Mit einem Bericht können Sie Informationen aus mehreren Sheets zusammenstellen und nur Elemente anzeigen lassen, die die von Ihnen angegebenen Kriterien erfüllen.
Überblick
Mit Zeilenberichten können Sie Zeileninformationen aus mehreren Sheets zusammenfassen. Wenn Sie beispielsweise alle Aufgaben anzeigen möchten, die Ihnen zugewiesen sind, eine hohe Priorität haben und nicht abgeschlossen sind, und wenn Sie diese Aufgaben aus mehreren Sheets anzeigen möchten, können Sie dies mit einem Zeilenbericht tun.
Ein Bericht kann wie ein Sheet gesendet, freigegeben und veröffentlicht werden. Sie können in einem Bericht auch Daten bearbeiten und sortieren. Beachten Sie, dass sich ein Bericht von einem Sheet unterscheidet, da in ihm keine Informationen gespeichert werden. Aus diesem Grund werden Berichte nicht auf die Sheetbeschränkung für Ihren Plan angerechnet.
Der*Die Berichtinhaber*in und Admins können die Berichtskriterien im Berichts-Generator bearbeiten.
- Um Daten in den Berichtszellen bearbeiten zu können, müssen der Bericht und die Quellsheets für Sie mindestens mit Bearbeiterberechtigungen freigegeben sein.
- Um Daten in den Berichtszellen anzeigen zu können, müssen der Bericht und die Quellsheets für Sie mindestens mit Betrachterberechtigungen freigegeben sein.
Einen Zeilenbericht erstellen
Schritt 1: Berichtscontainer erstellen
Sie erstellen Ihren Bericht im Berichts-Generator. Ich zeige Ihnen, wie es geht.
- Wählen Sie auf der linken Randleiste die Registerkarte Projektmappe erstellen (Plus-Symbol ) aus.
- Wählen Sie die Kachel Bericht und dann Zeilenbericht aus.
- Geben Sie einen Namen für Ihren Bericht ein, wählen Sie "Zeilenbericht" aus und klicken Sie auf OK.
Ihr neuer Bericht wird im Ordner „Sheets“ erstellt.
Schritt 2: Kriterien für den Bericht auswählen
Erstellen Sie Ihren Bericht mithilfe der Kriterienoptionen, die im Berichts-Generator verfügbar sind.
Wo?
Wählen Sie die Schaltfläche Wo? aus, um die Blätter und Arbeitsbereiche auszuwählen, die in den Bericht einbezogen werden sollen. Sheets, die Sie erstellt haben oder die für Sie freigegeben wurden, sind in dieser Liste verfügbar.
Damit der Bericht automatisch neue Sheets aufnimmt, können Sie auf einen ganzen Arbeitsbereich verweisen. Wenn dem Arbeitsbereich ein neues Sheet hinzugefügt wird, verweist der Bericht automatisch darauf. Weitere Informationen zu Arbeitsbereichen finden Sie in unserem Artikel Elemente in einem Arbeitsbereich verwalten.
Bedenken Sie Folgendes:
- Sie müssen mindestens ein Sheet, einen Ordner oder einen Arbeitsbereich aus Wo? auswählen, bevor die anderen Optionen (Wer?, Was? und Wann?) im Berichts-Generator verfügbar werden.
- Wenn Sie einen Ordner auswählen, werden neue Sheets, die nach der Auswahl in den Ordner gelegt werden, nicht in Ihren Bericht aufgenommen. Entfernen Sie den Ordner aus Wo? und fügen Sie ihn dann wieder hinzu, um neu hinzugefügte Blätter einzubeziehen.
Wer?
Wählen Sie die Schaltfläche Wer? aus, um die Personen auszuwählen, die im Bericht angezeigt werden sollen (z. B. Zugewiesen zu ist Steve). Wählen Sie den Spaltennamen für die Spalte aus, die die Personen enthält, die Sie in den Bericht einbeziehen möchten. Spalten mit dem Spaltentyp „Kontaktliste“ stehen hier zur Auswahl. Wählen Sie in Schritt 2 von 2 die Namen der Personen aus, deren Aufgaben Sie anzeigen möchten. (Weitere Informationen zu Spaltentypen finden Sie unter Spaltentypen.)
