Un espace de travail est un moyen innovant pour les créatifs et les spécialistes du marketing d’organiser et de collaborer sur des projets dans Brandfolder.
Les espaces de travail et les collections mentionnés dans cet article font référence à des fonctionnalités de Brandfolder. Pour en savoir plus sur les espaces de travail et les collections dans Smartsheet, consultez la présentation des collections dans les espaces de travail.
Un espace de travail élimine les goulots d’étranglement afin que les créateurs et les spécialistes marketing puissent mieux planifier et mettre en œuvre le développement et l’utilisation des ressources. Les éléments en cours peuvent être accessibles via les pages d’accueil pendant que les ressources sont encore en cours de développement. Les projets marketing et le développement des ressources deviennent ainsi plus agiles.
Les espaces de travail s’intègrent également parfaitement dans Smartsheet, permettant d’une part aux équipes d’être plus efficaces, et d’autre part à la direction de bénéficier d’une visibilité de haut niveau sur l’avancement des projets marketing Ces informations aident les chefs d’équipe à mieux planifier les ressources et à définir les objectifs organisationnels.
Création d’un espace de travail et ajout de membres d’équipe
Au niveau du Brandfolder, les administrateurs doivent sélectionner le bouton + New Workspace (+ Nouvel espace de travail) vers le haut à gauche.
Une nouvelle fenêtre contextuelle apparaît, vous permettant d’ajouter un nom d’espace de travail (obligatoire), une URL (obligatoire), une date d’échéance et une description.
Ajout de membres d’équipe et personnalisation de l’espace de travail
Dans l’espace de travail, l’administrateur peut ajouter des membres d’équipe en utilisant l’icône au-dessus de 0 membre d’équipe. Cela ouvrira la fenêtre contextuelle de gestion des utilisateurs.
Le bouton des paramètres permet aux administrateurs de modifier les paramètres de l’espace de travail et de charger une image d’en-tête.
Ajout de matériaux de référence à un espace de travail
L’ajout de ressources à un espace de travail s’apparente à l’ajout de ressources à des collections.
Sélectionnez une ou plusieurs ressources qui feront apparaître la barre d’outils de gestion en masse. Sélectionner Add to (Ajouter à), puis Workspace (Espace de travail).
Une fois cette action terminée, la ressource apparaît dans l’espace de travail. Les ressources ajoutées à un espace de travail peuvent servir de documents de référence pour guider les équipes lors de la création de ressources. Les ressources peuvent inclure des logos, des images d’en-tête, des palettes de couleurs et des polices utilisées dans la création de ressources.
Ajout de tâches et de leurs détails
Les administrateurs et collaborateurs d’un espace de travail donné peuvent y ajouter de nouvelles tâches à l’aide de la liste déroulante Créer une ressource dans une section et sélectionnez Task (Tâche).
Actuellement, les tâches sont créées en tant que fichier générique avec une image temporaire À faire . Cela permet aux tâches d’apparaître dans des intégrations telles qu’Adobe Photoshop.
La sélection de l’option Créer une tâche ouvre une fenêtre contextuelle de ressource afin que l’utilisateur puisse saisir davantage d’informations sur cette tâche. Les détails de la tâche sont les suivants :
- Nom de la ressource
- Due Date (Date d’échéance) : sélectionnez la date d’achèvement de la tâche.
- Priority (Priorité) : Faible, Moyenne ou Élevée.
- Type de fichier : faites votre choix parmi les types de fichiers génériques courants.
- Taille ou dimensions : informations libres sur la taille.
- Status (Statut) : Not Started (Non commencée), In Progress (En cours), Completed (Terminée).
- Description : description libre de la tâche à effectuer.
- Assign to (Attribuer à) : membres de l’équipe disponibles auxquels la tâche peut être affectée.
Une fois que vous avez renseigné ces informations, les détails de la tâche seront disponibles dans la fenêtre contextuelle de la ressource, ainsi que les détails de la ressource.
Cela permet aux membres de l’équipe d’ajouter aux ressources les balises et les champs personnalisés appropriés tout en travaillant sur ces ressources.
Les liens CDN sont accessibles via l’onglet Incorporer et permettent d’ajouter des ressources aux brouillons d’e-mails ou aux pages d’accueil.
Les ressources incomplètes dans un espace de travail apparaissent avec une bannière Not started/In-progress (Non commencé/En cours) au niveau de l’espace de travail pour tous ses utilisateurs. Elles apparaîtront également comme Not started/In-progress (Non commencé/En cours) au niveau du Brandfolder pour les utilisateurs administrateurs. Une fois qu’une ressource est marquée comme terminée dans l’espace de travail, elle s’affiche pour tous les utilisateurs qui ont accès au niveau du Brandfolder.
Rechercher, trier et filtrer
Un espace de travail dispose de filtres avancés orientés projet. Les utilisateurs peuvent rapidement décider de voir uniquement les éléments qui leur sont affectés. Ils peuvent également filtrer par statut, priorité et plages de dates d’échéance pertinentes.
Les ressources peuvent également être triées en fonction des échéances suivantes.
Intégration de Smartsheet
L’espace de travail Brandfolder s’intègre également à Smartsheet. En savoir plus sur l’intégration espace de travail + Smartsheet.