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Funzionalità
Chi può utilizzare questa funzionalità?
Gli Amministratori delle risorse possono attivare Approvazioni.
Audit delle approvazioni
È possibile scaricare un registro di audit dettagliato di tutte le modifiche relative alle approvazioni di tempo e spese.
Who can use this?
Plans:
- Resource Management
Permissions:
Gli Amministratori delle risorse possono attivare Approvazioni.
Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.
L'organizzazione potrebbe dover controllare i registri di approvazione per dimostrare un processo di approvazione conforme (ad esempio la conformità SOX).
A differenza dei report, che rappresentano solo lo stato attuale di approvazione per ogni voce temporale, il registro di audit delle approvazioni contiene ogni evento di modifica (invio, rifiuto, approvazione, ecc.) e i commenti di rifiuto o approvazione associati, le date e gli utenti che apportano le modifiche. Il registro è utile per supportare processi relativi alla conformità, come ad esempio in un audit SOX.
All'inizio di ogni mese, Resource Management genera un file CSV contenente un registro di controllo del mese precedente. I mesi precedenti possono essere scaricati in qualsiasi momento.
I registri di audit del mese corrente non possono essere generati fino al mese successivo.
Scarica i registri di audit delle approvazioni
Accedi ai tuoi registri di audit:
- Nelle impostazioni dell'account, scorri verso il basso fino al flusso di lavoro di approvazione, quindi clicca su Accedi ai registri di audit.
- Nella nuova finestra, scegli il mese e l'anno per le voci di tempo e spese che desideri controllare (il mese in cui sono state registrate le ore e/o le spese).
- Il registro di audit viene elaborato e, una volta disponibile, un link per il download appare nell'elenco delle richieste recenti. Un link al file viene inviato anche all'e-mail del richiedente.
- Seleziona Scarica per accedere al file del registro di controllo.
Il periodo di tempo si applica alle date per i registri dell'ora di iscrizione, non alle date in cui sono state presentate o approvate. Poiché i tempi e le spese possono essere approvati o respinti molto più tardi del mese durante il quale le voci sono state inviate, i file di registro di audit per un determinato mese possono variare a causa dell'approvazione delle voci dopo il download del registro. Durante l'esecuzione di un audit, si consiglia di richiedere e scaricare nuovi registri di audit per acquisire le modifiche più aggiornate.
Comprendere i registri di audit delle approvazioni
I log di audit di approvazione contengono record con voci temporali e/o di spesa (a seconda di quali vengono monitorate) insieme alla cronologia delle modifiche allo stato di approvazione di tali voci. Ciò significa che lo stesso record di voci temporali o di spesa avrà probabilmente più righe nel registro di controllo: una per ogni modifica dello stato di approvazione di quella voce.
Ad esempio, se un utente invia una voce temporale per l'approvazione che viene poi respinta, modificata, reinviata e quindi approvata, ci sarà una riga per ciascuna di tali modifiche allo stato di approvazione (che passa da in sospeso a respinto, di nuovo in sospeso e infine approvato).
Il registro di audit contiene più colonne che descrivono le varie proprietà della voce temporale o di spesa, nonché gli utenti che apportano modifiche al record. Di seguito è riportata una descrizione di ciò che ciascuna delle colonne del registro di audit rappresenta.
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