Panoramica per l’Amministratore di sistema sul modello Abbonamento utente

Il modello Abbonamento utente fornisce alle organizzazioni un abbonamento alla piattaforma Smartsheet, che consente:

• Agli utenti di creare e condividere fogli, report, dashboard e workspace per collaborare con i colleghi e promuovere progetti, programmi e processi
• Agli Amministratori di sistema di decidere quali utenti provvisori diventeranno utenti a pagamento

Gli asset principali condivisi da un utente con i colleghi possono essere utilizzati immediatamente da questi. Se devono farlo ma non dispongono dell’accesso a pagamento al piano, Smartsheet concede un accesso temporaneo come Membro provvisorio oppure assegna un tipo di utente gratuito.

Se non sei sicuro del tipo di modello, scopri come determinare il modello del tuo piano.

Tipi di utenti

Tutti gli utenti con accesso a pagamento sono Membri. Gli Amministratori di sistema possono aggiungere utenti come membri provvisori in qualsiasi momento. Quando gli utenti condividono gli asset principali, Smartsheet concede l’accesso temporaneo come Membro provvisorio o assegna un tipo di utente gratuito (Ospite o Visualizzatore).

Tipi di utenti

• Membro:
  • I membri hanno accesso completo a Smartsheet secondo il piano di abbonamento. È possibile condividere con loro gli asset a qualsiasi livello di autorizzazione.
  • Un Amministratore di sistema può assegnare il tipo di utente Membro in qualsiasi momento.
  • I membri possono anche accedere gratuitamente a Smartsheet per un periodo provvisorio, consentendo loro di “provare prima di acquistare”.
• Ospite:
  • Gli Ospiti possono disporre delle autorizzazioni di Editor o Commentatore per gli asset.
  • Un utente esterno diventa un Ospite quando partecipa alla condivisione di almeno un asset con autorizzazioni di Editor o Commentatore.
  • Un Amministratore di sistema può modificare il tipo di utente per un utente esterno da Membro a Ospite.
• Visualizzatore:
  • I Visualizzatori possono disporre solo delle autorizzazioni di Visualizzatore per gli asset.
  • Un utente interno o esterno diventa un Visualizzatore quando partecipa alla condivisione di almeno un asset con autorizzazioni di Visualizzatore.
  • Un Amministratore di sistema può modificare il tipo di utente per un utente esterno o interno passandolo da Membro provvisorio o Membro a Visualizzatore.

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Utenti interni e utenti esterni

• Utenti interni: 

  • Un utente è interno se il suo indirizzo e-mail corrisponde a un qualsiasi dominio associato al piano. 

  • Può ricevere automaticamente l’accesso a pagamento tramite provisioning automatico dell’utente

• Utenti esterni: 

  • Un utente è esterno se il suo indirizzo e-mail non corrisponde ad alcun dominio associato al piano.
  • Diventa Ospite di un piano Business o Aziendale quando qualcuno gli concede le autorizzazioni di Commentatore o Editor

I piani Pro non includono gli Ospiti. Gli utenti esterni ricevono l’accesso come Membro provvisorio quando partecipano alla condivisione di almeno un asset con autorizzazioni di Commentatore o superiori.

Report sui tipi di utenti

Puoi scaricare un report degli utenti del tuo piano ogni volta che ne hai bisogno. Il report elenca tutti gli utenti attivi associati al piano. Include i seguenti dettagli per utente:

• E-mail e dominio
• Tipo di utente e tipi di accesso Amministratore
• Autorizzazioni
• Attività

Accedi al report sui tipi di utenti dalla pagina Tipi utente e true-up o dalla homepage del Centro dell’Amministratore per esaminare l’utilizzo.

Stato provvisorio

Smartsheet concede l’accesso come Membro provvisorio per permettere agli utenti di valutare il servizio e la collaborazione dell’assistenza prima che un Amministratore di sistema decida se pagare per un accesso continuo.

Lo stato provvisorio indica che:

• Non ti viene addebitato alcun costo per questo Membro
• Puoi rivedere l’utilizzo da parte di questo Membro prima di pagare per il suo accesso.

In Smartsheet, a livello di user experience, non c’è differenza tra Membri e Membri provvisori. 

Livello di autorizzazione che concede un accesso provvisorio:

• Piano Pro, utente interno o esterno: in condivisione su almeno un asset con autorizzazioni almeno di Commentatore
• Piano Business o Aziendale, utente interno: in condivisione su almeno un asset con autorizzazioni almeno di Commentatore
• Piano Business o Aziendale, utente esterno: in condivisione su almeno un asset con autorizzazioni di Amministratore

Gli utenti saranno Membri provvisori per almeno 30 giorni prima di essere idonei per la riconciliazione. 

Al termine del periodo di riconciliazione, i Membri provvisori passano a Membri a pagamento, a meno che non vengano trasformati in Visualizzatori o Ospiti o privati dell’accesso. 

True-up

Gli utenti hanno accesso completo a Smartsheet quando ottengono lo stato provvisorio. Non è richiesto alcun pagamento anticipato e avrai l’opportunità di riconciliare lo stato di un utente prima di qualsiasi ulteriore obbligo di pagamento. Puoi gestire l’utilizzo eseguendo una o entrambe le operazioni seguenti entro la fine di un periodo di riconciliazione:

• Consentire ai Membri con status provvisorio di diventare Membri a pagamento  
• Modificare le autorizzazioni degli utenti per rimanere entro i limiti del piano

Non addebitiamo alcun costo per l’uso durante il periodo dei Membri provvisori; gli upgrade coprono il periodo di validità del piano rimanente.

Processo e cadenza del true-up

Il processo di true-up include delle coppie di periodi di utilizzo e relativi periodi di riconciliazione. I periodi di utilizzo sono di tipo continuativo, e il secondo periodo di utilizzo inizia non appena inizia il primo periodo di riconciliazione.

I periodi di riconciliazione sono trimestrali per i clienti annuali e mensili per i clienti mensili.

Il periodo di riconciliazione si verifica:

• Circa 30-35 giorni prima della data di fatturazione automatica trimestrale per i clienti annuali
• Sette giorni prima della data di fatturazione automatica per i clienti mensili

Quando inizia un periodo di riconciliazione per il tuo piano, riceverai un'e-mail con le date chiave e i Membri provvisori da rivedere. Per istruzioni dettagliate, leggi l’articoloGestire gli utenti nel modello Abbonamento utente.

Se al termine del periodo di riconciliazione l’importo dovuto è maggiore di zero, ti verrà addebitato automaticamente tale importo.