Felder im Zeitplan, auf der Projektportfolioseite oder in Berichten filtern.
Benutzerdefinierte Felder erstellen
Nur RM-Administratoren können benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
- Wählen Sie oben rechts Einstellungen aus.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kontoeinstellungen aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Anpassbare Felder für Projekt oder Anpassbare Felder für Personen aus.
- Wählen Sie Hinzufügen aus und geben Sie die folgenden Informationen ein:
- Feldname: Der Anzeigename für das benutzerdefinierte Feld und dessen Filter.
- Feldbeschreibung: Beschreibt, wie dieses benutzerdefinierte Feld verwendet werden soll (optional).
- Feldtyp: Wählen Sie „Textfeld“, „Dropdown-Menü“ oder „Dropdown-Menü mit Mehrfachauswahl“ aus. Bei „Dropdown-Menü“ und „Dropdown-Menü mit Mehrfachauswahl“ können Sie die anzuzeigenden Optionen angeben.
- Standardwert: Der Wert, mit dem dieses Feld bei neuen Projekten oder Personen vorausgefüllt ist. Wählen Sie Apply default value to existing projects/people aus, um bestehende Zuweisungen mit diesem Wert auszufüllen.
- Wie wird dieses Feld verwendet?: Bestimmen Sie, ob dieser Wert:
- auf der Projekt- oder persönlichen Seite sichtbar sein soll,
- eine Filteroption für das gesamte Konto und eine Anzeigeoption für die Personenansicht im Zeitplan sein soll,
- nur durch Administratoren bearbeitet werden kann (nur benutzerdefinierte Personenfelder).
- Wählen Sie Speichern aus, um Ihr benutzerdefiniertes Feld zu erstellen. Das neue Feld wird, falls vorhanden, bei allen Projekten oder Personen mit den Standardwerten angezeigt. RM-Administratoren und Portfoliobearbeiter können benutzerdefinierte Felder je nach Bedarf in den Projekteinstellungen oder Profileinstellungen bearbeiten.
Aktualisierungen von benutzerdefinierten Feldern
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld in den Kontoeinstellungen aktualisieren, wird die Aktualisierung bei allen Projekten und Personen angezeigt, die das Feld verwenden.
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld in den Kontoeinstellungen entfernen, behält das Projekt oder die Person diesen Wert in den jeweiligen Einstellungen bei. Solange dieser Wert in den Einstellungen mindestens eines Projekts oder einer Person vorhanden ist, wird die Option weiterhin in den Filteroptionen für den Zeitplan und in Berichten angezeigt.
Filtern
Durch das Filtern eines benutzerdefinierten Felds in Berichten können Sie bestimmte Elemente in einem Datensatz einsehen. Sie können beispielsweise nach Projekten mit hoher Priorität oder Projekten, deren Inhaber ein bestimmter Portfoliobearbeiter ist, filtern. Sie können mehrere Filter anwenden. Sie sehen nur Filter, die für die von Ihnen gruppierten Daten verfügbar sind.