Отслеживание распределения ресурсов в представлении ресурсов проекта

Представление ресурсов позволяет в наглядном виде контролировать распределение пользователей (ресурсов) в рамках плана Smartsheet по проектам, над которыми они работают. Представления ресурсов помогают принимать решения о рабочей нагрузке на сотрудников.

Сведения о настройке и включении управления ресурсами см. в статье Управление ресурсами и их распределение.

Перед началом работы

Прежде чем просматривать ресурсы в представлении ресурсов, необходимо назначить участников рабочей группы таблицам проектов, для которых включено управление ресурсами, как описано в статье Управление ресурсами и их распределение. 

Системный администратор Smartsheet также должен:

• назначить вас наблюдателем ресурсов в учётной записи;
• добавить в учётную запись всех пользователей, которых требуется отслеживать (в том числе не имеющих лицензии). Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями многопользовательского плана.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта функция недоступна для учётных записей с планом "Профессиональный". (Не знаете, какой у вас тип плана? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)

Просмотр ресурсов в представлении ресурсов проекта

1. В таблице, для которой включено управление ресурсами, на панели инструментов откройте представление Ганта и щёлкните значок Представление ресурсов проекта  (под кнопкой Предоставить доступ в правой части окна).
2. В открывшемся представлении можно увидеть рабочую нагрузку всех ресурсов, которым назначены задачи в таблице.
3. Чтобы просмотреть занятость ресурса по проектам, щёлкните его имя.

СОВЕТ. Чтобы открыть представление ресурсов проекта, можно щёлкнуть значок оповещения о превышении выделения .

Просмотр ресурсов в нескольких таблицах

Наблюдатели ресурсов могут просматривать распределение по всем таблицам, в которых включена эта функция. Для этого необходимо выполнить указанные ниже действия.

1. Щёлкните значок меню в левом верхнем углу окна Smartsheet и выберите пункт Главная.
2. Щёлкните правой кнопкой мыши элемент Представления ресурсов и выберите пункт Создать представление.
3. Выберите таблицы или ресурсы, для которых хотите просмотреть распределение, и нажмите кнопку ОК.
   
   ПРИМЕЧАНИЕ. Если ресурс выделен задачам в таблицах, к которым вам не предоставлен доступ, выделение в рамках всех этих таблиц будет объединено и указано в разделе Другие таблицы в представлении ресурсов.

Рядом с каждой задачей, которой назначен хотя бы один ресурс с превышением нагрузки, отображается значок оповещения о превышении выделения . Прокрутите временную шкалу, чтобы просмотреть таблицы, в которых ресурсу назначены задачи, и попробуйте переназначить некоторые из этих задач другим пользователям.

Предоставление доступа к представлению ресурсов и его экспорт

Чтобы экспортировать представление ресурсов или предоставить доступ к нему, выполните указанные ниже действия.

1. Откройте панель навигации, щёлкните Обзор и перейдите к пункту Представления ресурсов. 
2. В разделе представлений ресурсов выберите представление и выполните одно из указанных ниже действий.
   • Чтобы отправить представление ресурсов по электронной почте в виде вложенного файла Microsoft Excel (XLS), щёлкните значок конверта .
   • Чтобы загрузить файл Microsoft Excel (XLS) с представлением ресурсов, щёлкните значок экспорта . Чтобы изменить временной интервал, отображаемый в представлении, щёлкните диапазон дат.

Создание пользовательского представления ресурсов

С помощью пользовательского представления ресурсов можно создать более релевантный набор данных.

1. Откройте панель навигации, щёлкните Обзор и перейдите к пункту Представления ресурсов.
2. Щёлкните правой кнопкой мыши элемент Представления ресурсов и выберите пункт Создать представление.
3. Выберите нужный фильтр.
   • Фильтр По пользователю позволяет отобразить все проекты, задачи которых связаны с указанными ресурсами.
   • Фильтр По проекту формирует список ресурсов, связанных с задачами в указанных проектах. Представление включает другие проекты с участием этих ресурсов, что позволяет обнаружить все возможные проблемы с графиком работ.
   • Фильтр По группам позволяет отобразить все проекты с задачами, назначенными участникам указанной группы.
4. Нажмите кнопку ОК.