Smartsheet で担当をスムーズに移行するためのガイドを紹介します。
組織内で担当の変更がある場合、ワークスペースとその中のすべてのアイテムの所有者権限を移行したり、引き継いだりする必要があるかもしれません。
ワークスペースの所有者権限を移行する
- [参照] で、移行したいワークスペースを見つけます。
ワークスペースの右上にある [共有] ボタンを選択します。[チームと一緒にソリューションを構築する] フォームが表示されます。
所有者権限を移行する前に、移行先ユーザーにワークスペースを共有する必要があります。ワークスペースの共有に関する詳細をご確認ください。
フォームで、移行先ユーザーの現在の共有権限レベルを選択し、リストから [所有者にする] を選択します。
[ワークスペース内の所有アイテムの所有権も移行] の横にあるチェックボックスをオンにすると、ワークスペース自体だけでなく、ワークスペース内のアイテムも移行できます。
移行先ユーザーは個人の通知設定に応じて、通知センターと電子メールの受信トレイで、保留中の移行があることを伝える通知を受信します。
移行先ユーザーが所有者権限を承認すると、あなたはそのワークスペースの管理者になります。また、それまで所有者権限を保持していたアイテムも移行した場合は、それらのアイテムの管理者になります。
拒否された場合、または 7 日以内に承認されなかった場合、リクエストは期限切れになります。新しい移行リクエストを生成するには、このプロセスを繰り返す必要があります。
共有されているワークスペースの所有者権限をリクエストする
共有されているワークスペースの所有者権限をリクエストできます。これを行うには、次の手順に従います。
- [参照] で、所有者権限をリクエストするワークスペースを見つけます。
- ワークスペースの右上にある [共有] ボタンを選択して、[チームと一緒にソリューションを構築する] フォームを開きます。
- フォームで、名前の横にある現在の共有権限レベルを選択し、リストから [所有者] を選択します。
- ワークスペース内にある現在の所有者の Smartsheet アイテムについても所有者権限を取得するかどうかを確認します。次に、[移行リクエストの送信] を選択します。
移行リクエストを承認するためのリンクが記載された電子メールが現在の所有者に送信されます。
ワークスペースを共有されている共同作業者のリストに自分の名前が表示されていない場合は、ユーザーとして共有されているのではなく、連絡先グループを介してワークスペースを共有されている可能性があります。この場合、ワークスペースの所有者に直接連絡してください。グループの詳細については、「Use a Group to Send or Share Information (グループを使用して情報を送信または共有する)」を参照してください。
その他の情報
ワークスペースの所有者権限を移行する際は、次の点に注意してください。
- 移行先ユーザーの承認済みドメイン共有リスト外に共有ユーザーがいる場合、それらのユーザーは引き続きワークスペースにアクセスできます。承認済みドメイン共有に関する情報は、「共有セーフ ポリシーを構成する」をご覧ください。
- 利用を停止したユーザーからワークスペースの所有者権限を取得する場合は、システム管理者がワークスペースを削除し、すべての Smartsheet アイテムの所有者権限をアクティブなユーザーに移行する必要があります。詳細については、「管理センター: ユーザーの追加、編集、非アクティブ化」をご覧ください。必要に応じて、新しい所有者から特定のワークスペースの所有者権限を移行してもらうことができます。