Smartsheet Control Center: データ収集シートのセットアップ

ブループリントにおけるデータ収集シートの役割

データ収集シートでは収集されたデータを使用して、プロジェクト シートの [サマリー] セクション (またはプロファイル データ) を自動的に入力します。 

データ収集シートを使用すると、各プロジェクトのプロファイル データへのアクセスを標準化し、制限できます。

チーム メンバーが重要なデータ ポイントを変更するのを防ぐため、[予算] や [プロジェクト期日] などのアイテムをロックできます。 

すべてのフィールドをロックする必要はありません。プロジェクトの作成時に手動でのデータ入力を許可することもできます。

データ収集シートは、需要管理にも役立ちます。

一般的なワークフローの例を以下に示します。

• チームは、新しいプロジェクトの提案やリクエストをフォーム経由で送信します
• マネージャーは、単一のシートから各プロジェクトをレビューし、承認または却下します
• 承認されたプロジェクトを Smartsheet Control Center で作成できるようになります

データ収集シートを作成および設定する

開始するには、次のように Smartsheet を開きます。

1. [ホーム] タブを選択します。
2. 左パネルで管理者ワークスペースを見つけます。
3. [新規作成] > [グリッド ビュー] を選択します。
4. [シートに名前を付けてください] の下に、データ収集シートの名前を入力します。
5. [OK] を選択します。

特定の列でデータ収集シートを設定します。理想的には、データ収集シートに以下の列を作成します。

[プロジェクト名] の列は常に必要です。

プロジェクト名 (必須)

この列に各プロジェクトの名前を入力します。プロジェクトを作成すると、この情報がプロジェクト全体の名前になります。[サマリー] のプライマリ列に配置してください。 

承認 (オプション)

承認列は、Control Center で作成できるプロジェクトを制限します。「承認が必要」な状態を使用した場合、承認されたプロジェクトのみを作成できます。承認列がない場合は、データ収集シートのどのプロジェクトでもプロビジョニングできます。 

列タイプのチェックボックスまたはドロップダウンを使用し、プロジェクトを承認するたびに列を更新します。これにより、Control Center で承認されたプロジェクトのみを作成できます。 

プロジェクトの作成 (オプション)

[作成済みプロジェクト] 列は、プロジェクトを単一のインスタンスに制限します。プロジェクトを作成済みとしてマークすると、新しいプロジェクトを作成する際のオプションとして表示されません。 

列タイプのチェックボックスまたはドロップダウンを使用し、各プロジェクトを承認する際に列を更新すると、プロジェクトの重複を防ぐのに役立ちます。

プロジェクト リンク (オプション)

ブループリント ビルダーの [データ収集の設定] 画面で [その他のデータ収集オプションを表示] を選択すると、プロジェクト リンクを追加するオプションが表示されます。

これは、データ収集シートに配置されたプロジェクト自体へのショートカットです。 

データ収集プロファイル データ (オプション)

列を追加すると、プロジェクトの作成時にデータ収集プロファイル データが自動的に入力されます。これらの列には、プロファイル データで付けたものと同じ名前を付けます。 

権限の設定にプロファイル データを使用する場合は、[連絡先リスト] 列として設定してください。

データ収集プロセスを合理化するためのベスト プラクティス

• プロジェクトを承認する場合は、共有を編集者レベルの権限に制限します。
• Smartsheet フォームを作成すると、プロジェクト リクエストをより簡単に実行できます。
• アラートを作成し、新しいプロジェクト リクエストが入ってきたときにプロジェクトの承認者に通知します。
• マルチステージの承認プロセスを追跡するには、列を追加します。プロジェクトを作成するための最終承認のみが必要です。 

その他のデータ収集シートを追加する

作成できるデータ収集シートは最大 4 つまでで、シートごとに最大 5,000 件のプロジェクトを管理できます。

その他のデータ収集シートを含めるには、以下を行う必要があります。

• [プログラムを管理] を選択し、ブループリントを選択します。
• [データ収集の設定] に移動します。
• [複数のデータ収集シートを追加] をオンに切り替えます。

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データ収集シートの複製

[データ収集シートのコピーを作成] > [保存] を選択して、現在のデータ収集シートを複製できます。

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複数のデータ収集シートがある場合の考慮事項:

• コピーを作成するたびに、既存のデータ収集シートがコピーされます。 
• ブループリントで、複数のデータ収集シートがあることが特定されます。 
• プロファイル データは、複数のデータ収集シートと自動的に同期されます。 
• いずれかのデータ収集シートからプロジェクトをプロビジョニングすることができます。 
• 1,000 件を超えるプロジェクトがあるブループリントには、複数のデータ収集シートを使用します。

複数のデータ収集シートがある場合に避けるべき事項:

• セル リンクが壊れないようにするために、シート間でプロジェクトを移動しないでください。
• プロジェクトの行は取得できないため、データ収集シートから削除しないでください。
• 多層型ブループリントで複数のデータ収集シートを使用しないでください。 
• プロジェクトが 1,000 件未満のブループリントには、複数のデータ収集シートを使用しないでください。