URL クエリ ストリングを使用してフォームに既定値を事前入力する

誰かがカスタム リンクでフォームにアクセスすると、URL からの情報がフォームのフィールドに事前入力されます。

シナリオ

セールス マネージャーがクライアントからの電話によるすべての問い合わせを簡単にアクセスできるシートに一元的に記録し、各問い合わせにその問い合わせを記録した営業担当者の名前を含めようと考えている場合、マネージャーは 1 個の基本となるフォームを作成してから、各チーム メンバーに各メンバーの名前を事前入力したクエリ ストリングを含んだ異なる URL を提供することができます。そうすると、各チーム メンバーは毎回同じ基本情報を入力することなく簡単に情報を記録できる上に、すべての情報を 1 か所で確認することができます。

フォーム URL にクエリ ストリングを追加する

フォーム URL のクエリ ストリングを構築するには:

1. メニュー バーで、[フォーム] > [フォームの管理] を選択します。
2. カスタム URL 付きで配布したいフォームにカーソルを合わせます。
3. メニュー アイコンから [フォーム URL のコピー] を選択します。
4. スプレッドシートやドキュメントなどのアプリケーションにその URL を貼り付けます。
5. URL の最後に次の手順を実行します。
   1. クエスチョン マーク (?) を入力する
   2. フォームのフィールドに入れたい値を入力する (例: Rep)
   3. イコール マーク (=) を入力する

   4. 既定値として設定する値を入力する (例: Sally Smart)

      例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

6. URL に複数のフィールドを含めるには、それらをアンド マーク (&) でつなぎます。
    

   例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com

クエリ ストリングを使って複数選択用のドロップダウン リストに複数の値を入力するには、& を含めて、追加する値ごとにフィールドを繰り返します。
?Multi=Apple&Multi=Orange

値が 2 つを超える場合は、その都度フィールドを続けてリストアップします。
?Multi=Apple&Multi=Orange&Multi=Banana

考慮すべき事項

• フォームを使用するためにユーザーにログインを要求する場合、事前入力された文字列は機能しません。認証により、URL からカスタマイズがすべてクリアされます。
• フォーム フィールドでは大文字と小文字が区別されます。URL 文字列に値を追加する際は、この点に留意してください。
• URL にはスペースを使用できません。スペースを含めるには、%20 を使用します。その他の文字については、このページの下部にある特殊文字のリストを参照してください。

• フォームの設定で [フォーム送信のコピーを送信者に電子メールで送ることを許可する] オプションを有効にしている場合、クエリ ストリングを使用してフォーム上でこのオプションを自動選択し、既定の電子メール アドレスを入力することができます。このフィールドにデータを表示させるには、ECA を使用します。 

  例:
  https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com

• 値は編集可能ですが、非公開ではありません。フィールドがフォームに表示されないようにすることはできますが、URL には引き続き表示され、リンクを持つすべてのユーザーが URL と事前入力された値のデータを見ることができます。

   

  チームが再度同じデータを送信する必要がある場合、ブラウザーの戻るボタンを使って、事前入力値を含む最後に送信された値が組み込まれたフォームを再読み込みし、変更が必要な箇所を上書きしてフォームを再送信することができます。フォームの [説明] フィールドにこのヒントを追加して、このショートカットについてチームに伝達することをお勧めします。

   

クエリ ストリングに特殊文字を含める

URL にスペースなどの特殊文字を含める場合は、URL パーセント エンコーディングを使用する必要があります。使用できる一般的な特殊文字とそのパーセント エンコード値を以下の表に示します。これらの文字はエスケープ文字とも呼ばれます。

高度なシナリオ

クエリ ストリングにはさまざまな使い方があります。以下のリストは、クエリ ストリングを使用できる一連のアイデアを示しています。 

• ダッシュボード: 同じフォームに対して異なるリンクを持つダッシュボードを作成します。各リンクには、フォーム内の条件付きロジックを制御するフィールドを使用したクエリ ストリングがあり、異なるタイプのリクエストに対応したクイック リンクが作成され、すべてが一元的に処理されます。 
• 数式: 数式を使用して、事前入力フォームの作成と、元の依頼者に URL を送信するための自動アラートなどのフォローアップ項目の生成を自動的に行います。
• QR コード: 基本となる同じフォームで、異なる URL クエリ ストリングを使ったさまざまな QR コードを作成し、いろいろな機器に貼るステッカーにそれらの QR コードを印刷します。QR コードを読み取り、詳細を入力してもらうことで簡単に機器の使用履歴を作成できます。