Поделиться отчётом в виде вложения в электронном письме

Один из способов поделиться информацией, собранной в отчёт — отправить его в качестве вложения в электронном письме. Это можно сделать один раз или настроить регулярную автоматическую отправку отчёта. В последнем случае отчёт формируется заново перед каждой отправкой, так что отправляется наиболее актуальная информация.

Обратите внимание, что вы можете предоставить отчёт другим людям, организовав к нему общий доступ или опубликовав его. Дополнительные сведения про эти варианты отправки см. в разделе "Статьи по теме" в конце этого материала.

Отправка отчёта в качестве вложения

Если отправить отчёт как вложение, получатели смогут просматривать его в формате PDF или Excel, не выполняя вход в Smartsheet.

1. Открыв отчёт, щёлкните пункт меню Файл > Отправить как вложение. Откроется одноименное окно.

2. В поле Кому введите адреса электронной почты получателей через запятую.

3. Если хотите изменить значения по умолчанию, отредактируйте тему и текст сообщения.

4. В поле Вложить как выберите тип вложения: PDF или Excel.
   
   СОВЕТ. Если выбрали PDF-формат, щёлкните ссылку параметров, чтобы открыть меню настройки PDF. Задайте свойства вложения с помощью этих настроек.

5. Нажмите кнопку Отправить.

В форме адреса эл. почты получателей переместятся из поля Кому в раздел Отправлено.

Задать периодическую отправку

Вы можете задать расписание автоматической отправки отчёта с определенной периодичностью. В таком случае отчёт формируется заново перед каждой отправкой, так что отправляется наиболее актуальная информация.

Чтобы отправлять отчёт в виде вложения через заданный период, сделайте следующее:

1. Выполните действия, приведенные выше, чтобы открыть окно "Отправить как вложение".
2. В окне щёлкните ссылку Расписание рядом со ссылкой Отправка.
   
   
    
3. В форме Параметры доставки выберите частоту (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно) и задайте другие параметры повторной отправки.
4. Нажмите кнопку ОК.

Настроенные периодические рассылки появятся в правой панели формы "Отправить как вложение". Чтобы изменить или удалить периодическую рассылку, нажмите стрелку рядом с ее описанием.