Contrôler qui reçoit les alertes et les demandes

Contrôles de l’automatisation au niveau du forfait

1. Connectez-vous au centre d’administration.
2. Sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche de l’écran.
3. Naviguez jusqu’à Paramètres > Contrôles de sécurité > Autorisations.

Seul un administrateur système peut accéder à ce paramètre.

Contrôles de l’automatisation au niveau de la feuille

Le propriétaire ou l’administrateur de la feuille peut contrôler qui peut recevoir des alertes et demandes sur la feuille.

Pour recevoir des alertes ou des demandes par chat (Slack, Google Chat, Microsoft Teams), vérifiez que les paramètres d’automatisation sont définis sur Sans restriction au niveau du compte et de la feuille.

Pour modifier les paramètres de notification au niveau de la feuille :

1. Sélectionnez Automatisation > Gérer les flux de travail automatisés.
2. Sélectionnez Paramètres. 
3. Dans la fenêtre Autorisations d’automatisation, choisissez les paramètres de notification souhaités :
   • Restreintes (par défaut) : seules les personnes ayant accès à la feuille et connectées à Smartsheet reçoivent les notifications.

   • Limitées : les personnes de votre compte Smartsheet et celles qui peuvent afficher la feuille dans Smartsheet reçoivent les notifications. 

     L’ajout d’une adresse e-mail à vos contacts ne rend pas automatiquement une personne disponible dans votre compte. Vous devez également l’ajouter en tant qu’utilisateur.

   • Sans restriction : tout le monde peut recevoir les notifications, même les personnes qui ne sont pas partagées sur la feuille.

     Si les autorisations au niveau du compte sont définies sur Limitées ou Restreintes, il est possible que vous n’ayez pas accès à certains de ces paramètres. Si vous ne pouvez pas définir les paramètres d’alerte et d’action au niveau de la feuille, contactez votre administrateur système qui les définira au niveau du compte.

Le destinataire ne reçoit pas de notifications de flux de travail automatisés

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre si Smartsheet vous avertit qu’un ou plusieurs utilisateurs ne reçoivent pas de notifications.

Partagez la feuille avec le destinataire prévu

1. Ouvrez la feuille et sélectionnez Partager.
2. Dans le champ Inviter des collaborateurs, saisissez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager la feuille.
3. Définissez l’autorisation de partage souhaitée pour celle-ci.
4. Dans la section Détails de l’invitation, vous pouvez saisir un message personnel destiné à cette personne afin qu’elle dispose de plus de contexte concernant votre feuille.
5. Sélectionnez Partager la feuille.

Modifiez vos paramètres pour supprimer certaines restrictions

Si vous créez une alerte destinée à des personnes avec lesquelles votre feuille n’est pas partagée, modifiez vos paramètres d’alerte et d’action pour les rendre moins restrictifs. Envisagez cette option si vous avez supprimé l’accès d’une personne à la feuille tout en souhaitant qu’elle reçoive les alertes.

1. Ouvrez la feuille et sélectionnez Automatisation > Gérer les flux de travail automatisés.
2. Sélectionnez Paramètres.
3. Choisissez un paramètre moins restrictif (par exemple Sans restrictions).

Modifiez la liste des destinataires des notifications

1. Ouvrez la feuille et sélectionnez Automatisation > Gérer les flux de travail automatisés.
2. Double-cliquez sur la règle (un message en rouge indique qu’un destinataire a été supprimé).
3. Modifiez la liste des destinataires selon vos besoins.

Si vous copiez une feuille avec des alertes configurées pour des personnes qui n’ont pas accès à la nouvelle feuille, nous vous recommandons de mettre à jour la liste de destinataires des notifications de flux de travail pour supprimer toutes ces personnes si vous souhaitez qu’elles cessent de recevoir les messages d’alerte.

Confirmez la liste d’inclusion des adresses e-mail

Vérifiez auprès de l’administrateur système de votre compte que toutes les adresses e-mail adéquates figurent sur la liste d’inclusion de votre organisation.

Pour obtenir l’adresse e-mail de votre administrateur système, sélectionnez votre icône de profil dans Smartsheet, puis sélectionnez Administrateur de compte.