Приложение Smartsheet Calendar App для эффективной координации работы в команде

Возможности приложения календаря:

• цветовое кодирование по основным и дополнительным категориям;
• простой экспорт календаря для отправки по электронной почте или вывода на печать;
• синхронизация с данными существующих проектов.

Вход в приложение Smartsheet Calendar

Для доступа к приложению календаря выполните следующие действия.

1. На панели навигации слева нажмите кнопку Панель запуска. 
2. Выберите Календарь.

Другой способ доступа к приложению календаря — открыть URL-адрес calendar.smartsheet.com.

Если у вас возникают проблемы с доступом к приложению с панели запуска, см. статью Доступ к премиум-приложениям и шаблонам с помощью панели запуска.

После входа в приложение вы увидите страницу Calendar List (Список календарей). На этой странице будут отображены все календари, которые вы создали и к которым вам открыт доступ. Чтобы открыть конкретный календарь, нажмите его имя.

Чтобы сузить результаты поиска, используйте опцию Filter (Фильтр) или введите имя календаря в поле поиска.

Создание основного календаря 

Создать календарь вам поможет мастер на панели Create New (Создать новый календарь). Чтобы запустить мастер, выберите + Добавить. 

Шаг 1. Выбор таблицы

1. Выберите таблицу или отчёт с данными Smartsheet, которые нужно отобразить. 
2. Нажмите Next (Далее).

Выбранная таблица или отчёт должны содержать хотя бы один столбец с датами.

Шаг 2. Выбор представления

Чтобы выбрать для календаря представление по умолчанию, щёлкните одну из плиток:

• Monthly (каждый месяц);
• Daily (по дням);
• Weekly (по неделям);
• Multi-Month (несколько месяцев);
• Quarterly (квартал);
• Day-Month (день–месяц).

После создания календаря вы сможете переключаться между этими представлениями в любое время.

Шаг 3. Сопоставление столбцов

Сопоставьте столбцы своей таблицы с соответствующими полями нового календаря.

1. В разделе Smartsheet Columns (Столбцы Smartsheet) выберите столбцы с данными, которые нужно отобразить на календаре. Поля с красной звёздочкой обязательны для заполнения. 
    

Если вы используете отчёт в качестве источника календаря, используйте одинаковые названия столбцов во всех таблицах, чтобы вам было удобно пользоваться календарём.

2. (Дополнительно) В разделе Data Grouping (Группировка данных) выберите столбцы (не более двух), которые вы хотите использовать для распределения задач по горизонтальным коллекциям. Эти группы будут отображаться в календаре слева и задавать его цветовое кодирование. 

Выбрав столбцы в разделе Data Grouping (Группировка данных), вы можете назначить определённый цвет для каждого значения столбца в разделе Custom Category List Order (Пользовательский порядок списка категорий).

3. Если вы готовы к просмотру календаря, выберите Add (Добавить).  .

4. Если вы хотите настроить календарь с помощью расширенных функций, выберите Advanced (Дополнительно).

Настройка календаря с помощью расширенных функций

После создания календаря с базовыми функциями вам могут потребоваться расширенные возможности. Вот лишь некоторые из них:

• добавление столбцов;
• сортировка задач; 
• настройка отображения времени и даты, а также вида задач календаря;
• изменение логотипа календаря;
• показ и скрытие выходных дней.

При нажатии кнопки Advanced (Дополнительно) в окне отображаются следующие вкладки:

• Additional Columns (добавление столбцов);
• Time & Design (формат времени и внешний вид);
• More Options (дополнительные настройки);
• Подтвердить. 

Чтобы продолжить, выберите Next (Далее).

Шаг 4. Добавление столбцов в календарь

1. Чтобы добавить информацию в календарь, используйте следующие разделы. 
   • Дополнительные столбцы. Выберите дополнительные столбцы для отображения данных из исходной таблицы или отчёта.
   • Сортировка столбцов. Автоматическая сортировка задач по содержимому столбцов.
2. Нажмите Next (Далее). 

Шаг 5. Настройка отображения дат и интервалов времени.

На вкладке Time & Design (Формат времени и внешний вид) можно настроить отображение дат и интервалов времени, а также стиль задач календаря.

Шаг 6. Изменение других сведений о календаре

На вкладке More Options (Дополнительные параметры) можно выполнить следующие действия:

• добавить название календаря;
• указать день начала недели;
• указать месяц начала квартала;
• показывать задачи только в рабочие дни, скрывать выходные дни или показывать и рабочие, и выходные дни;
• открыть и найти ссылку на веб-форму;
• настроить отображение календаря для пользователей и доступные для них действия. 

Опция Allow Attachments (Включить вложения)

Выберите этот параметр, чтобы пользователи могли прикреплять файлы к задачам в приложении календаря.

Файлы, вложенные в комментарии, будут отображаться вместе с комментарием. Вы не увидите их в столбце Attachments (Вложения) или в задаче приложения календаря.

Опция Allow Comments (Включить комментарии)

Выберите этот параметр, чтобы другие пользователи могли комментировать задачи в приложении календаря. Эта функция включена по умолчанию при создании календаря.

Комментарий, добавленный к календарю, также добавляется к исходной таблице или отчёту.

Используйте @упоминания в комментариях для привлечения внимания к записям в календаре.

Для добавления комментариев к календарю у пользователя должны быть права доступа к исходной таблице или отчёту уровня не ниже редактора. Просматривать комментарии могут пользователи с правами наблюдателя.

Опция Allow New Events (Включить добавление событий)

Установите этот флажок, чтобы все пользователи с правами редактора для исходной таблицы могли добавлять задачи напрямую в календарь.

Опция Web Form Link (Ссылка на веб-форму)

Если исходная таблица содержит форму, вставьте ссылку на неё в поле Web Form Link (Ссылка на веб-форму). После добавления ссылки на веб-форму в календарь можно будет открывать форму из приложения календаря.

Чтобы открыть веб-форму из приложения календаря, выполните следующие действия.

1. В левом верхнем углу приложения календаря нажмите значок раскрывающегося списка. 
2. Выберите Open Web Form (Открыть веб-форму).

Использование календаря в формате "454"

Чтобы включить отображение календаря в формате "454", установите флажок 454 Calendar (Календарь 454). Можно также установить флажок Default 454 Calendar (Календарь 454 по умолчанию), если вы хотите отображать его по умолчанию.

В календаре в формате "454" год делится на месяцы в следующем формате: 4 недели — 5 недель — 4 недели. В структуре календаря группируются праздничные дни, а количество суббот и воскресений равномерно распределяется по сравниваемым месяцам. (Формат "454" часто используется в розничной торговле для более точного сравнения уровней продаж по годам.)

Шаг 7. Проверка настроенных параметров

На вкладке Confirm (Подтверждение) проверьте и подтвердите изменённые параметры. Если вам необходимо внести изменения, выберите Previous (Назад), чтобы перейти на соответствующую страницу и внести необходимые изменения. После проверки всех настроек нажмите Add (Добавить) или Update (Обновить).