Отслеживание изменений с помощью журнала действий

Что можно отслеживать в журнале действий

Используйте журнал для отслеживания типичных действий:

• кто просматривал таблицу, отчёт или панель мониторинга;
• кому был предоставлен или отменён доступ к таблице, отчёту или панели мониторинга;
• только для таблиц: тип внесённых изменений и их специфика
  • (пример: в строке 4 Мария Иванова изменила статус с Выполняется на Завершено);
• имя пользователя, который внёс изменение;
• время и дата внесения изменений;
• предоставление доступа к рабочему пространству.

Как проверить изменения, внесённые в ячейки и строки отчёта 

Записи об этих изменениях не отображаются в журнале действий отчёта. Их можно просмотреть только в диалоговом окне журнала действий исходных таблиц. Поэтому для отслеживания изменений ячеек и строк в отчёте необходимо перейти в его исходную таблицу. 

Перед началом работы

Что ещё нужно знать о журнале действий:

• В журнале действий отображаются последние изменения ячеек. Чтобы просмотреть историю ячейки, щёлкните её правой кнопкой мыши и выберите История ячейки. 
• После закрытия журнала действий фильтры будут автоматически сброшены. Вы не сможете сохранить фильтры журнала действий или предоставить к ним доступ другим соавторам таблицы.
• Для некоторых действий нельзя определить имя пользователя Smartsheet. Например, кто-то отправил вам по электронной почте таблицу или строку ячеек с вложением. Затем вы скачали это вложение, не входя в Smartsheet. Smartsheet обнаружит и запишет это действие, но в записи журнала будет отображаться имя пользователя download@smartsheet.com.
• Для панелей мониторинга не предусмотрен доступ уровня редактора. Журнал действий для панелей мониторинга могут просматривать только администраторы и владелец.

Просмотр записей в журнале действий

Открыть диалоговое окно журнала действий можно двумя способами.

• Открытие диалогового окна журнала действий с помощью строки меню
  • В строке меню выберите Файл > Просмотр журнала действий.
• Открытие диалогового окна журнала действий с помощью правой панели
  • На панели справа нажмите значок журнала действий.

Изменения таблицы, вызванные работой API

Некоторые организации создают или используют индивидуальные решения, в которых применяется программный интерфейс (API) Smartsheet. Примером является приложение Smartsheet Pivot. Если API влияет на содержимое таблицы, рядом со столбцом даты появится значок "API — интегрированное приложение".

Фильтрация записей в журнале действий

В диалоговом окне Просмотр журнала действий можно увидеть действия с таблицей: например, кто и когда удалил строки или когда пользователь просматривал таблицу. Отчёт в диалоговом окне журнала действий по умолчанию показывает события за последние семь дней.

Используйте фильтры в журнале действий, чтобы просматривать только нужные записи. Можно применить фильтр, отображающий действия для определённого диапазона дат, определённого типа действий или определённых пользователей, которые были активны в таблице.

Как применить фильтры к журналу действий

1. В диалоговом окне журнала действий разверните раздел Фильтры. 
2. Выберите один из следующих вариантов:
   • Действие — фильтрация журнала по типу действия.
   • Соавторы — кто выполнил действие.
   • Диапазон дат — группа дат, для которой нужно просмотреть действия.
3. Нажмите Применить.

Чтобы сбросить фильтры, выберите Очистить фильтры.

Экспорт журнала действий

Журнал действий для элемента можно скачать в целях дополнительного учёта действий в таблице. Каждая загрузка может содержать данные о действиях в таблице не более чем за 90 дней.

Как экспортировать журнал действий

1. В строке меню таблицы или отчёта выберите Файл > Просмотр журнала действий.
2. В разделе Диапазон дат выберите дату начала и дату окончания. 
3. При необходимости выберите дополнительные параметры в фильтрах Действие и Соавторы.
4. Нажмите Загрузить.
   
   Smartsheet отправит ссылку на файл по адресу электронной почты, связанному с вашей учётной записью Smartsheet. 
    
5. Нажмите ссылку в сообщении электронной почты, чтобы скачать журнал действий.

Если имя таблицы содержит специальные символы, может потребоваться удалить их из имени файла при экспорте журнала действий в формате CSV. Некоторые символы, такие как | (вертикальная черта) или * (звёздочка), могут вызывать видимость повреждения файла при его открытии.

Когда ожидать получения экспортированного файла?

Время, которое требуется Smartsheet для формирования файла и отправки ссылки на загрузку, может различаться. После нажатия кнопки Загрузить вы должны получить сообщение со ссылкой на файл в течение следующего рабочего дня.

Запрос моментального снимка таблицы

Если вы являетесь лицензированным владельцем или администратором таблицы, вы можете запросить моментальный снимок изменений в ячейках или столбцах таблицы.

Как запросить моментальный снимок изменений в таблице

1. Откройте диалоговое окно журнала действий таблицы. 
2. В разделе Диапазон дат установите нужные даты начала и окончания.
3. Перейдите к конкретному изменению, разверните соответствующую строку и выберите Запросить моментальный снимок. 

Smartsheet отправит моментальный снимок по электронной почте владельцу таблицы в виде файла Excel. Этот файл Excel содержит только данные таблицы, сводку таблицы и комментарии. Условное форматирование, вложения, уведомления, история ячеек и формулы, несовместимые с Excel (формулы в столбцах, @row, @cell, межтабличные формулы и т. д.), не поддерживаются.

Для любой таблицы можно отправить только один запрос моментального снимка. После выполнения первого запроса можно подать дополнительный запрос.

Действия в журнале, связанные с представлением карточек

Некоторые действия, перечисленные в диалоговом окне журнала действий, описывают общее изменение, но не предоставляют контекст с подробными сведениями об этом изменении. Ниже приведены некоторые действия и их значение.

• Представление карточек: карточки переупорядочены. Вы вручную перетащили одну или несколько карточек из одной позиции в другую: либо в другую полосу, либо в другую позицию в той же полосе.
• Представление карточек: карточки переупорядочены не напрямую. Карточки были перемещены любым другим способом. Например, если вручную перетащить одну карточку в любую позицию в той же полосе или в другую полосу, другие карточки опосредованно перемещаются на более высокие или низкие позиции. Карточки также могут быть переупорядочены непрямым образом при внесении изменений в представлении сетки и представлении Ганта, например при назначении задачи другому человеку или при изменении параметра списка для строки.

Кто может просматривать журнал действий

* Только владелец может видеть всю историю действий, выполненных в таблице. * При передаче владения таблицей новый владелец будет видеть все журналы действий с момента создания таблицы.

** Записи журнала действий доступны при повышении уровня доступа до администратора (лицензированного) или редактора (лицензированного).

Хотите узнать больше о разрешениях совместного доступа? См. статью Разрешения для таблиц, отчётов и рабочих пространств.