ワークスペースは、クリエイターやマーケティング担当者が Brandfolder 内でプロジェクトを整理し、共同作業を行うための革新的な方法です。
この記事で言及されているワークスペースとコレクションとは、Brandfolder の機能を指します。Smartsheet のワークスペースとコレクションについては、ワークスペース内のコレクション概要をご覧ください。
ワークスペースはボトルネックを解消し、クリエイティブ担当者とマーケティング担当者がアセットの開発と活用をより適切に計画し、実装できるようにします。アセットがまだ開発中である間に、進行中のアイテムをランディング ページにステージングできます。最終的には、マーケティング プロジェクトとアセット開発がより俊敏になります。
ワークスペースは Smartsheet ともシームレスに統合されます。これにより、チームの効率が向上するだけでなく、リーダーシップにマーケティング プロジェクトの進捗状況に関する大局的な可視性を提供できます。このインサイトは、リーダーがチームのリソースをより適切に計画し、組織の目標を設定するのに役立ちます。
ワークスペースの作成とチーム メンバーの追加
Brandfolder レベルで、管理者は左上の [+ 新しいワークスペース] ボタンを選択する必要があります。
新しいモーダルが表示され、ワークスペース名 (必須)、URL (必須)、期限、説明を追加できるようになります。
チーム メンバーの追加とワークスペースのカスタマイズ
ワークスペースでは、[0 人のチーム メンバー] の上にあるアイコンを使用して、管理者がチーム メンバーを追加できます。これにより、ユーザー管理モーダルが開きます。
[設定] ボタンは、管理者がワークスペースの設定を変更し、ヘッダー画像をアップロードできるようにします。
ワークスペースに参考資料を追加する
ワークスペースにアセットを追加する方法は、コレクションにアセットを追加する方法と似ています。
一括管理ツールバーが表示される 1 つ以上のアセットを選択します。[次へ追加] を選択し、[ワークスペース] を選択します。
このアクションを完了すると、アセットがワークスペースに表示されます。ワークスペースに追加されたアセットは、チームが新しいアセットを作成する際にガイドとなる参考資料として役立ちます。アセットには、新しいアセットの作成に使用されるロゴ、マストヘッド画像、カラー パレット、フォントなどを含むことができます。
タスクとタスク詳細の追加
ワークスペースの管理者と共同作業者は、セクション内の [アセットを作成] ドロップダウンから [タスク] を選択して、ワークスペースに新しいタスクを追加できます。
現在、タスクはプレースホルダーの To do 画像を持つ汎用ファイルとして作成されています。これにより、タスクが Adobe Photoshop などの統合で表示されるようになります。
[タスクを作成] を選択すると、アセット モーダルが開き、ユーザーはこのタスクの詳細を入力できるようになります。タスクの詳細は次のとおりです。
- アセット名
- 期日 - タスク完了の日付を選択します。
- 優先度 - 低、中、高。
- ファイル タイプ - 一般的なファイル タイプから選択します。
- サイズまたは寸法 - フリーフォームのサイズ情報。
- ステータス - 未開始、進行中、完了済み。
- 説明 - 実行するタスクについてのフリーフォームの説明。
- 割り当て先 - タスクに割り当てることができるチーム メンバー。
この情報を入力すると、[アセットの詳細] の横にあるアセット モーダルで [タスクの詳細] が利用できるようになります。
これにより、チーム メンバーはアセットの作業中に適切なタグとカスタム フィールドをアセットに追加できるようになります。
CDN リンクは埋め込みタブからアクセスでき、電子メールの下書きやランディング ページにアセットを追加するために使用できます。
ワークスペース内の未完了のアセットは、ワークスペースのすべてのユーザーに対して、ワークスペース レベルで「未開始/進行中」のバナーとともに表示されます。また、管理者ユーザーの Brandfolder レベルでも、未開始/進行中と表示されます。ワークスペースでアセットが完了としてマークされると、Brandfolder レベルでアクセス権を持つすべてのユーザーに表示されます。
検索、並べ替え、フィルター
ワークスペースには、プロジェクト指向の高度なフィルターがあります。ユーザーは、自分に割り当てられたアイテムのみを表示するように簡単に切り替えることができます。ステータス、優先度、関連する期日の範囲でフィルタリングすることもできます。
アセットは、次回の支払期限到来順に並べ替えることもできます。
Smartsheet の統合機能
Brandfolder ワークスペースは Smartsheet とも密接に統合されます。ワークスペース + Smartsheet統合の詳細。