Это полезно в том случае, если вашей организации потребуется провести аудит записей об утверждении на соответствие требованиям (для США это, например, соответствие требованиям закона Сарбейнза — Оксли).
В отличие от отчётов, которые представляют только текущее состояние утверждения для каждого значения времени, журнал аудита утверждений фиксирует каждое изменение (отправку данных, отклонение, утверждение и т. д.) и связанные с ними комментарии об отклонении и утверждении, а также сведения о дате изменений и пользователях, осуществивших их. Журнал аудита может использоваться в процессах, связанных с обеспечением соответствия юридическим требованиям.
В начале каждого месяца в Resource Management создаётся CSV-файл, содержащий журнал аудита за предыдущий месяц. Такие журналы можно загрузить в любой момент.
Журналы аудита на текущий месяц можно нельзя сгенерировать, пока не наступит следующий месяц.
Загрузка журналов аудита утверждений
Как открыть журналы аудита
- В параметрах учётной записи прокрутите страницу вниз до рабочего процесса утверждения и выберите пункт Открыть журналы аудита.
- В новом окне укажите месяц и год, к которым относятся значения времени и расходов, подлежащие проверке (месяц, в котором были зарегистрированы часы и/или расходы).
- После подготовки журнала аудита в списке последних запросов появится ссылка для загрузки. Ссылка на файл также будет отправлена на адрес электронной почты пользователя, создавшего запрос.
- Выберите Скачать, чтобы получить доступ к файлу журнала аудита.
Выбранный период времени — это даты самих значений времени, а не даты их отправки или утверждения. Поскольку записи о времени и расходах могут быть одобрены или отклонены гораздо позже месяца, в течение которого были отправлены записи, файлы журнала аудита за один и тот же месяц, сгенерированные в разное время, могут различаться, если после скачивания первого журнала аудита будут утверждены дополнительные записи. При проведении аудита рекомендуется запрашивать и скачивать новые журналы аудита, в которых будет зафиксирована самая актуальная информация.
Как устроен журнал аудита утверждений
Журналы аудита утверждений содержат записи о времени и (или) расходах (в зависимости от того, какие данные отслеживаются), а также историю изменений статуса утверждения этих записей. Это означает, что для одной и той же записи о времени или расходах, скорее всего, в журнале аудита будет содержаться несколько строк — по одной на каждое изменение статуса утверждения.
Например, если пользователь отправляет на утверждение значение времени, которое сначала отклоняют, затем изменяют, отправляют повторно и, наконец, одобряют, каждому изменению статуса утверждения будет соответствовать отдельная строка (изменение состояния с "Ожидание" на "Отклонено", потом снова на "Ожидание" и, наконец, на "Одобрено").
Журнал аудита содержит несколько столбцов, в которых описываются различные свойства значений времени или расходов, а также содержится информация о пользователях, внёсших изменения. Ниже описаны столбцы журнала аудита.
|
Столбец
|
Описание
|
|
action
|
Показывает, была ли запись создана или обновлена
|
|
approvable_id
|
Уникальный идентификатор значения времени или расходов
|
|
approvable_date
|
Дата значения времени или расходов
|
|
approval_id
|
Уникальный идентификатор записи об утверждении
|
|
approved_at
|
Время и дата утверждения
|
|
approved_by_email
|
Адрес электронной почты пользователя, утвердившего внесённое значение
|
|
approved_by_id
|
Идентификатор пользователя, утвердившего внесённое значение
|
|
approved_by_name
|
Имя пользователя, утвердившего внесённое значение
|
|
client_name
|
Клиент, для которого выполнялся проект, к которому относится значение времени или затрат
|
|
comment
|
Примечания об отклонении или утверждении записей, сделанные ответственным за утверждение (при наличии)
|
|
created_at
|
Время и дата создания записи
|
|
current_user_email
|
Адрес электронной почты пользователя, выполнившего действие, в результате которого была сгенерирована текущая строка
|
|
current_user_id
|
Идентификатор пользователя, выполнившего действие, в результате которого была сгенерирована текущая строка
|
|
current_user_name
|
Имя пользователя, выполнившего действие, в результате которого была сгенерирована текущая строка журнала аудита
|
|
expense_item_amount
|
Сумма расходов
|
|
expense_item_category
|
Категория расходов (при наличии)
|
|
expense_item_notes
|
Примечания о расходах (при наличии)
|
|
organization_id
|
Идентификатор текущей организации
|
|
phase_name
|
Этап (при наличии), к которому относится запись о времени или расходах
|
|
project_name
|
Название проекта, к которому относится значение времени или расходов
|
|
status
|
Статус утверждения на указанное время
|
|
submitted_at
|
Время и дата отправки записи на утверждение
|
|
submitted_by_email
|
Адрес электронной почты пользователя, отправившего запись на утверждение (это также может быть адрес электронной почты руководителя, отправившего значение времени или расходов от имени другого пользователя)
|
|
submitted_by_id
|
Идентификатор пользователя, отправившего запись на утверждение (это также может быть адрес электронной почты руководителя, отправившего значение времени или расходов от имени другого пользователя)
|
|
submitted_by_name
|
Имя пользователя, отправившего запись на утверждение (это также может быть адрес электронной почты руководителя, отправившего значение времени или расходов от имени другого пользователя)
|
|
time_entry_category
|
Категория, указанная в записи о времени (при наличии)
|
|
time_entry_difference
|
Положительная или отрицательная разница между указанным и запланированным временем
|
|
time_entry_incurred_hours
|
Указанная продолжительность времени
|
|
time_entry_notes
|
Примечания, указанные в записи о времени (при наличии)
|
|
time_entry_scheduled_hours
|
Количество запланированных часов, связанных со значением времени (при наличии)
|
|
updated_at
|
Дата и время обновления записи
|
|
approvable_user_id
|
Идентификатор пользователя, связанный со значением времени или расходов
|
|
approvable_user_name
|
Идентификатор пользователя, связанный со значением времени или расходов
|
|
approvable_user_email
|
Адрес электронной почты пользователя, связанный со значением времени или расходов
|
|
approvable_user_employee_number
|
Номер сотрудника, связанный со значением времени или расходов
|
|
approvable_user_discipline
|
Вид деятельности пользователя, связанного со значением времени или расходов
|
|
approvable_user_role
|
Роль пользователя, связанного со значением времени или расходов
|
|
assignable_id
|
Идентификатор проекта, к которому относится значение времени или расходов
|
|
parent_id
|
Идентификатор проекта (если назначение относилось к этапу)
|