Suivre le travail en fonction de la date grâce au mode Calendrier

Grâce au mode Calendrier, vous pouvez facilement voir les activités actuelles et prochaines, ce qui aide votre équipe et les parties prenantes à rester concentrées et coordonnées sur des objectifs communs. Cet affichage simplifié est idéal pour récapituler une feuille de route ou fournir un aperçu de portefeuille pour plusieurs projets.Lorsque vous basculez sur le mode Calendrier, l’apparence et la mise en page des contrôles de la feuille sont différentes, et certaines fonctionnalités, telles que le menu Fichier, l’accès aux formulaires et les automatisations, peuvent ne pas être encore disponibles. 

Le mode Calendrier vous permet :

• d’afficher le travail en fonction de la date sur un échéancier ;
• de regrouper les données dans des couloirs horizontaux et de filtrer des éléments spécifiques ;
• d’afficher et de modifier les détails des jalons et de la barre ;
• d’effectuer un zoom avant ou arrière pour afficher les données désirées 
• de faire défiler l’échéancier pour voir le travail futur ou passé.

Quand utiliser le mode Calendrier

Vous pouvez utiliser le mode Calendrier lorsque vous avez besoin d’une représentation visuelle des dates et phases clés de votre projet sans afficher de détails inutiles. Utilisez le mode Calendrier pour :

• mettre en avant les jalons clés et faire ressortir les dates critiques et les livrables ;
• fournir aux parties prenantes un aperçu général pour un ou plusieurs projets ;
• vous concentrer sur la gestion du travail en fonction de dates et ainsi garantir une organisation claire et coordonnée.

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Vous devez disposer d’un forfait Affaire ou Entreprise pour pouvoir utiliser le mode Calendrier. En savoir plus sur le passage à un forfait supérieur.

Accéder au mode Calendrier

Pour basculer sur le mode Calendrier :

1. Accédez à la barre d’outils supérieure de votre feuille.
2. Sélectionnez le commutateur de mise en page.
3. Sélectionnez Calendrier dans le menu déroulant.

Configurer votre feuille pour le mode Calendrier

Si une feuille ne comporte aucune colonne de date, l’option Calendrier du sélecteur de mise en page de la feuille n’est pas sélectionnable.

Le mode Calendrier est disponible dans toute feuille comportant au moins une colonne de date (qui n’est pas associée à une formule de colonne). Tous les éléments dont la date est fournie apparaîtront comme un jalon (losange) dans l’échéancier. Les éléments pour lesquels une date est manquante n’apparaîtront pas dans la vue.

Si votre feuille comporte au moins deux colonnes de date (qui ne sont pas associées à une formule de colonne), les deux premières colonnes de date sont automatiquement définies comme date de début et date de fin dans les paramètres du projet. Tous les éléments avec au moins une date fournie (date de début ou de fin) apparaissent dans l’échéancier sous forme de jalons, et tous les éléments avec deux dates fournies (date de début et de fin) apparaissent dans l’échéancier sous forme de barres. Les éléments pour lesquels il manque une date de début et de fin n’apparaîtront pas dans la vue.

Si les paramètres du projet d’une feuille sont configurés avec des interdépendances activées et des colonnes de prédécesseur/durée définies, l’échéancier utilise les valeurs de durée pour déterminer si un élément apparaît sous la forme d’une barre (durée d’au moins un jour) ou d’un jalon (durée de 0 jour).

Les paramètres du projet doivent être configurés et modifiés en mode Grille. 

Modifier les éléments de l’échéancier

Le mode Calendrier affiche les données sous forme de barres (événements de plusieurs jours) ou de jalons (événements de zéro jour). Survolez les barres et les jalons pour voir leur nom complet ainsi que leurs dates de début et de fin. Les modifications apportées aux barres et aux jalons par d’autres utilisateurs s’affichent en temps réel. 

Afficher et modifier les détails des éléments d’échéancier

Faites un clic droit et sélectionnez Modifier les détails. Vous pouvez également double-cliquer sur les barres ou les jalons pour afficher tous les détails des éléments et les modifier au besoin. Les modifications sont enregistrées immédiatement.  Les colonnes masquées en mode Grille n’apparaissent pas dans le panneau des détails. 

Modifier les couleurs des éléments

Le mode Calendrier reprend les couleurs de la barre des tâches des modes Gantt, Carte ou Agenda pour ses barres et jalons. Modifier les couleurs des éléments à l’aide d’une mise en forme conditionnelle permet de différencier visuellement les tâches en fonction de leur statut ou de leur priorité, afin d’évaluer facilement et rapidement le bon déroulement du projet et d’identifier les zones nécessitant une attention particulière. Pour modifier les couleurs de la barre des tâches et des jalons, passez en mode Gantt, Carte ou Agenda et, au choix :

• appliquez manuellement une couleur à la barre des tâches en faisant un clic droit sur la barre de couleur ;
• appliquez des règles de mise en forme conditionnelle, notamment concernant la couleur de la barre des tâches.

