Sheet oder Bericht exportieren

In der Smartsheet-App können Sie beliebige Sheets oder Berichte in die folgenden Formate exportieren:

• Microsoft Excel
• PDF
• Bild (PNG) (nur Gantt-Diagramme)
• Google Tabellen
• Microsoft Project (Gantt-Diagramme nur als XML)

Um die Automatisierung Ihrer Datenexporte zu verbessern, haben wir zwei Einstiegspunkte innerhalb Ihrer Sheets bereitgestellt:

• Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste Datei > Exportieren aus: Sie finden fünf Optionen zum Exportieren Ihrer Daten und vier Optionen zur Automatisierung Ihres Datenexports.
• Außerdem können Sie in der oberen Navigationsleiste das Menü Verbindungen und anschließend Workflow erstellen oder Workflows verwalten auswählen, um Ihre Exportautomatisierung direkt über Data Shuttle zu verwalten.

Die exportierten Sheets oder Berichte speichert Ihr Browser auf Ihrem Computer. Die exportierte Datei wird basierend auf Ihren Browsereinstellungen in einem Ordner gespeichert. 

Ihr Export umfasst nicht alles. Gruppierungen und Zusammenfassungszeilen sind ausgeschlossen und Anlagen werden verworfen. Um Anlagen mit einzubeziehen, erstellen Sie stattdessen eine Sicherungskopie des Sheets.

Um die exportierte Datei schnell zu finden, öffnen Sie den Ordner „Downloads“ in Ihrem Browser. Verwenden Sie den Tastaturbefehl „Strg+J“ unter Windows oder „Befehlstaste+Wahltaste+L“ unter macOS.

„Als Anlage senden“ verwenden, um wiederkehrende Exporte zu generieren

Wie Sie sich selbst oder anderen Personen eine PDF- oder Excel-Version Ihres Sheets oder Berichts regelmäßig per E-Mail senden können, erfahren Sie in den folgenden Hilfeartikeln:

• Senden des gesamten Sheets oder Berichts als E-Mail-Anlage im PDF- oder XLS-Format (Excel)

• Einen Bericht als Anlage per E-Mail freigeben

In Microsoft Excel exportieren

Um beliebige Sheets oder Berichte aus Smartsheet zur Verwendung in Microsoft Excel zu exportieren, wählen Sie Datei > Exportieren > In Microsoft Excel exportieren aus.

Die exportierten Daten werden in Excel ggf. nicht genauso wie in Smartsheet angezeigt. Hier ist eine Liste der wichtigsten Unterschiede:

• Gantt-Diagramme: Das Gantt-Diagrammformat wird von Excel nicht unterstützt. Durch das Exportieren eines Gantt-Diagramms in Excel wird nur die Aufgabenliste exportiert, auf der es basiert.
• Formeln: Aufgrund der Unterschiede zwischen der Excel- und der Smartsheet-Formelsyntax bleiben auch Formeln nicht erhalten.
  Um dies zu umgehen, entfernen Sie das Gleichheitszeichen am Anfang der Formeln, um sie als Text zu speichern, und speichern Sie anschließend das Sheet. Nachdem Sie die Excel-Datei geöffnet haben, können Sie das Gleichheitszeichen wieder einfügen und die Syntax ändern, um die Formeln für Excel anzupassen.
• Kommentare und Sheetzusammenfassungen: Diese werden in eigenen Tabs in der exportierten Arbeitsmappe angezeigt.
• Berichte: Diese sind auf 20.000 Zeilen beschränkt. Wenn Ihr Bericht mehr als 20.000 Zeilen umfasst, können Sie mehrere Berichte mit weniger Zeilen erstellen und jeden Bericht als separate Excel-Datei exportieren. Weitere Informationen zur Berichterstellung.
  Wenn eine Sortierung auf Ihren Bericht angewendet wurde, werden möglicherweise weniger als 20.000 Zeilen exportiert.
• Spaltentypen: Spalten mit einem Dropdown-Menü, einer Kontaktliste, Kontrollkästchen oder Symbolen (Harvey Balls usw.) werden von Excel nicht unterstützt. Wenn Sie Sheets mit diesen Spaltentypen exportieren, werden nur Textwerte exportiert. Werte in Booleschen Spaltentypen (Kontrollkästchen usw.) werden als Wahr (True) oder Falsch (False) exportiert, je nach dem Status des Elements in der Zelle.

Als Bild exportieren (PNG-Format)

Gehen Sie wie folgt vor, um Sheets oder Berichte, die ein Gantt-Diagramm enthalten, im PNG-Format zu exportieren.

1. Öffnen Sie das zu exportierende Sheet. 
2. Wechseln Sie in der Symbolleiste des Sheets oder Berichts zur Gantt-Ansicht. 
3. Wählen Sie Datei > Exportieren > Gantt als Bild (PNG) exportieren aus.
4. Wählen Sie im Abschnitt Auswahl im Formular Gantt als Bild (PNG) exportieren aus, ob das gesamte Sheet oder die ausgewählten Zeilen exportiert werden sollen.
   • Wenn die Option Ausgewählte Zeilen nicht verfügbar ist, schließen Sie das Formular Gantt als Bild (PNG) exportieren, wählen Sie die zu druckenden Zeilen aus und öffnen Sie das Formular erneut.
5. Wählen Sie im Bereich Optionen die Spalten aus, die im Bild enthalten sein sollen. 
   • Standardmäßig ist nur die primäre Spalte enthalten; wenn jedoch zusätzliche Spalten aufgenommen werden sollen, wählen Sie den Namen der primären Spalte oder die Schaltfläche Bearbeiten aus.

