Глобальные обновления в Control Center: поиск и замена

Глобальные обновления с помощью поиска и замены (Find/Replace Global Updates) позволяют изменить значения в таблицах и шаблонах проекта. При использовании этой функции указывается значение для поиска и значение для замены.

По умолчанию обновляются все столбцы. Чтобы изменить значения только в определённых столбцах, укажите их в разделе In these columns (В этих столбцах).

Как выполнить поиск и замену данных в портфеле Control Center

1. Перейдите в раздел Control Center > Manage Program (Управление программой) > Global Updates (Глобальные обновления) и выберите Find/Replace (Поиск/замена).
2. Присвойте имя обновлению, а затем выберите макет и шаблон, которые следует использовать.
3. Введите значения Find (Найти) и Replace with (Заменить на), а затем выберите столбцы, которые нужно обновить, в раскрывающемся списке In these columns (В этих столбцах).
   • Чтобы добавить дополнительные условия обновления, выберите Advanced Options (Расширенные параметры). Также можно выбрать Add Find/Replace (Добавить операцию поиска и замены), чтобы выполнить несколько операций поиска и замены в рамках одного глобального обновления. 
4. Выполните глобальное обновление, чтобы протестировать и применить изменения. Дополнительные сведения см. в разделе Тестирование и проверка изменений. 

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы выполнить поиск и замену для полей данных профиля, нажмите Add Condition (Добавить условие) в разделе Advanced Options (Расширенные параметры), а затем выберите [Row] (Строка) и задайте условие is Profile Data (Является данными профиля).

Ограничения при поиске и замене

Некоторые типы столбцов недоступны для поиска и замены в SCC или доступны с ограничениями. Эти типы столбцов перечислены в следующей таблице.
 

 

Ограничения для данных в столбце со списком контактов

В поле Find (Найти) можно задать только имя и фамилию человека, указанные в таблице, или адрес электронной почты этого контакта. То есть можно задать "Иван Иванов" или ivan.ivanov@mbfcorp.com.

Значения в столбцах со списком контактов должны точно совпадать с поисковым запросом. Для поиска значения, заданного в поле Find (Найти), необходимо указать в поле Restrict to (Ограничить) одно из следующих условий:

• is equal to (равно)
• is not equal to (не равно)
• is blank (пусто)
• is not blank (не пусто)

Для значения Replace with (Заменить на) необходимо задать критерий replace entire cell (заменить всю ячейку) в поле Restrict to (Ограничить) раздела Advanced Options (Расширенные параметры). Если выбрать любое другое значение в поле Restrict to (Ограничить), столбцы со списком контактов будут пропущены (но будут обработаны столбцы других типов).

Для поиска и замены в столбцах со списком контактов можно использовать адрес электронной почты или имя контакта. Функция глобального обновления заменит весь контакт (имя и адрес электронной почты).

Ограничения для данных в столбце с датами

Ячейки в столбцах дат будут найдены по запросу в поле Find (Найти), только если задан один из следующих ограничительных критериев:

• is equal to (равно)
• is not equal to (не равно)
• is blank (пусто)
• is not blank (не пусто)

Если указано любое другое ограничение, столбцы дат будут пропущены. Аналогично для значения в поле Replace (Заменить) необходимо указать ограничительный критерий replace entire cell (заменить всю ячейку), иначе столбцы дат будут пропущены.

Например, если в поле Find (Найти) указано значение "30.01", в поле Replace with (Заменить на) — "01.02", а в поле Restrict to (Ограничить) задан критерий contains (содержит), то ячейка со значением "30.01.2017" в столбце дат НЕ будет найдена. Если эти значения включены в обновление, операция будет выполнена для текстовых и числовых столбцов.

Если ввести дату в поле Find (Найти) или Replace (Заменить на) а затем выбрать столбец даты (или даты/времени), появится предупреждение о том, как программа интерпретирует эту дату (например, 15 февраля 2018 г.). У вас будет возможность преобразовать дату в универсальный формат (ГГГГ-ММ-ДД). Рекомендуется выполнять такое преобразование для удобства поиска в столбцах дат, т. к. это поможет избежать путаницы с разными форматами отображения даты (например, мм/дд/гг или дд/мм/гг).

Даты в Smartsheet отображаются в соответствии с личными параметрами каждого пользователя. Отображение даты настраивается на уровне пользователя в разделе Личные параметры. Дополнительные сведения о форматах дат см. в статье Изменение формата дат и чисел по умолчанию с помощью региональных настроек.