Si votre feuille comporte au moins une règle de mise en forme conditionnelle qui définit la couleur de la barre des tâches, toutes les barres de la feuille qui ne répondent pas à votre règle de mise en forme conditionnelle sont grisées.

Modifier l’intitulé des éléments

La personnalisation des intitulés des éléments vous permet de mettre en évidence les informations les plus pertinentes d’une manière adaptée aux besoins de votre équipe.Par défaut, l’intitulé des barres et des jalons est extrait de la colonne principale de la feuille. Vous pouvez personnaliser la colonne utilisée pour définir les intitulés des éléments à l’aide du bouton Paramètres de la barre d’outils. Seules les colonnes Texte/nombre ou Numérotation automatique peuvent être sélectionnées. Lorsque vous modifiez l’intitulé d’un élément, ces modifications sont appliquées à tous les spectateurs de la feuille. 

Vous pouvez également définir l’affichage de l’intitulé de l’élément (version complète ou raccourcie). L’option que vous choisissez ici est spécifique à l’utilisateur et ne s’applique pas à tous les spectateurs de la feuille. Sélectionnez le bouton de la barre d’outils, puis choisissez l’une des trois options disponibles :

• No text overflow (Pas de débordement de texte) : les intitulés des barres sont raccourcis de façon à tenir dans la barre ; les intitulés des jalons sont limités à 20 caractères.
• Partial text overflow (Débordement de texte partiel) : les intitulés des barres et des jalons n’affichent que les 20 premiers caractères du texte.
• Full text overflow (Débordement total du texte) : les intitulés des barres et des jalons peuvent afficher jusqu’à 150 caractères ; les intitulés des barres peuvent dépasser la longueur de la barre. 

Attribuer des contacts à des éléments

Pour attribuer des barres et des jalons aux contacts, revenez au mode Grille classique, puis sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne pour la colonne de contact et ajoutez les personnes à la liste des contacts. Pour plus d’informations, consultez les instructions de spécification de contacts préférés dans une colonne Liste des contacts.

Utiliser le mode Calendrier

Regrouper des éléments sur le calendrier

Le regroupement d’éléments dans un calendrier permet d’organiser les tâches en couloirs horizontaux par thème et par personne affectée, équipe, statut, région, département, etc. Le mode Calendrier prend en charge jusqu’à deux niveaux de regroupement. Les données peuvent être regroupées selon n’importe quelle colonne Liste déroulante (à sélection unique), Liste des contacts (à sélection unique) ou Symboles. Lors du chargement d’une feuille en mode Calendrier pour la première fois, le regroupement est appliqué par défaut, mais vous pouvez l’ajuster ou le supprimer en suivant les étapes ci-dessous. 

Pour ajouter un regroupement :

1. Dans la barre d’outils, sélectionnez Grouper. 
2. Dans chaque liste déroulante, sélectionnez la colonne selon laquelle vous souhaitez effectuer le regroupement. 

Le regroupement est une préférence spécifique aux utilisateurs. Smartsheet se souvient du regroupement appliqué à chaque utilisateur pour chaque échéancier.

Couloir non classé

Lorsque vous appliquez un regroupement, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer le couloir non classé à l’aide du bouton Grouper de la barre d’outils. Comme d’autres paramètres de regroupement, les préférences pour le couloir non classé sont enregistrées par utilisateur pour chaque échéancier. 

Hiérarchie des éléments 

Une flèche déroulante située à côté de l’intitulé de chaque élément indique si cet élément comporte des sous-éléments dans le même couloir de regroupement. La hiérarchie est respectée en mode Calendrier ; les éléments parent apparaissent au-dessus de leurs éléments enfants. L’ordre des barres et des jalons est déterminé par (1) le niveau hiérarchique, (2) la date de début, (3) la date de fin et (4) l’ordre des lignes de la grille. 

Contrôles de l’échelle de temps

Personnaliser l’échelle de temps vous permet de vous concentrer sur la période la plus pertinente pour votre projet, qu’il s’agisse d’une vue quotidienne détaillée pour la planification à court terme ou d’une vue d’ensemble annuelle plus large pour la planification stratégique. Vous pouvez modifier le calendrier pour afficher les jours, les semaines, les mois, les trimestres ou les années à l’aide de la liste déroulante dans la barre d’outils. Vous pouvez également effectuer un zoom avant ou arrière sur l’échéancier grâce aux contrôles de la barre d’outils, et passer à la date du jour en sélectionnant le bouton Aujourd’hui.

