Importer des fichiers pour créer de nouvelles feuilles

Vous pouvez importer n’importe quelle feuille ou n’importe quel rapport à partir des formats suivants :

• Microsoft Excel
• Microsoft Project
• Google Sheets
• Tableau Atlassian Trello

Pour améliorer l’automatisation des importations de vos données, vous pouvez importer vos fichiers de deux manières différentes :

• Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez Fichier > Importer. 

Vous avez le choix entre quatre options pour importer vos données et quatre options pour automatiser l’importation des données. Pour de plus amples renseignements sur l’automatisation de votre importation, consultez Créer un flux de travail de chargement dans Data Shuttle.

• Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez le menu Connexion, puis Créer un flux de travail ou Gérer les flux de travail pour gérer votre automatisation de l’exportation directement dans Data Shuttle.

L’importation entraîne toujours la création d’une nouvelle feuille. Pour transférer des données de fichiers créés avec d’autres programmes dans une feuille existante, utilisez les fonctions copier et coller.

Avant toute importation

Pour être importés correctement, les fichiers doivent remplir les critères suivants :

• Leur taille ne peut pas être supérieure à 50 Mo.
• Il est possible d’importer jusqu’à 20 000 lignes, 400 colonnes ou 500 000 cellules en même temps.
• Les fichiers Microsoft Excel doivent être au format .xls, .xlsx ou .csv et le premier onglet du classeur ne peut pas être vide.
• Les fichiers Microsoft Project doivent être créés dans les versions 2007, 2010, 2013 ou 2016 et au format de fichier .mpp, .mpx, .mspdi ou .xml.

Les formules ne sont pas conservées. En raison des différences de syntaxe entre les formules Excel et Smartsheet, vous ne pouvez pas importer de formules.

Pour contourner ce problème, vous pouvez enregistrer les formules au format texte en supprimant le signe égal se trouvant devant, puis en enregistrant la feuille. Lorsque vous rouvrez le fichier Excel, vous pouvez rajouter le signe égal et adapter la syntaxe de la formule pour qu’elle fonctionne dans Smartsheet.

Commencer votre importation

1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur l’icône Centre de solutions (icône plus), puis Importer.
2. Sélectionnez l’application source à partir de laquelle vous effectuez l’importation.

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          Smartsheet vous invite à localiser et à charger le fichier depuis votre ordinateur.

3. Après avoir chargé votre fichier, saisissez un nom de feuille et sélectionnez la colonne principale de votre feuille. 
4. Sélectionnez Importer.

Votre fichier importé apparaît en tant que nouvelle feuille sur Parcourir dans le panneau de gauche.

Il est possible que vous ayez à apporter quelques retouches à la feuille après l’avoir importée pour lui donner l’apparence et la fonction souhaitées.

Vous remarquerez peut-être que le système ne conserve pas certains aspects des éléments importés. Voici les éléments courants susceptibles de nécessiter des ajustements :

• Fonctionnalités non disponibles dans Smartsheet et non incluses dans la feuille importée (cellules fusionnées, feuilles multiples dans un classeur ou bordures de cellule).
• Listes déroulantes pour validation des données, qui doivent être recréées.
• Si vous importez une feuille Excel ou Google Sheet qui utilise une formule qui n’est pas prise en charge dans Smartsheet, un message d’erreur #UNPARSEABLE s’affiche à la place de la formule. 
• Images d’un fichier externe.

Si votre feuille importée ne contient pas les données attendues, recherchez les feuilles de travail masquées dans votre classeur Excel. Pour importer les données appropriées, affichez toutes les feuilles de travail masquées et placez la feuille de travail souhaitée à la première position.

Microsoft Project possède certaines fonctionnalités, telles que les contraintes, qui ne sont pas prises en charge par Smartsheet, et qui peuvent déranger l’ordre des lignes lors de l’importation de fichiers .mpp. Pour résoudre ce problème, essayez d’enregistrer le fichier .mpp au format .xml et importez cette copie. Si le problème persiste, contactez notre équipe d’assistance.

Importer plusieurs feuilles d’un classeur Microsoft Excel

Seul le premier onglet (le plus à gauche) d’une feuille de travail d’un classeur Excel est importé. Pour connaître le nombre d’onglets de votre classeur Excel, il vous suffit de regarder au bas de la feuille.

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Si vous souhaitez importer plusieurs onglets dans Smartsheet :

• Importez le classeur dans Smartsheet une fois pour créer une nouvelle feuille.
• Revenez au fichier Excel, sélectionnez un onglet et faites-le glisser vers la gauche jusqu’à la position la plus à gauche.
• Enregistrez le fichier Excel et importez-le à nouveau dans Smartsheet. Une nouvelle feuille est alors créée à partir des informations de l’onglet que vous venez de placer complètement à gauche.
• Recommencez la procédure autant de fois que nécessaire pour créer une feuille pour chaque onglet du classeur.
• Dans Smartsheet, déplacez toutes les feuilles dans un dossier ou un espace de travail pour des questions d’organisation.

Que se passe-t-il lorsque vous importez un tableau Atlassian Trello ?

Si vous importez un tableau Atlassian Trello, vous pouvez importer jusqu’à 5 000 cartes ou 50 listes. Si vos cartes comprennent des images de couverture, sachez que le volume total de ces fichiers image à importer ne peut dépasser les 10 Mo.

Sélectionnez la carte à importer, puis sélectionnez OK pour créer une feuille avec les données importées. La feuille s’affichera par défaut en mode Carte.

Lorsque vous importez un tableau Atlassian Trello, les colonnes suivantes sont toujours créées dans Smartsheet (ces colonnes s’affichent en mode Grille) :

• Nom de la tâche Les noms que vous avez utilisés pour les cartes dans Trello s’afficheront dans les champs de cette colonne. Celle-ci sera mise en forme au format texte/nombre.
• Liste Cette colonne contiendra tous les noms de la liste du tableau Trello. Les noms de la liste apparaîtront sous forme de noms d’un ensemble de colonnes dans le mode Carte de Smartsheet.
• Membres Cette colonne contiendra tous les noms des membres du tableau Trello (les personnes avec lesquelles vous avez partagé votre tableau Trello) dans une liste déroulante.
• Échéance Si vous avez défini une échéance pour une carte, elle s’affichera dans le champ dans la colonne Échéance. Cette colonne sera mise en forme au format de colonne de date.
• Description Le texte de la description du tableau Trello s’affichera ici. Cette colonne sera mise en forme au format texte/nombre.

Les autres colonnes et les informations sur les cartes ne s’afficheront que si vous les avez ajoutées dans votre tableau Trello.

Les cartes archivées ne seront pas importées depuis Trello.