Дополнительные способы поиска и замены

Частичный поиск и замена в Control Center

Нажмите Advanced Options (Расширенные параметры). Под полями Find (Найти) и Replace (Заменить) появится параметр Restrict to (Ограничить).

Вы можете уточнить, как значения в найденных ячейках должны соотноситься с запросом в поле поиска:

• полное совпадение: is equal to (равно) (по умолчанию), is not equal to (не равно)
• частичное совпадение: contains (содержит), does not contain (не содержит), begins with (начинается с), ends with (заканчивается на)
• сравнение всей ячейки: is greater than (больше чем), is less than (меньше чем)
• другие аспекты ячейки: is blank (пусто), is not blank (не пусто), is a number (числовое значение)

Также можно указать параметры замены значения ячейки:

• замена всей ячейки (по умолчанию)
• замена только совпадающего текста

Как настроить учёт регистра букв при поиске

По умолчанию при поиске регистр не учитывается. При необходимости в поле Restrict to (Ограничить) можно выбрать параметр match case (учитывать регистр).

Как обновить формулы с помощью поиска и замены

Да. Если поисковый запрос начинается со знака равенства (=), будет найдена формула в ячейке, а не отображаемый результат. Аналогичным образом, если значение в поле замены начинается со знака равенства (=), всё содержимое ячейки будет заменено на эту формулу. Поиск и замена работают только для целых формул, а не отдельных элементов.

Значение можно заменить на формулу, а формулу — на значение или отредактированную формулу.

Ограничения на использование формул

Вы получите сообщение об ошибке при попытке поместить формулу в столбцы любого из следующих типов:

• Список контактов
• Столбец "Длительность", заданный в параметрах проекта
• Столбец "% выполнено", заданный в параметрах проекта
• Столбец "Дата начала", заданный в параметрах проекта

В столбцы следующих типов можно поместить формулу, однако результат может быть непредсказуемым:

• Флажок/Флаг/Звезда — результатом формулы должно быть значение true/false (истина/ложь);
• Столбцы дат — результатом формулы должна быть дата.

Как обновить все формулы, если номера строк в формулах отличаются

Сведения о работе с формулами в Control Center см. в разделе Требования к формулам справочной статьи о глобальных обновлениях в Control Center.

Расширенные условия поиска и замены

В дополнение к поисковому запросу можно задать условия для других столбцов в строке, которые должны быть выполнены, прежде чем произойдёт замена.

Например, необходимо изменить длительность определённой задачи ("Выявить основные риски") с 4 дней до 6 дней, не затрагивая другие задачи с такой же длительностью. Используйте следующие параметры:

Найти: значение = "4д", заменить: значение = "6д", расширенное условие: имя задачи равно "Выявить основные риски".

Можно задать несколько расширенных условий для столбцов и при этом можно указать, должны ли выполняться все условия или любое из них.

Поиск и замена поддерживаются в столбцах с множественным выбором, например, в столбцах с контактами или раскрывающимися списками.

Использование условия [Row] (Строка)

Условие [Row] позволяет указать свойства строки, которые не являются значениями. Одновременно можно указать только одно условие [Row].

В таблице ниже перечислены рекомендуемые варианты использования [Row].

 

Задача	Значение [Row]
Обновить значения или формулы, различающиеся по уровням иерархии	has Children (есть дочерние) has no Children (нет дочерних) has Parent (есть родительский) is Level 1 (уровень 1) is Level 2 (уровень 2) is Level 3 (уровень 3) is Level 4 (уровень 4)
Обновить только заблокированные или разблокированные строки	is Locked (заблокировано) is not Locked (не заблокировано)
Указать, что поиск и замена применяются только к данным профиля (см. соответствующий вопрос ниже)	is Metadata (метаданные)

Как выполнять поиск и замену в данных профиля

По умолчанию функция поиска и замены не вносит изменения в строки раздела "Сводка" в таблице (где хранятся все данные профиля).

Если нужно изменить формулы или значения данных профиля в разделе "Сводка" (например, изменить формулу для данных профиля "Общее состояние проекта"), откройте расширенные параметры и добавьте условие [Row] is Metadata. Таким образом поиск и замена будут выполнены только в разделе сводки, а остальная часть таблицы будет пропущена.

Обратите внимание: если изменить имя элемента данных профиля, это не приведёт к автоматическому изменению конфигурации. Для редактирования имён данных профиля используйте построитель SCC.