Filtres dans le mode Calendrier

Appliquer et gérer des filtres dans le mode Calendrier vous permettent de vous concentrer sur des tâches ou des membres d’équipe spécifiques, ce qui vous aide à rationaliser les discussions et à porter toute votre attention sur les éléments prioritaires. Les filtres appliqués en mode Grille, Carte, Gantt ou Agenda sont automatiquement appliqués lorsque vous passez en mode Calendrier, et inversement.

Dans la barre d’outils du mode Calendrier, vous pouvez sélectionner n’importe quel filtre existant, passer d’un filtre à l’autre ou désactiver des filtres. Vous pouvez également filtrer davantage vos données en appliquant des filtres supplémentaires en plus des filtres enregistrés. Vous pouvez enregistrer ces nouveaux filtres et les partager, le cas échéant. Pour modifier ou supprimer des filtres enregistrés, vous devez passer en mode Grille.

Pièces jointes en mode Calendrier

Centraliser les pièces jointes et les commentaires dans le mode Calendrier permet de conserver toutes les informations liées au projet au même endroit, ce qui réduit le besoin d’échanger constamment par e-mail et garantit aux membres de l’équipe un accès facile aux documents et aux discussions essentiels.

Pour ouvrir le panneau des pièces jointes en mode Calendrier, sélectionnez l’icône de trombone dans la barre d’outils ou lorsque vous passez le curseur sur un élément du calendrier. Dans le panneau, sélectionnez Ajouter pour charger une pièce jointe à partir de votre ordinateur ou d’une URL. Vous pouvez également faire glisser des fichiers dans le panneau des pièces jointes.

Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour afficher les pièces jointes de l’élément de l’échéancier spécifique ou de la feuille entière. Utilisez le menu d’actions pour ouvrir la pièce jointe dans un nouvel onglet, télécharger le fichier, modifier la description, renommer le fichier, charger une nouvelle version, afficher l’historique des versions ou supprimer la pièce jointe. 

Partager votre calendrier

Le partage de votre calendrier garantit que les collaborateurs disposent toujours de la vue la plus pertinente et actualisée concernant le projet, ce qui améliore la communication, la transparence et la coordination au sein de votre équipe. Vous pouvez partager votre feuille avec des collaborateurs directement depuis le mode Calendrier. Vous pouvez définir l’échéancier comme mode par défaut avec un filtre spécifique appliqué. 

1. Sélectionnez Partager dans le coin supérieur droit de la feuille. 
2. Ajoutez des personnes ou des groupes selon vos besoins. 
3. Sélectionnez Modifier à côté de Vue par défaut. 
   1. Dans la liste déroulante Filtre, ajoutez un filtre si nécessaire.
   2. Dans la liste déroulante Mode, sélectionnez Mode Calendrier.
   3. Sélectionnez Enregistrer.
4. Sélectionnez Partager ou Copier le lien.

Collaborer avec d’autres personnes

Vous pouvez commenter des éléments chronologiques individuels ou la feuille dans son ensemble. Passez votre curseur sur l’élément chronologique souhaité et sélectionnez l’icône de commentaire en bas du menu contextuel pour ouvrir le panneau de conversation pour cet élément spécifique. Utiliser l’option déroulante pour sélectionner Tout et afficher les commentaires pour la feuille entière. Ajoutez des commentaires et mentionnez d’autres utilisateurs pour collaborer sur le ou les éléments. 

Vous pouvez voir les modifications apportées par d’autres utilisateurs (en particulier les éléments nouvellement créés, mis à jour et supprimés) en mode Calendrier au fur et à mesure qu’elles se produisent en temps réel. Les autres utilisateurs qui consultent ou modifient la feuille sont répertoriés dans le coin supérieur droit. Passez le curseur sur la photo de leur compte pour voir leurs coordonnées.

Les utilisateurs qui consultent la feuille en mode Calendrier peuvent voir tous les autres utilisateurs, quelle que soit la vue utilisée. Les utilisateurs qui consultent la feuille en mode Grille, Carte, Agenda ou Gantt ne peuvent pas la voir en mode Calendrier. 

Limites du mode Calendrier

Le mode Calendrier n’est pas disponible actuellement dans les rapports, les tableaux de bord ou les WorkApps. Cependant, il est en cours de développement et de nouvelles fonctionnalités continueront d’être introduites au fil du temps. Vos commentaires peuvent nous aider à faire évoluer ce produit. Envoyez-nous directement vos commentaires à l’aide du formulaire de commentaires sur le produit.