カスタム メール ドメインのセットアップ

お客様は、smartsheetmail や smartsheet.customdomain.com (例: customsubdomain.customdomain.com) を使用しなくても、カスタム サブドメインを指定できます。お客様は、引き続き必要に応じて smartsheet または smartsheetmail を指定できます。

サブドメインには、TXT レコードが関連付けないでください。また、検証済みの TXT レコードを持つプライマリ ドメインを使用する必要があります。DNS ルールにより、サブドメイン (または任意のドメイン名) が CNAME レコードと TXT レコードの両方を持つことはできません。

カスタム メール ドメインは、Smartsheet アプリからユーザーがトリガーした次のような電子メールに対して機能します。

• 自動化されたアラート
• 更新リクエスト
• シートの共有
• @メンション

カスタム メール ドメインは、Smartsheet のようこそメールや、パスワードのリセット、お支払い通知メールなどのシステム メールには対応していません。

電子メールの送信に使用されるすべてのサブドメインは、電子メールの送信をブロックする CNAME レコードを実装する必要があります。その結果、送信元サブドメインは受信トレイを持たないことになります。 

はじめる前に

プライマリ ドメインとカスタム メール ドメインのパブリック DNS (ドメイン ネーム システム) レコードを更新できるか、IT チームまたはドメイン管理者と協力して作業できる必要があります。組織/団体に Smartsheet のアカウントが複数ある場合は、それらのアカウントを個別に構成する必要があります。それらのアカウントは、同じカスタム メール ドメインを共有できます。

送信ドメインは、プライマリ ドメインのサブドメインである必要があります。管理センターのドメイン検証フローを通じて、自分がプライマリ ドメインの所有者であることを検証する必要があります。詳細については、「自動プロビジョニング (UAP) によるユーザーの自動追加」をご覧ください。

セットアップに必要なパブリック DNS エントリ

カスタム メール ドメインを使用して自分の組織/団体を代表して電子メールを送信できるようにするには、SPF (Sender Policy Framework)、DKIM (DomainKeys Identified Mail)、DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance) のメール セキュリティ基準を満たすように、次のパブリック DNS を設定して Smartsheet アプリのメール サービス プロバイダーである SparkPost に許可を与える必要があります。

必要なパブリック DNS エントリを設定するために、IT チームに協力してもらう必要がある場合があります。

• ドメイン キー (DKIM) レコード: カスタム ドメインで送信される Smartsheet からのすべての電子メールには、メールのヘッダーに暗号化されたデジタル署名が含まれます。受信メール サーバーは、カスタム ドメインの DKIM キーを検索して電子メール メッセージを検証し、それを使用して暗号化された署名を検証します。この電子メール認証メカニズムは、電子メールが正当な送信者から送信されたことを検証することにより、送信者と受信者をなりすましやフィッシングから保護します。
• CNAME レコード: これは、カスタム メール ドメインを SparkPost ドメインにポイントします。このドメインには、送信者と受信者をなりすましやフィッシングから保護する別の認証メカニズムの SPF レコードが含まれています。SPF レコードは、カスタム ドメインからの電子メールの送信を許可するメール サーバーを定義します。受信メール サーバーは SPF レコードからこれらを検索し、メール送信者の IP アドレスを比較して、その電子メールが承認された送信者メール サーバーから送信されていることを検証します。
  • 電子メールの送信に使用されるすべてのサブドメインは、電子メールの受信をブロックする CNAME レコードを実装する必要があります。その結果、送信元サブドメインは受信トレイを持たないことになります。
  • プライマリ ドメインには TXT レコードが必要であり、ドメイン検証を行う必要があるため、サブドメインには TXT レコードを含めないでください。 
• DMARC レコード: これは、電子メールがカスタム メール ドメインからのものであると主張しているにもかかわらず、DKIM や SPF 認証に失敗した場合に、受信メール サーバーが実行するアクションを定義します。認証されていない相手がドメインからのメールに偽装することを防ぐため、そのような電子メールを隔離または拒否するようにポリシーを設定することをお勧めします。

カスタム メール ドメインを使用するようにアカウントを構成する

システム管理者は、管理センターのブランディングとパーソナライズの設定ページにアクセスして、組織のカスタム メール ドメインを構成できます。

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セットアップ ウィザードで、次のような手順が示されます。

1. アカウントに検証済みのプライマリ ドメインがあることを確認します。ない場合は、ドメインの検証ページに移動して、プライマリ ドメインを追加して検証します。
2. サブドメインをドメインの検証ページに追加します。検証する必要はありませんが、これによりカスタム サブドメイン ドロップダウン メニューに表示されます。 
3. セットアップに使用するカスタム メール ドメイン名を選択します。
4. セットアップ ウィザードにより、カスタム メール ドメイン用に作成する必要のあるパブリック DNS レコードが表示されます。組織のパブリック DNS を変更するためのアクセス権限がない場合は、この情報を IT チームまたはドメイン管理者に伝えて設定してもらう必要があります。
5. カスタム メール ドメインのパブリック DNS レコードが作成されたら、管理センターで確認手順を完了します。
6. カスタム ドメインの検証が正常に完了すると、組織でこの機能が有効になります。組織のすべてのユーザーに、カスタム メール ドメインから送信された Smartsheet からの電子メールが表示されるようになります。
   10 日間のウォームアップ期間があり、電子メールは smartsheet.com から新しい送信ドメインに徐々に切り替えられていきます。

組織内のユーザーは、共有、シートの送信、自動化されたワークフローなどの通知を作成する際に、別のアクションを行う必要はありません。カスタム メール ドメインのパブリック DNS セットアップが完了すると、この機能が有効になり、既存の通知や新規の通知で送信者アドレスにカスタム メール ドメインが使用されるようになります。

パブリック DNS レコードが作成されてから変更がインターネット全体に反映されるまでに、最大 72 時間かかる場合があります。この間、セットアップ ウィザードからのパブリック DNS 検証は失敗するため、パブリック DNS が正しくセットアップされていることを確認し、時間をおいて再試行する必要があります。