Voici quelques éléments d’intégration Smartsheet-Google Drive qui sont disponibles à l’installation dans le Chrome Web Store :
- Smartsheet pour Google Docs : permet l’importation stratégique de données Smartsheet dans votre document Google.
- Smartsheet pour Google Forms : stockez les réponses à vos formulaires Google dans une nouvelle feuille Smartsheet.
- Créer de nouvelles feuilles depuis Google Drive : les nouvelles feuilles sont stockées dans Smartsheet, mais un lien est également créé dans Drive afin que vous puissiez facilement les ouvrir à partir de là.
Par ailleurs, plusieurs éléments d’intégration Google ne nécessitent pas d’installation. Voici la liste complète.
Vous devez utiliser Chrome pour installer l’application Smartsheet ou des modules complémentaires, mais après l’installation, vous pourrez accéder aux fonctionnalités Google Drive de Smartsheet depuis n’importe quel navigateur.
Utilisation de Smartsheet pour Google Docs
Smartsheet pour Google Docs est un module complémentaire de Google Docs qui permet de créer des factures, des lettres types, des enveloppes ou d’autres documents à partir de vos données Smartsheet. Par exemple, vous pouvez utiliser les noms qui figurent dans la colonne Nom du client de Smartsheet pour personnaliser une lettre type créée dans Google Docs pour chacun de vos clients.
Seules les 100 premières colonnes de la feuille sont disponibles à la sélection à partir de l’encadré. Vous pouvez créer manuellement une balise Merge Field (Champ de fusion) pour n’importe quelle colonne en saisissant dans le document son nom entre deux paires d’accolades (par exemple, {{Nom de la colonne}}).
Si le nom ou l’emplacement de vos colonnes a changé depuis le démarrage du module complémentaire, sélectionnez Refresh Columns (Actualiser les colonnes) afin de mettre à jour la liste dans la barre latérale.
Installer le module complémentaire Smartsheet pour Google Docs
- Pour commencer, installez Smartsheet pour Google Docs depuis le Chrome Web Store et autorisez Smartsheet à accéder aux documents de votre Google Drive.
- Une fois l’installation effectuée, accédez à n’importe quel autre document dans lequel vous souhaitez fusionner des données Smartsheet.
- En haut, sélectionnez Extensions > Smartsheet for Google Docs > Start (Extensions > Smartsheet pour Google Docs > Démarrer). La barre latérale Smartsheet Merge apparaît à droite du document.
Sélectionnez le bouton Se connecter à Smartsheet et suivez la procédure pour autoriser l’accès entre l’application et votre compte Smartsheet.
Si vous êtes connecté à plusieurs comptes Google, vous êtes susceptible de voir apparaître un message d’erreur pendant cette opération. Dans ce cas, déconnectez-vous de tous les comptes Google dans toutes les fenêtres du navigateur, fermez le navigateur et reconnectez-vous à un seul compte Google.
- Une fois que vous êtes connecté, la page se met à jour et vous invite à fermer la fenêtre et à revenir à votre Google Doc avec la barre latérale Smartsheet Merge.
- Vous remarquerez que la barre latérale Smartsheet Merge a été mise à jour. Sélectionnez Sélectionner une feuille et choisissez la feuille à utiliser pour la fusion. Utilisez la zone de recherche juste au-dessus de votre liste de feuilles pour filtrer rapidement les feuilles et trouver celle que vous recherchez.
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- Cliquez sur Select Rows (Sélectionner des lignes) dans la barre latérale Smartsheet Merge pour choisir les lignes à fusionner avec le document. Si vous sélectionnez plusieurs lignes, Smartsheet Merge crée plusieurs copies du document Google, chacune étant fusionnée avec les données d’une des lignes. Vous pouvez sélectionner un maximum de 150 lignes par fusion.
- Sélectionnez Insert Merge Fields (Insérer les champs de fusion) dans la barre latérale Smartsheet Merge.
- Smartsheet Merge utilise des champs de fusion pour placer vos données Smartsheet dans le Google Doc. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez que s’affiche la première balise dans le document, puis sélectionnez un nom de colonne dans la barre latérale. Une balise Merge Field (Champ de fusion) est insérée pour réserver un espace pour les données provenant de Smartsheet. Répétez cette opération pour chaque colonne de données à fusionner dans le document.
- Lorsque vous avez terminé la configuration du document, sélectionnez Run Merge (Exécuter la fusion) dans la barre latérale Smartsheet Merge. Indiquez si vous souhaitez :
- créer plusieurs Google Docs ;
- créer plusieurs fichiers PDF ;
combiner plusieurs fichiers en un seul.
Si vous sélectionnez cette dernière option, tous les documents fusionnés sont combinés au sein d’un seul Google Doc/fichier PDF afin de pouvoir être imprimé facilement.
Google ne crée des fichiers PDF qu’à partir de documents d’une taille inférieure à 10 Mo.
- Personnalisez le format de nom de fichier. Par défaut, le nom de chaque fichier reprend les données de la colonne principale de votre feuille, mais vous pouvez le modifier à volonté en sélectionnant Modifier à côté de File Name Format (Format de nom de fichier).
- Configurez des options supplémentaires :
- Share in Google Drive (Partager dans Google Drive) : partage chaque document de fusion avec l’adresse électronique Gmail ou Google Apps valide indiquée sur la ligne. Requiert que l’une des 100 premières colonnes de la feuille répertorie l’adresse électronique avec laquelle le document de chaque ligne sera partagé.
- Attach to row in Smartsheet (Joindre à la ligne dans Smartsheet) : joint un lien vers le Google Doc ou le fichier PDF généré sur la ligne dans Smartsheet.
- Upload to row in Smartsheet (Charger sur la ligne dans Smartsheet) (documents PDF uniquement) : chargez le fichier PDF généré vers Smartsheet et joignez-le à la ligne.
- Send via Email (Envoyer par e-mail) (documents PDF uniquement) : envoie à l’adresse e-mail valide indiquée sur la ligne chaque document PDF sous la forme d’une pièce jointe. Les e-mails peuvent être envoyés par toute personne exécutant le module complémentaire. Requiert que l’une des 100 premières colonnes de la feuille répertorie l’adresse e-mail à laquelle le document de chaque ligne sera envoyé. Sélectionnez Configure (Configurer) pour personnaliser la ligne d’objet et le corps du message des e-mails. Vous pouvez saisir des champs de fusion dans la ligne d’objet et le corps du message afin d’intégrer des valeurs provenant de la ligne tout comme vous utiliseriez les champs de fusion du Google Doc.
- Sélectionnez le bouton Run Merge (Exécuter la fusion) au bas de la barre latérale. La fusion s’exécute et les nouveaux documents sont placés dans un dossier dont le nom est issu du nom du document actif au démarrage du processus.
Si, à un moment donné, un message d’erreur vous indique que vous ne pouvez pas utiliser l’intégration parce que votre domaine a désactivé des applications tierces, l’administrateur de votre domaine Google peut vous aider à résoudre ce problème en suivant les instructions figurant sur le site d’assistance de Google. Contactez l’administrateur de votre compte Google et demandez-lui s’il serait prêt à modifier les paramètres et à autoriser l’utilisation d’applications tierces comme la nôtre.
Désinstallation d’applications et de modules complémentaires
Suivez les instructions du site d’assistance de Google pour désinstaller des applications de Google Drive.