Формы Smartsheet: часто задаваемые вопросы

Создавать формы могут лицензированные владельцы и администраторы таблиц.

Кроме того, создание форм возможно во время пробного периода, однако в этом случае вы не сможете предоставить доступ к формам другим пользователям.

В рамках планов "Бизнес" и "Корпоративный" можно также настраивать внешний вид и параметры безопасности форм. 

Если это позволяют настройки безопасности формы, её может заполнять кто угодно, для чего не потребуется лицензия или учётная запись Smartsheet. 
 
Некоторые функции, такие как заполнение форм в режиме офлайн, сканирование штрихкодов и добавление сведений о местоположении, доступны только в мобильном приложении Smartsheet. Для его использования не нужна лицензия — только регистрация в Smartsheet.

Form submissions are stored in the sheet. Anyone with access to the sheet can view form submissions directly on the sheet, find the form in search results, or copy and share the form's link.

There are three ways in which you can access forms:

Search 

Open the Search icon on the left rail and search your form by name.

Forms menu

In your sheet, select Forms > Manage Forms…

Workspaces

Open the Workspace panel and find your forms under their associated sheet to perform any of the following actions:

• See, select, and load the form
• From the Form menu within the workspace panel:
  • Open the form in a new tab with the published form URL
  • Copy the published form URL directly from the workspace
  • Select Edit to open up the form in builder mode

Вкладка "Формы" доступна всем соавторам, имеющим доступ к исходной таблице, однако вносить изменения в формы могут только их владельцы и администраторы. 
 
Все, у кого есть доступ к таблице, могут получить ссылку на форму и поделиться ей с другими пользователями.

• Расположите поля формы в понятном для других пользователей порядке. Уберите поля, заполнять которые не нужно. 

• Добавьте метки или инструкции, чтобы пользователям было понятно, какие сведения вам нужны. 

• Включите процедуру проверки, чтобы получать только корректные данные.

• Подумайте, можно ли подставить значения по умолчанию или использовать параметры запроса для некоторых полей.

• Используйте условную логику, чтобы отображать поля в зависимости от ответов пользователя.

Если вам нужно, чтобы значения в раскрывающемся списке зависели от значения другого поля, создайте отдельный столбец для каждого набора значений в раскрывающемся списке.

• ​​​​Если вы хотите, чтобы отправка формы, не содержащей определённое значение, была невозможна, отметьте соответствующее поле как обязательное для заполнения.

• Ограничение вариантов ответа (раскрывающиеся списки, даты или флажки) или использование проверки данных позволит стандартизировать собираемые данные.

• На основе одной таблицы можно создать несколько форм. Это может быть полезно, если вы хотите использовать разные формулировки для разных целевых групп, но собирать все данные в одном месте. 

• Примените условную логику и/или параметры запроса, чтобы использовать одну и ту же форму для разных целей. 

• Если вам нужно собирать данные так, чтобы заполняющий форму пользователь не мог их увидеть или изменить, добавьте к полю значения по умолчанию или подставьте нужные значения с помощью параметров запроса, а затем скройте это поле.

Если вы используете план "Бизнес" или план более высокого уровня, то можете добавить к форме свой логотип и другие изображения, а также настроить цветовую схему. См. статью Как настроить внешний вид формы.

Чтобы автоматически регистрировать дату заполнения формы и создания новой строки, создайте в таблице системный столбец Дата создания.

По умолчанию формы заполняются анонимно. Чтобы узнать, кто заполняет вашу форму, создайте столбец "Контакт" (не подставляя в него значения), сделайте соответствующее поле обязательным для заполнения и добавьте проверку адреса электронной почты.
 
Есть и другой способ. Создайте системный столбец Автор и настройте параметры безопасности формы таким образом, чтобы Smartsheet автоматически записывал имя пользователя, заполняющего форму. Учтите, что вы не сможете узнать, кто заполнил форму до того, как вы настроили соответствующий параметр безопасности.
 

Напомним, что пользователи, выполняющие вход в Smartsheet, чтобы заполнить форму, могут не принадлежать к плану вашей организации и не иметь лицензию.

Даже если вы укажете, что для заполнения формы требуется вход в систему, соавторы не смогут просмотреть данные, записываемые в исходную таблицу, если вы не предоставите к ней доступа.
 

С помощью автоматизированных рабочих процессов можно отправлять электронные письма контактам из вашей таблицы в определённое время, например когда после заполнения формы в таблице появляется новая строка или на основании полученных данных возникает необходимость в дополнительной информации. 
 