Sie können den Bericht vielseitiger gestalten, indem Sie Derzeitiger Benutzer als Kriterium für Wer auswählen. Wenn Sie z. B. den Bericht freigeben möchten und der Person, die den Bericht anzeigt, die ihr zugewiesenen Aufgaben angezeigt werden sollen, wählen Sie die Spalte Zugewiesen zu und dann Derzeitiger Benutzer aus.
Was?
Wählen Sie Berichtskriterien aus, auf denen die Ergebnisse basieren sollen (z. B. % Abgeschlossen entspricht 1 – wobei 1 100 % entspricht).
Wann?
Wählen Sie ein bestimmtes Datum oder einen Datumsbereich aus, der angezeigt werden soll (z. B. Zellen mit Fälligkeitsdatum in den nächsten 7 Tagen anzeigen). Nur Spalten vom Typ „Datum“ können aus dieser Liste ausgewählt werden.
Schritt 3: Auswählen, welche Informationen im Bericht angezeigt werden sollen
Wählen Sie zum Auswählen, welche Blattspalten in Ihrem Bericht angezeigt werden, im Formular Berichts-Generator Spalten aus. Zum Sortieren der Spalten können Sie diese an verschiedene Positionen im Sheet ziehen. Standardmäßig werden die Spalten, die Sie für die Berichtskriterien verwenden, automatisch zusammen mit der primären Spalte und einer Spalte mit den Sheetnamen in den Bericht aufgenommen. Sie können sich dafür entscheiden, diese Standardspalten nicht anzuzeigen, und Sie können zusätzliche Spalten hinzufügen, indem Sie die Spaltennamen auswählen.
Schritt 4: Bericht ausführen und anzeigen
Wählen Sie Speichern aus, um den Bericht zu generieren.
Beachten Sie, dass das erstmalige Ausführen eines Berichts in der Regel länger dauert als spätere Ausführungen.
Schließen Sie den Berichts-Generator, um den Bericht anzuzeigen.
Der Bericht zeigt 500 Zeilen pro Seite an. Wenn mehr als 500 Zeilen die Kriterien des Berichts erfüllen, verwenden Sie die Schaltflächen Zurück und Weiter unten im Bericht, um zwischen den Seiten zu wechseln.
TIPP: Wenn Ihr Bericht Datumsspalten enthält, können Sie die Daten in der Gantt- und der Kalenderansicht anzeigen. Mit den Schaltflächen Gantt Ansicht und Kalenderansicht auf der linken Symbolleiste können Sie zwischen diesen Ansichten wechseln.
Einen vorhandenen Bericht bearbeiten
Öffnen Sie in einem vorhandenen Bericht den Berichts-Generator, indem Sie oben im Bericht auf die Schaltfläche Berichts-Generator klicken.
Um Spalten im Bericht hinzuzufügen oder zu entfernen, wählen Sie mit der rechten Maustaste eine Spaltenüberschrift aus und wählen Sie Spalte hinzufügen oder Spalte entfernen aus.
Bei der Suche sollten die folgenden Dinge beachtet werden:
- Die Formatierung von Berichten (Zelle, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe, Fettdruck usw.) basiert auf der Formatierung des Quellsheets.
- Zeilenhierarchien werden in Berichten nicht angezeigt.
- Zellen mit Formeln können nicht über einen Bericht geändert werden.
- Wenn Abhängigkeiten in einem Sheet aktiviert sind:
- können die Enddaten für Zeilen in diesen Sheets nicht über einen Bericht bearbeitet werden, da sie automatisch auf der Grundlage der Abhängigkeitseinstellungen berechnet werden. Sie können stattdessen das Startdatum und die Dauer in der Zeile ändern, um das Enddatum automatisch neu zu berechnen.
- kann das Startdatum einer Aufgabe, die von einem Vorgänger abhängt, nicht über einen Bericht bearbeitet werden. Sie können stattdessen das Startdatum oder die Dauer der Vorgängeraufgabe ändern, damit die mit abhängigen Aufgaben verknüpften Daten automatisch neu berechnet werden.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfecenter-Artikel Abhängigkeiten aktivieren und Vorgänger verwenden.
Tipps für die Arbeit mit Berichtskriterien
Berichtskriterien löschen
Öffnen Sie in einem vorhandenen Bericht den Berichts-Generator, indem Sie oben im Bericht auf die Schaltfläche Berichts-Generator klicken.
Wählen Sie einen vorhandenen Wert aus, um ihn zu bearbeiten.
Um ein Berichtskriterium zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und wählen Sie die Schaltfläche „Löschen“ (x) aus, die rechts neben dem Kriterium angezeigt wird.