Gedruckte Zeitspanne im Bildexport anpassen

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich verwenden, hängt die Zeitspanne von Ihrer Auswahl für die Anzeige der Zeitachse ab. Nehmen wir an, dass Sie die primäre Überschrift in der Anzeige der Zeitachse im Formular Projekteinstellungen auf Jahre festgelegt haben. Außerdem haben Sie den 1. März als Startdatum und den 30. Juni als Enddatum ausgewählt. Die PDF zeigt aufgrund Ihrer Auswahl ein komplettes Jahr an.

Um die gedruckte Zeitspanne einzugrenzen, ändern Sie die Auswahl für die primäre Überschrift im Tab Anzeige der Zeitachse im Formular Projekteinstellungen zu Quartale oder Wochen. Weitere Informationen finden Sie unter Abhängigkeits- und Gantt-Einstellungen ändern.

In Google Tabellen exportieren

Um beliebige Sheets oder Berichte aus Smartsheet zur Verwendung in Google Tabellen zu exportieren, wählen Sie Datei> Exportieren > In Google Tabellen exportieren aus.

Ähnlich wie bei den Excel-Exporten werden auch die in Google Tabellen exportierten Dateien nicht genau wie in Smartsheet angezeigt. Hier ist eine Liste der wichtigsten Unterschiede:

• Gantt-Diagramme: Das Gantt-Diagrammformat wird von Google Tabellen nicht unterstützt. Durch das Exportieren eines Gantt-Diagramms in Google Tabellen wird nur die Aufgabenliste exportiert.
• Spaltentypen: Ähnlich wie Excel unterstützt Google Tabellen keine Spalten mit Dropdown-Menü, Kontaktliste, Kontrollkästchen oder Symbolen (Harvey Balls usw.). Wenn Sie Sheets mit diesen Spaltentypen exportieren, werden nur Textwerte exportiert. Werte in Booleschen Spalten (Kontrollkästchen usw.) werden als Wahr (True) oder Falsch (False) exportiert, je nach dem Status des Elements in der Zelle.
• Sheetzusammenfassungen: Diese werden in einem separaten Tab in der exportierten Arbeitsmappe angezeigt.
• Formeln: Smartsheet hat eine andere Formelsyntax als Google Tabellen, weshalb Formeln nicht erhalten bleiben. 
  Um dies zu umgehen, entfernen Sie das Gleichheitszeichen am Anfang der Formeln, um sie als Text zu speichern, und speichern Sie anschließend das Sheet. Nachdem Sie das Google Tabellen-Blatt geöffnet haben, können Sie das Gleichheitszeichen wieder einfügen und die Syntax ändern, um die Formel für Google Tabellen anzupassen.
• Informationen zum Aufheben des Zugriffs von Smartsheet oder zum Ändern des Google-Kontos für den Export finden Sie in den Google-Anweisungen zum Entfernen von Site- oder App-Zugriff.

Sie können Ihren Download nicht finden? Sehen Sie in Ihrem Google Drive nach. Hier legt Smartsheet Ihre Exporte ab.

In Microsoft Project exportieren

Alle Sheets, die ein Gantt-Diagramm umfassen, können in das Microsoft Project-Format exportiert werden. Diese Option ist nicht für Berichte verfügbar.

1. Öffnen Sie das zu exportierende Sheet.
2. Wechseln Sie in der Symbolleiste des Sheets zur Gantt-Ansicht. 
3. Wählen Sie Datei > Exportieren > In MS Project exportieren aus, um das Sheet im XML-Format herunterzuladen.
4. Öffnen Sie Microsoft Project, um die XML-Datei zu importieren.

Da sich die Funktionen von Smartsheet und Microsoft Project unterscheiden, wird das exportierte Sheet in der jeweils anderen Anwendung möglicherweise anders angezeigt. In diesen Fällen können Sie Daten mit den Tastaturbefehlen Strg + C und Strg + V (Windows) oder Befehlstaste + C und Befehlstaste + V (macOS) aus einem Programm kopieren und in das andere einfügen.

In PDF exportieren

Um ein Sheet oder einen Bericht im PDF-Format zu exportieren, wählen Sie Datei > Exportieren > In PDF exportieren aus. 

Beim Exportieren eines Sheets oder Berichts ins PDF-Format können Sie das Layout festlegen und auswählen, welche Spalten enthalten sein sollen.

Wenn sich Ihr Sheet oder Bericht nicht in der Gantt-Ansicht befindet, können Sie im Abschnitt Optionen im Formular PDF-Einrichtung nicht auswählen, welche Spalten die PDF-Datei enthalten soll. Weitere Informationen zum Drucken eines Sheets oder Berichts aus Smartsheet.