Чтобы использовать рабочий процесс уведомления или запроса вместе с формой, вам понадобятся адреса электронной почты пользователей, заполняющих форму. 
 
Эту информацию можно получить двумя способами.

1. Создайте столбец "Контакт". В соответствующем поле пользователь должен будет указать адрес электронной почты. Включите проверку данных для этого поля.
2. Создайте системный столбец "Автор" и настройте параметры безопасности формы таким образом, чтобы для её заполнения требовался вход в Smartsheet. 

 
Если пользователь, заполняющий форму, не имеет доступа к исходной таблице, разрешения автоматизации должны иметь параметр "Нестрогий". 

Чтобы добавить к электронным письмам уникальный идентификатор, создайте в исходной таблице столбец "Автонумерация" и включите его в электронные письма, генерируемые с помощью автоматизированного рабочего процесса.

 
Рассылка электронных писем — это не единственное доступное действие!

Можно использовать автоматизированные рабочие процессы, чтобы при создании новых строк с данными из форм назначать владельцев задач, перемещать или копировать строки в другие таблицы, запускать процессы утверждения, автоматически генерировать документы и выполнять многие другие операции. См. статью Блоки действий: настройка выполняемых автоматически действий.
 

С помощью формул в исходной таблице можно подставлять дополнительные данные в ту же строку, куда записываются сведения, собранные при заполнении формы. Обратите внимание, что сначала необходимо заполнить форму. Только после этого формула произведёт расчёт. 
 
Допустим, вы создали форму, с помощью которой выдвигаются кандидатуры на получение премии из числа сотрудников. Одно из полей в ней — это имя сотрудника. Пользователи, заполняющие форму, могут не знать имени руководителя, в команде которого состоит сотрудник, однако вам понадобится эта информация, когда придёт время подводить итоги. 
 
В этом случае можно создать ссылку на другую таблицу. В одном столбце будут перечислены имена всех сотрудников, а в другом — имена их руководителей. Затем используйте комбинацию INDEX(MATCH в качестве формулы столбца, чтобы автоматически подставлять сведения о руководителях в основную таблицу. 

1. На вкладке "Настройки" выберите, куда будут записываться новые ответы: в верхнюю или нижнюю часть таблицы. См. статью Управление параметрами отображения и отправки формы. 

2. Создайте отчёт по строкам, используя в качестве источника таблицу с пользовательскими ответами. Вы можете работать непосредственно с отчётом, используя таблицу как хранилище данных.  
   
   В отчёте можно сгруппировать ответы на форму или отсортировать их, чтобы новые строки автоматически отображались в нужной группе или в нужном порядке. 

Запрет доступа к любым данным
. Настройте параметры формы: по умолчанию пользователи, заполняющие форму, имеют возможность отправить себе копию ответов. Пользователи могут отметить соответствующий флажок и указать свой адрес электронной почты, чтобы получить письмо с вопросами и своими ответами на них. Если вы являетесь создателем формы, то можете отключить эту опцию. См. статью Как управлять параметрами отображения и отправки формы. 

Просмотр некоторых данных.
Опубликуйте отчёт по строкам: создайте отчёт по строкам и укажите, какие столбцы и строки смогут просматривать другие пользователи.
 
Изменение некоторых данных.
Используйте запросы на изменение, чтобы запрашивать изменения строк после получения ответов. Таким образом можно привлечь к работе с данными тех пользователей, которые не должны иметь доступ к исходной таблице. 
 
Динамический просмотр. Если вы считаете, что возможность просмотра отдельных строк или столбцов может угрожать безопасности данных, настройте динамический просмотр. 
 
Отчёт по строкам в приложении WorkApps. Можно добавить отчёты в приложение WorkApps, при этом вам не придётся открывать соавторам доступ к исходной таблице. 
 
Полный доступ к данным.
Предоставьте доступ к таблице, в которую записываются ответы, или опубликуйте таблицу для пользователей, у которых нет учётной записи Smartsheet. 

Data (including attachments) submitted through Smartsheet forms is encrypted end-to-end. Smartsheet uses industry-standard protections against XSS and SQL injection, and restricts users from uploading executable files. 

Once the data is in the sheet, it’s bound by your sheet’s sharing permissions and your organization’s data egress policies.

Don’t collect (or provide) information via a Smartsheet form that your sheet collaborators shouldn’t have or share, like passwords or credit card information, and use judgment before opening a URL provided via a form. 

Consider using Dynamic View if your sheet contains columns that shouldn't be visible to all collaborators.