Экспорт в QuickBooks

Вы можете экспортировать данные из Resource Management для использования в QuickBooks (только на персональном компьютере).

Who can use this?

Plans:

Resource Management

Permissions:

Создавать отчёты могут администраторы ресурсов, редакторы портфеля, планировщики проектов, создатели отчёта по портфелю и редакторы проектов. Доступ к конкретным проектам зависит от уровня разрешений пользователя. Например, редакторы проектов могут видеть только принадлежащие им проекты.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Создание отчёта

Создайте отчёт с данными, которые нужно экспортировать. Например, можно создать отчёт под названием "Оплата счетов за октябрь". Настройте параметры отчёта необходимым вам образом. Вы можете создавать и экспортировать отчёты по проектам, этапам, времени отпусков и другим данным, которые хотите использовать в QuickBooks.

В верхней части экрана щёлкните Аналитика и примените перечисленные ниже параметры:

Просмотр: часы;
Временной интервал: настраиваемый диапазон дат (с 1 по 31 октября);
Сначала группировать по: проект (показать все проекты за этот период);
Затем группировать по: участник команды (показать все часы, отработанные всеми сотрудниками компании в течение этого периода времени).

Сохраняйте отчёты на личной странице или на странице аналитики, чтобы в будущем легко получить к ним доступ.

Экспорт данных

В правом верхнем углу выберите Экспорт, а затем пункт Экспортировать значения времени в формат QuickBooks. Данные будут сохранены в формате QuickBooks — в IIF-файле, который будет содержать все данные из Resource Management. Сохраните файл там, где сможете легко его найти.

Запуск QuickBooks

Запустите QuickBooks. Убедитесь в том, что в системе указаны все ваши сотрудники с соответствующими ставками. Вероятно, эта информация уже введена, если вы используете QuickBooks для учёта и начисления заработной платы.
Перейдите в раздел File (Файл) > Utilities (Инструменты) > Import (Импорт) > Import .IIF file (Импортировать IIF-файл).
Выберите проект, для которого хотите выставить счета. Щёлкните Create Invoice (Создать счёт) в нижней части страницы.
При выставлении счетов будут использованы ставки, указанные в QuickBooks, и количество часов, указанное в Resource Management.

Сопоставление данных QuickBooks

Файл IFF, загруженный из Resource Management, не требует дополнительного форматирования для импорта в QuickBooks. Однако необходимо будет убедиться, что данные QuickBooks и Resource Management сопоставлены друг с другом надлежащим образом, и что вы понимаете, какие поля данных сопоставлены с QuickBooks.

Названия позиций и количество пробелов между ними должны быть одинаковыми в обеих системах.

Данные QuickBooks сопоставляются с Resource Management следующим образом:

Quickbooks: customer (клиент) = Resource Management: клиент
Quickbooks: job (задача) = Resource Management: проект
Quickbooks: employee (сотрудник) = Resource Management: пользователи
Quickbooks: service item (элемент обслуживания) или item (элемент) = Resource Management: категория задач
Quickbooks: notes (заметки) или description (описание) = Resource Management: примечания
Quickbooks: rate (ставка) = Resource Management: ставка

Применить к

Возможности

Кому доступна эта возможность?