Mehrere Kriterien verwenden
Um einem Abschnitt mehrere Kriterien hinzuzufügen, wählen Sie erneut Wer, Was oder Wann . Sie können im Abschnitt Was beispielsweise Kriterien festlegen, wie z. B. Priorität ist Hoch und Status ist In Bearbeitung.
AND- und OR-Operatoren in Abschnitten mit mehreren Kriterien verwenden
Standardmäßig sehen Sie einen Operator And in einem Abschnitt, wenn Sie mehrere Kriterien haben: Dies bedeutet, dass eine Zeile alle Kriterien erfüllen muss, damit sie im Bericht angezeigt wird. Wählen Sie Beliebiger UND-Operator aus, um die Operatoren in OR-Operatoren zu ändern. In diesem Fall wird eine Zeile im Bericht angezeigt, sofern sie eines der Kriterien erfüllt. Es gibt keine Möglichkeit, innerhalb desselben Abschnitts beide Operatoren (AND und OR) zu verwenden.
Die Operatoren AND und OR abschnittsübergreifend verwenden
Standardmäßig befinden sich die Operatoren And zwischen den Abschnitten "Wer", "Was" und "Wenn " des Berichts-Generators. Sie können einen beliebigen AND-Operator auswählen, um alle in OR zu ändern, aber Sie können die Operatoren AND und OR nicht gemeinsam abschnittsübergreifend verwenden.
„Ist ungleich“-Bedingung erstellen
Wenn Sie Informationen aus einem Bericht ausschließen möchten, verwenden Sie das Kontrollkästchen Ausgewählte Elemente ausschließen. Wenn Sie z. B. Zeilen anzeigen möchten, für die keine Adressspalte leer ist, wählen Sie die Bedingung ist leer aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgewählte Elemente ausschließen.
Problemen mit Berichten beheben
Im Feld „Wer“ wird eine falsche Zahl in Klammern angezeigt
Die Zahlen in Klammern, die neben den Kontaktnamen angezeigt werden, beziehen sich darauf, wie oft dieser Kontakt in den Kontaktlistenspalten der ausgewählten Sheets angezeigt wird. Wenn diese Zahl nicht mit der Anzahl der Zeilen übereinstimmt, die von diesem Bericht erstellt wurden, kann dies daran liegen, dass der Kontaktname manuell in die Zellen der Sheets eingegeben und nicht aus der Smartsheet-Kontaktliste ausgewählt wurde.
Um dies zu beheben, öffnen Sie das Quellsheet und bewegen Sie in jeder Zelle den Mauszeiger über den Namen des Teammitglieds. Wenn die Meldung „Kontaktinformationen hinzufügen“ angezeigt wird, wählen Sie den Link aus und fügen Sie eine E-Mail-Adresse zu dem Kontaktnamen hinzu. Wenn Sie den Bericht erneut ausführen, sollte die Zahl in Klammern der erwarteten Anzahl von Zeilen entsprechen.
Der freigegebene Bericht wird leer angezeigt
Berichte erscheinen als leer oder haben weniger Informationen, wenn eine andere Person den Bericht öffnet, für die die zugrunde liegenden Sheets nicht freigegeben wurden. Ein Bericht gewährt keinen Zugriff auf Sheets, die nicht bereits für jemanden freigegeben wurden (weitere Informationen finden Sie unter Sheets, Berichte und Dashboards freigeben).
Wenn die Daten im Bericht nicht bearbeitet werden müssen, können Sie den Bericht veröffentlichen, um ihn in einem schreibgeschützten Format anzuzeigen. Nach der Veröffentlichung müssen die zugrunde liegenden Sheets nicht freigegeben werden, damit die Daten in der veröffentlichten Version sichtbar sind. Siehe Bericht veröffentlichen.
Spalten in Berichten werden leer angezeigt
Dies kann der Fall sein, wenn die Namen von Spalten, die in den Abschnitten „Wer“, „Was“ oder „Wann“ des Berichts-Generators verwendet werden, im zugrunde liegenden Sheet geändert wurden. Sie sehen [Spaltenname] - (Spalte nicht gefunden), wenn eine im Berichts-Generator eingerichtete Spalte nicht im Blatt vorhanden ist.
Um dies zu beheben, aktualisieren Sie den Berichts-Generator so, dass er auf die aktualisierten Spaltennamen verweist, und entfernen Sie die alten Spaltennamen.