Smartsheet for Google Docs

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Chrome ウェブ ストアからインストールできる Smartsheet と Google ドライブの統合機能は次の通りです。

  1. Smartsheet for Google Docs: Smartsheet のデータを戦略的に Google ドキュメントにインポートします。
  2. Smartsheet for Google Forms: Google フォームへの回答を Smartsheet の新しいシートに保存します。
  3. Google ドライブから新しいシートを作成する: 新しいシートは Smartsheet に保存されますが、Google ドライブにもリンクが作成されるため、そこから簡単にシートを開くことができます。

さらに、インストールを必要としない Google との統合機能がいくつか存在します。こちらでそのリストをご確認ください。

Smartsheet アプリやアドオンをインストールするには Chrome ブラウザーを使用する必要がありますが、インストール後はどのブラウザーからでも Google ドライブと Smartsheet の統合機能にアクセスできます。

Smartsheet Merge アドオンを使用する

Smartsheet for Google Docs は Google ドキュメントのアドオンで、Smartsheet のデータを基に請求書、手紙、または封筒などの書類を作成できます。例えば、Smartsheet の「顧客名」列に登録している名前を使って、Google ドキュメントで作成する手紙の定型文を送付先顧客に合わせてカスタマイズする、といったことができるようになります。

Smartsheet Merge add-on for Google Docs

サイドバーで選択できるのは、シートの最初の 100 列のみです。それ以降の列を使用する場合は、二重波括弧で囲まれた列名を入力することで、手動でドキュメントに結合フィールドのタグを作成できます。例: {{列名}}。

アドオン設定後に列名や場所を変更した場合、[Refresh Columns (列を最新の情報に更新)] を選択してサイドバーのリストを更新します。

 

Smartsheet Merge add-on for Google Docs

Smartsheet for Google Docs アドオンをインストールする

  1. Chrome ウェブ ストアから Smartsheet for Google Docs をインストールして、Smartsheet が Google ドライブのドキュメントにアクセスするのを許可します。
  2. インストール後は、別のドキュメントを選んで Smartsheet のデータを統合することもできます。
  3. 画面上部で、[拡張機能] > [Smartsheet for Google Docs] > [Start (開始)] を選択します。ドキュメントの右側に [Smartsheet Merge] サイドバーが表示されます。

  4. [Connect to Smartsheet (Smartsheet に接続)] ボタンを選択し、表示されるステップにしたがってこのアプリと Smartsheet アカウントとの接続を許可します。

    複数の Google アカウントにサインインしている場合、処理中にエラー メッセージが表示されることがあります。エラーが発生した場合は、開いているすべてのブラウザー画面で、すべての Google アカウントからサインアウトし、ブラウザーを閉じ、1 つの Google アカウントのみにサインインし直します。

  5. サインインが完了するとページが更新され、ウィンドウを閉じて [Smartsheet Merge] サイドバーが表示された Google ドキュメントに戻るよう促されます。
  6. [Smartsheet Merge] サイドバーが更新されているのを確認できます。[Select a Sheet (シートを選択)] を選択し、結合に使用するシートを選択します。シート リストのすぐ上にある検索ボックスを使用すると、シートをすばやくフィルターし、探しているシートを見つけることができます。
      Sheet picker in Smartsheet merge sidebar
  7. [Smartsheet Merge] サイドバーで [Select Rows (行を選択)] を選択し、ドキュメントと結合させる行を選択します。複数の行を選択すると、Smartsheet Merge はその分だけ Google ドキュメントをコピーし、それぞれを選択された行のデータと結合します。結合ごとに最大 150 行を選択できます。
  8. [Smartsheet Merge] サイドバーで [Insert Merge Fields (結合フィールドを挿入)] を選択します。
  9. Smartsheet Merge により、結合フィールドを使用して Smartsheet のデータが Google ドキュメント内に配置されます。ドキュメント内で最初のタグを表示させる場所にカーソルを置き、サイドバーで列名を選択します。結合フィールド タグが、Smartsheet のデータを表示させるプレースホルダーとして挿入されます。ドキュメントに結合させたい列データの分だけ、この作業を繰り返します。
  10. ドキュメントの設定が終了したら、[Smartsheet Merge] サイドバーで [Run Merge (結合を実行)] を選択し、以下のいずれかを選びます。
    • Create multiple Google Docs (複数の Google ドキュメントを作成する)
    • Create multiple PDFs (複数の PDF を作成する)

    • Combine into one file (1 つのファイルにまとめる)

      最後のオプションを選択すると、結合されたドキュメントはすべて 1 つの Google ドキュメント/PDF にまとめられるため、印刷するのに便利です。

      Google では 10 MB 未満のドキュメントの PDF しか作成されません。

  11. [File Name Format (ファイル名の形式)] をカスタマイズします。既定では、各ファイル名にはシートのプライマリ列のデータが含まれますが、[File Name Format (ファイル名の形式)] の隣の [Change (変更)] を選択すると必要に応じてファイル名を変更できます。
  12. その他のオプションを設定します。
    • Share in Google Drive (Google ドライブで共有): 結合したドキュメントを、その行にリストされている Gmail または Google Apps の有効なメール アドレスと共有します。各行のドキュメントを共有するメール アドレスのリストを作成するには、シートの最初の 100 列のいずれかを使用する必要があります。
    • Attach to row in Smartsheet (Smartsheet の行に添付): Smartsheet の行に、生成された Google ドキュメントまたは PDF へのリンクを添付します。
    • Upload to row in Smartsheet (Smartsheet の行にアップロード)(PDF ドキュメントのみ): 生成された PDF ファイルを Smartsheet にアップロードし、行に添付します。
    • Send via Email (電子メールで送信)(PDF ドキュメントのみ): それぞれの PDF ドキュメントを電子メールの添付ファイルとして、行の有効なメール アドレス宛てに送信します。アドオンを実行している人であれば誰でも、電子メールを送信できます。各行のドキュメントを送信するメール アドレスのリストを作成するには、シートの最初の 100 列のいずれかを使用する必要があります。[Configure (設定)] を選択して電子メールの件名とメッセージ本文をカスタマイズします。Google ドキュメントで結合フィールドを使用するのと同じように、件名とメッセージ本文に結合フィールドを入力することで、行の値を含めることができます。
  13. サイドバー下部の [Run Merge (結合を実行)] ボタンを選択します。結合が実行され、フォルダーに新しいドキュメントが保存されます。このフォルダー名は、結合プロセスが始まった時点の現行のドキュメント名を基に作成されます。 

ドメインでサード パーティ アプリが無効になっているため、統合を使用できないというエラーが表示される場合は、Google サポート サイトのこちらの手順を Google ドメイン管理者に実行してもらうことで解決できます。Google アカウントの管理者に連絡し、設定を変更して Smartsheet をはじめとするサード パーティ製アプリの使用を許可してもらえるかどうかを確認してください。  

アプリおよびアドオンをアンインストールする

Google サポート サイトの手順を参照して Google ドライブからアプリをアンインストールします。